Condurre una revisione del contratto è una parte fondamentale del processo di contrattazione, e serve come opportunità per comprendere appieno tutto ciò che voi e la vostra azienda state concordando prima di mettere carta e penna. Una revisione del contratto vi aiuta a ridurre i rischi organizzativi e aumenta la probabilità che un accordo abbia un impatto commerciale positivo per tutte le parti coinvolte. Senza una revisione completa del contratto, si corre il rischio di impegnarsi in obblighi che non si possono adempiere, danneggiando il marchio e la reputazione della vostra azienda, e sprecando tempo prezioso e risorse finanziarie per risolvere controversie che avrebbero potuto essere evitate.
Questo articolo copre alcune delle cose più importanti da cercare durante una revisione del contratto.
Che cos’è una revisione del contratto?
Una revisione del contratto è un esame approfondito di un accordo legale prima che sia firmato per garantire che tutto ciò che è dichiarato nel documento sia chiaro e accurato, e che la vostra azienda sia a suo agio nel procedere secondo i termini dell’accordo. Dopo che l’accordo è stato firmato inizialmente, le revisioni del contratto sono importanti anche in vista di eventi contrattuali specifici, come la rinegoziazione o le finestre di rinuncia. Una revisione del contratto è tipicamente l’ultima opportunità per identificare e richiedere le modifiche necessarie prima di essere bloccati in un accordo.
Cosa cercare durante una revisione del contratto
Quando si conduce una revisione del contratto, è utile iniziare con un piano in modo da poter essere sicuri che le aree più importanti del contratto siano state analizzate attentamente. Se si scoprono errori o discrepanze, o se sorgono domande come risultato della revisione del contratto, non si dovrebbe andare avanti con il contratto finché tutti i problemi non sono stati risolti in modo soddisfacente. Ecco alcune delle cose chiave da cercare durante una revisione del contratto.
1. Clausole chiave & Termini
Ogni riga di un contratto è importante e deve essere rivista attentamente, ma alcune clausole e termini sono chiaramente più significativi di altri. Dato che ogni azienda e industria è diversa, i termini contrattuali più importanti probabilmente variano, ma ce ne sono alcuni a cui prestare molta attenzione in generale. Termini come la riservatezza, l’indennizzo, la rescissione e la risoluzione delle controversie sono tutte sezioni importanti in un contratto e vale la pena spendere del tempo in più nella revisione per assicurarsi che il linguaggio sia accettabile.
2. Termine & Termini di rinnovo
Prima di firmare qualsiasi accordo legalmente vincolante, vorrete confermare di aver compreso completamente i termini di rescissione e rinnovo del contratto per evitare di essere bloccati in un accordo più a lungo di quanto previsto inizialmente. Dovresti controllare cose come il linguaggio di rinnovo automatico e le finestre di opt-out in modo da sapere in anticipo come e quando è possibile annullare il contratto e quali sono le ripercussioni della mancata notifica all’altra parte entro una certa data.
Questo è anche un buon momento per iniziare a pianificare in anticipo in modo da non essere presi alla sprovvista quando queste date importanti e scadenze si avvicinano. Imposta dei promemoria sul calendario in modo che tu e il tuo team non perdiate l’opportunità di rinegoziare o cancellare l’accordo entro i parametri stabiliti.
3. Linguaggio chiaro e non ambiguo
Come leggi un contratto, presta molta attenzione a come ogni frase è formulata e cerca un linguaggio che potrebbe essere lasciato all’interpretazione. Anche se entrambe le parti interpretano i termini poco chiari allo stesso modo, è meglio rivedere il linguaggio per essere più netto e secco, se possibile, per prevenire potenziali conflitti una volta che il contratto è firmato e attivo. Conflitti significativi possono richiedere che una terza parte determini i passi successivi in base a come interpreta il contratto, quindi assicuratevi che tutti i termini siano esposti esplicitamente.
4. Niente spazi vuoti
L’utilizzo di modelli di contratto è un ottimo modo per risparmiare tempo durante il processo di redazione del contratto, ma richiede una considerazione speciale durante la fase di revisione del contratto. Tutti gli spazi vuoti devono essere riempiti o rimossi prima della firma del contratto finale. A seconda delle circostanze, il mancato riempimento di uno spazio vuoto nel vostro accordo potrebbe portare a conseguenze costose per il vostro business.
