Molti di noi lottano per ottenere cose fatte perché dobbiamo fare affidamento sugli altri. Sfortunatamente, questo affidamento fa parte del fare affari. Per raggiungere meglio i tuoi obiettivi, è vitale che tu impari a chiudere il cerchio delle azioni in modo che le cose possano essere fatte.
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Definizione delle comunicazioni a circuito chiuso
Le comunicazioni a circuito chiuso o Closing the loop sono simili al seguire, controllare o chiudere un affare. Il termine deriva dai sistemi di controllo in cui si chiude il ciclo di controllo affinché il sistema rimanga stabile. L’opposto di un sistema stabile è un sistema instabile. Nel gergo dei sistemi di controllo, ci si riferisce a questo come ad un sistema ad anello aperto, poiché non ha feedback e quindi probabilmente girerà fuori controllo – un po’ come i progetti senza alcun follow-up.
Sono sicuro che la maggior parte di voi ha avuto situazioni in cui pensavate che qualcuno avrebbe fatto qualcosa e si è scoperto che o si è dimenticato, vi ha ignorato o ha fatto la cosa sbagliata. Tutti questi problemi sono il risultato della mancata chiusura del cerchio.
Comunicazioni a circuito chiuso durante le situazioni di stress
Le comunicazioni a circuito chiuso sono essenziali durante i momenti di stress e di tensione in cui deve essere chiaro cosa viene comunicato. Questo è particolarmente vero quando la vita e la morte sono in gioco come in una sala operatoria o sul campo di battaglia.
Come esempio, le comunicazioni radio a 2 vie seguono uno stretto protocollo di comunicazione a circuito chiuso per garantire che il messaggio sia stato ricevuto. Sono sicuro che la maggior parte di voi ha sentito parlare di quanto segue:
- Roger sta per la lettera “R”, che era spesso difficile da capire via radio, significava “messaggio ricevuto”
- Wilco significava “Si conformerà” a ciò che hai detto.
- Over significava “Ho finito – ora puoi parlare”.
- Out significava “Ho finito”.
Queste parole e procedure standard rendono semplice e chiaro ciò che sta succedendo. Gli affari non sono vita e morte come il campo di battaglia o la sala operatoria, ma possono beneficiare di comunicazioni a circuito chiuso chiare e concise.
Per salvarvi dalla sofferenza, dal mal di cuore e dagli errori di comunicazione, ecco alcuni passi che vi assicureranno di chiudere il cerchio ogni volta.
Passo 1: Avere obiettivi chiari
Una delle maggiori sfide per ottenere qualcosa è capire i vostri veri obiettivi. Niente vi frustrerà di più che lanciare qualcuno su un compito che è davvero tempo ma non comunicato in quel modo. Avere obiettivi chiari significa pensare a ciò che deve essere fatto e creare un piano che abbia senso. Il trucco per questo è prepararsi con cura e inchiodare quali obiettivi sono importanti e di chi hai bisogno per farli.
Passo 2: Comunicare chiaramente
Comunicazione chiara significa che il tuo messaggio o compito viene registrato dal pubblico. Questo non significa parlare lentamente o usare un inglese di quarta elementare. Piuttosto, avete bisogno di avere dei punti nella vostra riunione o conversazione in cui chiedete chiarezza e che il vostro messaggio venga recepito. Ricordate che quello che dite potrebbe non comunicare il messaggio che intendevate. Ecco perché hai bisogno di ascoltare costantemente ciò che la gente dice e confermare che il tuo messaggio o compito sta passando.
Passo 3: Creare punti di follow up naturali
Una cosa con cui la maggior parte delle persone lotta è come seguire qualcuno su un compito o un incarico. Questo può essere una sfida per alcune persone perché non è chiaro quando seguire. Se si creano dei punti di follow up naturali, allora tutte le parti si sentiranno molto più a loro agio nel rispondere alla vostra chiamata o e-mail. Questi punti di follow up naturali sono creati dalla persona che desidera di più che l’azione sia completata. Un paio di esempi di punti di follow up naturali sono:
- Prendere l’azione di follow up in una settimana se non senti qualcuno
- Fissare una scadenza reciproca su cui tutti sono d’accordo
- Fornire informazioni o feedback prima di una certa data
- Un’azione personale di follow up con dati/raccomandazioni, ecc.
- Fornire un aggiornamento di stato quando succede qualcosa di materiale (es.
Ci sono molti altri punti naturali di follow up che diventeranno ovvi per voi una volta che inizierete a cercarli.
Passo 4: Documentare discussioni, azioni e ordini del giorno
Probabilmente la cosa migliore che potete fare per chiudere il cerchio è inviare ordini del giorno delle riunioni, note, azioni e conclusioni. Questo può sembrare un sacco di lavoro, ma è un grande punto focale per la discussione. Quando si inviano le note di una riunione, si apre un punto naturale di follow-up che può essere sfruttato per chiudere il cerchio su diverse azioni. Senza questo punto focale, tutte quelle azioni sospese non avranno casa. Le vostre note di riunione e il follow-up su di esse forniranno a quelle azioni una casa naturale.
Passo 5: Seguire quando promesso
Se volete che le persone seguano prontamente le vostre azioni, allora dovete dare l’esempio. Il tono e il tenore del tuo follow-up, insieme alla tua puntualità, mostreranno che ci tieni a chiudere il cerchio e questo si ripercuoterà naturalmente sugli altri. Niente dice a qualcuno che è importante chiudere il cerchio come fare tutto quello che potete per renderglielo facile.
Passo 6: Ripetere fino a quando non è chiuso
Solo perché chiedete a qualcuno di fare qualcosa, non significa che vi abbia effettivamente ascoltato o riconosciuto che verrà fatto. Questo significa che dovete ripetere i passi precedenti fino a raggiungere la risoluzione che volete. Questo potrebbe richiedere diversi incontri o telefonate. In effetti, potrebbe volerci più tempo del previsto. La cosa da ricordare è che dovete essere diligenti se volete che qualcosa venga fatto. Questo richiede di comunicare costantemente i risultati desiderati e chiudere il cerchio per assicurarsi che venga fatto.
La comunicazione a circuito chiuso richiede pratica
Come ogni cosa, la comunicazione a circuito chiuso richiede un po’ di pratica. Può essere imbarazzante o persino sembrare sciocco che tu debba ripetere le cose o riconoscere chiaramente di aver ricevuto un messaggio. Quell’imbarazzo svanirà e vi troverete in grado di fare di più con meno mal di testa
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