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Ogni azienda che compra beni e servizi dai suoi fornitori a credito deve registrare i suoi conti passivi, o il denaro che deve ai suoi fornitori. Non è sufficiente registrare le fatture e pagarle – è importante controllare regolarmente i conti passivi per assicurarsi che tutto sia in ordine. Non controllare la contabilità dei debiti può portare a conseguenze sfavorevoli per la vostra azienda, come pagamenti doppi o mancati dei fornitori e passività non registrate. In questa guida, vedremo cos’è la contabilità debitori, cosa significa la revisione della contabilità debitori, e come preparare la vostra azienda per una revisione della contabilità debitori.
Cos’è la contabilità debitori?
La contabilità debitori è semplicemente la somma di denaro che un’azienda deve ai suoi fornitori. I conti passivi sono un conto di passività che appare nella contabilità per competenza quando un’azienda compra beni o servizi dai suoi fornitori a credito e deve ancora pagarli. La contabilità passiva è cruciale perché è la registrazione di ciò che un’azienda deve ai suoi venditori o creditori. Come esempio, supponiamo che si acquisti un computer desktop del valore di 2.500 dollari per la propria azienda da un rivenditore a credito. Questo aumenta il conto delle attività perché si è acquistato un computer, e aumenta il conto delle passività di 2.500 dollari perché si è acquistato a credito. Questa passività è registrata come debito verso il rivenditore e sarà elencata nella sezione delle passività correnti del tuo bilancio.
Cosa significa revisione dei conti passivi?
In termini semplici, revisione significa ispezione. Un audit dei conti fornitori non è altro che un’ispezione formale, ben organizzata e approfondita dei registri dei conti fornitori di un’azienda. L’auditing può essere fatto sia da revisori interni che da terzi. L’audit è richiesto in tutti i paesi, ma le regole per quando l’audit è richiesto cambiano da paese a paese. I governi di solito richiedono che le aziende siano sottoposte a revisione non appena superano una certa soglia di entrate.
La revisione è importante perché rivela se i debiti della vostra azienda sono registrati correttamente, e se i vostri registri forniscono un quadro accurato delle passività della vostra azienda. Dimostra anche che state giocando secondo le regole e che le risorse della vostra azienda sono usate per scopi legittimi. L’audit della vostra contabilità debitoria assicura che le fatture vengano pagate in tempo e vi aiuta a prevenire i doppi pagamenti, le passività non registrate e le inadempienze nei pagamenti dei fornitori.
Cosa cercano i revisori prima dell’audit
I revisori non seguono necessariamente degli schemi fissi durante l’audit. I loro metodi di revisione variano a seconda delle dimensioni dell’azienda, del numero di transazioni commerciali effettuate nel periodo controllato e del livello di precisione necessario. Generalmente, più grande è l’azienda, maggiore è l’accuratezza richiesta.
Come funziona l’auditing?
Ci sono quattro fasi in un tipico processo di auditing dei conti fornitori: pianificazione, lavoro sul campo, rapporto di audit e revisione di follow-up.
Pianificazione
La prima fase del processo di auditing è la pianificazione. I revisori discutono lo scopo del processo di revisione, e anche i possibili risultati della revisione. Durante la pianificazione, si può anche discutere con i revisori qualsiasi preoccupazione che si ha riguardo ai rendiconti finanziari, le potenziali frodi, o la necessità di miglioramento. Dopo questa discussione, i revisori possono elaborare un piano d’azione per le fasi successive del processo di revisione, a cominciare dal lavoro sul campo.
Lavoro sul campo
Questo è il momento in cui la revisione inizia effettivamente e il ruolo di un revisore viene messo in azione. I revisori cominciano a rivedere come funziona il vostro business. Esaminano le transazioni e i documenti aziendali, compresi gli ordini di acquisto, le fatture dei fornitori, le registrazioni bancarie e le voci del giornale per assicurarsi che le informazioni contenute siano corrette, che i pagamenti siano stati effettuati correttamente e che i termini e le condizioni siano stati rispettati. Il lavoro sul campo può durare da pochi giorni a diverse settimane, a seconda delle dimensioni dell’azienda e del numero di transazioni effettuate.
Rapporto dell’audit
Quando il lavoro sul campo è completo, i revisori mettono i loro risultati in un rapporto. Questo rapporto contiene tutte le informazioni che i revisori hanno scoperto sui conti passivi della tua azienda e quanto sono accurati. Il rapporto specifica anche le aree in cui la sua azienda sta andando bene, e le aree in cui potrebbe aver bisogno di miglioramenti.
Esame di follow-up
L’audit non è finito nella fase del rapporto. I revisori fanno una revisione di follow-up dopo un anno, per controllare se i cambiamenti suggeriti sono stati implementati e se i risultati desiderati sono stati raggiunti.
Predisporre la tua azienda per l’audit
Come si prepara la tua azienda per l’audit? Ecco alcuni passi che aiutano a facilitare il lavoro dei tuoi revisori.
- Ottieni un sistema di contabilità che ti aiuti a registrare le fatture, le spese, e altre transazioni di acquisto
- Categorizza le tue spese in modo ordinato in conti spese
- Tieni traccia dei crediti dei fornitori e usali la prossima volta che devi pagare i tuoi fornitori
- Riconcilia i tuoi conti bancari prima della revisione
Le revisioni non devono essere un mal di testa
Fare la revisione dei conti fornitori ti aiuta a trovare errori costosi e prevenire frodi legate ai pagamenti. L’audit non è un compito semplice, però, ed esaminare i documenti a mano è un processo complesso che in realtà aumenta il rischio di frode. D’altra parte, un’applicazione di contabilità che utilizza l’automazione può aiutare a mantenere i conti passivi in ordine. Oltre a prepararvi per l’audit, ridurrà la possibilità di errori e frodi, dandovi meno di cui preoccuparvi quando arriva la stagione degli audit.