5. Clausole di inadempienza
Mentre entrambe le parti hanno in genere buone intenzioni quando stipulano un contratto, c’è sempre la possibilità che una parte non consegni secondo i termini dell’accordo, portando ad una violazione del contratto. Tenete d’occhio le clausole di inadempienza in modo da conoscere le potenziali ramificazioni del mancato adempimento dei vostri obblighi – o le opzioni disponibili se siete la parte non inadempiente.
6. Date importanti & Scadenze
Oltre a garantire che tutte le date e i risultati elencati siano in linea con eventuali accordi verbali precedenti, la fase di revisione del contratto è anche un’opportunità per iniziare a monitorare tutto ciò che la vostra squadra o organizzazione è responsabile di eseguire. Pianificare in anticipo aiuterà a ridurre le possibilità di una violazione del contratto, che potrebbe portare a conseguenze significative per la vostra organizzazione.
Suggerimenti per il successo
Lasciate abbastanza tempo per una revisione completa
Leggere e analizzare ogni frase di un contratto può senza dubbio richiedere una notevole quantità di tempo, specialmente per accordi lunghi e complessi, ma è un passo fondamentale per proteggere la vostra azienda da rischi inutili. Lasciate sempre un sacco di tempo per sedersi con contratti di alto valore o ad alto rischio prima di firmare. Una virgola fuori posto o una frase ambigua potrebbe portare a errori costosi ed evitabili.
Fate revisionare a più persone
È sempre una buona idea far revisionare il contratto da qualcuno che non sia la persona che ha redatto il documento. Qualcuno che legge un contratto per la prima volta è più probabile che colga un errore o un refuso rispetto alla persona che ha redatto il contratto e che ha guardato le stesse informazioni per un lungo periodo di tempo. Avere un secondo membro del vostro team legale, o anche un avvocato per la revisione del contratto, per rivedere ogni accordo importante aumenterà le vostre possibilità di eseguire un contratto che consegna come previsto.
Rivedere i contratti su una base regolare
La revisione del contratto dovrebbe avere luogo per gli accordi esistenti oltre ai contratti nuovi. Ogni volta che ci si prepara a rinnovare un accordo, si ha l’opportunità di migliorare il contratto sulla base delle lezioni apprese dall’ultima volta che il contratto è stato firmato, correggere qualcosa che è stato precedentemente trascurato, o cambiare il linguaggio come risultato delle normative industriali o delle linee guida che si sono evolute da quando il contratto è stato originariamente redatto. Il fatto che un accordo sia stato firmato e accettato inizialmente non dovrebbe impedirvi di rivedere regolarmente e cercare opportunità per ottimizzare o perfezionare i termini, o prendere provvedimenti per risolvere il contratto in determinate situazioni.
Sfruttare la tecnologia
Condurre un’analisi approfondita, linea per linea, di un documento scritto è una sfida fatta su misura per le moderne soluzioni tecnologiche, in particolare gli strumenti alimentati dall’intelligenza artificiale e dall’apprendimento automatico. Le soluzioni di revisione del contratto, compresi alcuni software di gestione dei contratti, offrono la capacità di eseguire automaticamente la scansione e analizzare grandi volumi di testo in modo rapido e preciso, e a differenza degli esseri umani, non sono suscettibili di errori causati dalla fatica, che è una preoccupazione legittima quando si esaminano contratti lunghi.
La tecnologia non dovrebbe sostituire il processo di revisione umana, ma quando viene utilizzata per integrare gli sforzi umani, le soluzioni di revisione dei contratti possono aiutare gli individui responsabili di questo processo a svolgere il compito in modo molto più efficiente e accurato.
Per ulteriori suggerimenti e informazioni utili sulla conduzione di una revisione dei contratti di successo, scaricare The Master Checklist for Contract Review and Management.
Alcuni di questi contenuti sono stati precedentemente pubblicati sul blog ContractWorks