Lästid: 3 minuter
Varje företag som köper varor och tjänster från sina leverantörer på kredit måste registrera sina leverantörsreskontra, eller de pengar som företaget är skyldigt sina leverantörer. Det räcker inte att bara registrera räkningarna och betala dem – det är viktigt att granska leverantörsreskontra regelbundet för att se till att allt är i ordning. Att inte granska leverantörsreskontra kan leda till ogynnsamma konsekvenser för ditt företag, som dubbla eller uteblivna leverantörsbetalningar och oredovisade skulder. I den här guiden kommer vi att se vad leverantörsreskontra är, vad revision av leverantörsreskontra innebär och hur du förbereder ditt företag för en revision av leverantörsreskontra.
Så vad är leverantörsreskontra?
Förmånsreskontra är helt enkelt summan av pengar som ett företag är skyldigt sina leverantörer. Leverantörsskulder är ett skuldkonto som dyker upp i periodiserad redovisning när ett företag köper varor eller tjänster från sina leverantörer på kredit och ännu inte har betalat för dem. Leverantörsskulderna är viktiga eftersom det är ett register över vad ett företag är skyldigt sina leverantörer eller fordringsägare. Som exempel kan vi anta att du köper en stationär dator till ett värde av 2 500 dollar för ditt företag från en återförsäljare på kredit. Detta ökar ditt tillgångskonto eftersom du har köpt en dator, och ökar ditt skuldkonto med 2 500 dollar eftersom du har köpt på kredit. Denna skuld bokförs som leverantörsskulder till återförsäljaren och kommer att anges under avsnittet kortfristiga skulder i din balansräkning.
Vad innebär revision av leverantörsskulder?
Enklare uttryckt innebär revision inspektion. En revision av leverantörsreskontra är bara en formell, välorganiserad och grundlig inspektion av ett företags leverantörsreskontra. Revision kan göras av antingen interna eller externa revisorer. Revision krävs i alla länder, men reglerna för när revisionen krävs ändras från land till land. Regeringar brukar kräva att företag blir granskade så snart de passerar en viss intäktströskel.
Revision är viktig eftersom den avslöjar om ditt företags leverantörsskulder bokförs korrekt och om dina register ger en korrekt bild av ditt företags skulder. Den visar också att du följer reglerna och att ditt företags resurser används för legitima ändamål. Genom att granska dina leverantörsreskontra regelbundet säkerställer du att räkningar betalas i tid och hjälper dig att förhindra dubbla betalningar, oredovisade skulder och uteblivna betalningar till leverantörer.
Vad revisorer letar efter före revisionen
Revisorer följer inte nödvändigtvis några bestämda mönster när de granskar. Deras revisionsmetoder varierar beroende på företagets storlek, antalet affärstransaktioner som gjorts under den granskade perioden och den nivå av noggrannhet som behövs. I allmänhet gäller att ju större företaget är, desto högre noggrannhet krävs.
Hur fungerar revisionen?
Det finns fyra steg i en typisk revisionsprocess för leverantörsreskontra: planering, fältarbete, revisionsrapportering och uppföljningsgranskning.
Planering
Det första steget i revisionsprocessen är planering. Revisorerna diskuterar revisionsprocessens omfattning och även de möjliga resultaten av revisionen. Under planeringen kan du också diskutera eventuella farhågor om bokslutet, eventuella bedrägerier eller behovet av förbättringar med dina revisorer. Efter denna diskussion kan revisorerna komma fram till en handlingsplan för de efterföljande stegen i revisionsprocessen, som börjar med fältarbete.
Fältarbete
Det är då revisionen faktiskt börjar och revisorns roll tas i bruk. Revisorerna börjar granska hur din verksamhet fungerar. De granskar dina affärstransaktioner och dokument, inklusive inköpsorder, leverantörsfakturor, bankkonton och journalanteckningar, för att säkerställa att informationen i dem är korrekt, att betalningarna har gjorts på rätt sätt och att villkoren har följts. Fältarbetet kan ta några dagar till flera veckor, beroende på hur stort ditt företag är och hur många transaktioner det har gjort.
Redovisningsrapportering
När fältarbetet är färdigt skriver revisorerna in sina resultat i en rapport. Rapporten innehåller all information som revisorerna har upptäckt om ditt företags leverantörsreskontra och hur korrekta de är. Rapporten anger också områden där ditt företag gör bra ifrån sig och områden där det kan behöva förbättras.
Följande granskning
Revisionen är inte avslutad i samband med rapporteringsfasen. Revisorerna gör en uppföljningsgranskning efter ett år för att kontrollera om de föreslagna förändringarna har genomförts och om de önskade resultaten har uppnåtts.
För att göra ditt företag redo för revision
Hur gör du då ditt företag redo för revision? Här är några steg som underlättar arbetet för dina revisorer.
- Skaffa ett bokföringssystem som hjälper dig att registrera dina räkningar och utgifter, och andra inköpstransaktioner
- Kategorisera dina utgifter snyggt i utgiftskonton
- Håll koll på leverantörskrediteringar och använd dem nästa gång du ska betala dina leverantörer
- Sammanställ dina bankkonton före revisionen
Revisioner behöver inte vara en huvudvärk
Att få dina leverantörsreskontra granskade hjälper dig att fånga upp kostsamma fel och förhindra betalningsrelaterade bedrägerier. Revision är dock ingen enkel uppgift, och att gå igenom dokument för hand är en komplicerad process som faktiskt ökar risken för bedrägerier. Å andra sidan kan en redovisningsapp som använder automatisering hjälpa dig att hålla ordning på dina leverantörsreskontra. Förutom att förbereda dig för revisionen minskar den utrymmet för fel och bedrägerier, vilket gör att du har mindre att oroa dig för när revisionssäsongen kommer.