La negoziazione dei contratti non è cambiata dall’avvento della posta elettronica, ma le nuove tecnologie stanno rendendo la negoziazione dei contratti più veloce, più intelligente e meno rischiosa. In questo articolo, spiegheremo cos’è la negoziazione dei contratti, perché gli approcci tradizionali alla negoziazione dei contratti pongono delle responsabilità commerciali e come le nuove tecnologie aiutano i team legali a negoziare accordi complessi su larga scala.
Che cos’è la negoziazione dei contratti?
La negoziazione dei contratti è il processo di raggiungimento di un accordo su una serie di termini legalmente vincolanti (qui ci concentreremo sulla negoziazione tra due aziende). Quando due aziende negoziano, entrambe le parti cercano di ottenere termini favorevoli e minimizzare il rischio finanziario, legale e operativo.
Quando si negoziano i contratti con i fornitori, per esempio, la vostra azienda può spingere per la possibilità di pagare mese per mese piuttosto che annualmente (o viceversa). Nei pagamenti, come in molte altre questioni, non c’è necessariamente un’opzione “corretta” quanto un’opzione che ha più senso per la vostra azienda. La ragione per cui negoziamo contratti nel mondo degli affari è di assicurarci che i nostri accordi impostino le nostre aziende per un successo a lungo termine.
Le sfide a lungo termine della negoziazione dei contratti
La negoziazione dei contratti è spesso la parte più importante del ciclo di vita del contratto. I ritardi nella generazione o nell’esecuzione del contratto possono rallentare un business, per esempio, ma è improbabile che abbiano un impatto materiale sulla linea di fondo di quel business. Una negoziazione mal condotta, d’altra parte, può caricare un’azienda di ardui obblighi legali per anni.
Nelle trattative di routine – una trattativa su una licenza di software, per esempio – le discussioni si concentrano su cose come la legge che governa, la gestione dei dati dei clienti, la sicurezza delle informazioni e il prezzo. L’azienda A potrebbe dire all’azienda B: “Siamo disposti a comprare a questo prezzo se includete gli obblighi standard della nostra azienda sui tempi di attività del sistema, ma dovrete abbassare il prezzo se volete usare il linguaggio della vostra azienda.”
Questo botta e risposta può avvenire in tempo reale (in una telefonata o in un incontro di persona) o via e-mail, ma l’e-mail tende ad essere più comune, e le dinamiche in entrambi i casi sono le stesse. Entrambe le parti offrono concessioni e nel processo inseriscono, rimuovono o modificano le clausole del contratto – gli elementi costitutivi dei contratti – fino a quando le due parti possono arrivare ad un accordo.
Mentre esistono certamente delle buone pratiche su come negoziare un contratto, la quantità di coordinazione richiesta durante la negoziazione del contratto rende il processo una sfida logistica per tutti i team. Immaginate di dover riconciliare i feedback dei contratti da una serie di stakeholder interni (pensate alle Finanze o alle Operazioni) e dalle controparti attraverso diversi thread di e-mail. Per di più, immaginate di doverlo fare per molti contratti diversi contemporaneamente.
Le chiavi per la negoziazione dei contratti sono la gestione delle conoscenze e la gestione dei processi: se non si conosce la storia e lo stato di ciascuna delle trattative contrattuali, non si può essere sicuri di ottenere il miglior risultato per l’azienda.
I team legali che non hanno un sistema centrale per il monitoraggio e la negoziazione dei contratti spesso passano la maggior parte del loro tempo a mettere insieme le modifiche ai contratti da diversi team aziendali e a rintracciare le versioni più recenti dei contratti. Per le aziende che operano su cicli di vendita trimestrali, la situazione è ancora peggiore – abbiamo sentito alcuni General Counsel dire che le ultime settimane di ogni trimestre rappresentano il 50% del volume dei contratti.
L’importanza del business, la complessità operativa e il volume irregolare dei contratti rendono la negoziazione dei contratti una sfida spinosa per i team legali e le tecnologie contrattuali.
Potenziale non realizzato: la storia della tecnologia di negoziazione dei contratti
La negoziazione dei contratti non ha visto quasi nessuna innovazione negli ultimi decenni. L’ultimo grande cambiamento nella negoziazione dei contratti è stata l’adozione diffusa della posta elettronica negli anni ’90.
La colpa non è solo dell’inerzia. Oltre ad essere affidabili e ampiamente adottati, la posta elettronica e Microsoft Word sono in qualche modo adatti solo per la negoziazione dei contratti. Usare la posta elettronica e Microsoft Word permette ai team legali di limitare le comunicazioni a parti specifiche, conservare un timestamp di ogni comunicazione e condividere i documenti in un formato quasi universale. Questi sono i requisiti fondamentali per qualsiasi strumento di negoziazione.
Pensate alle alternative. Non vorreste negoziare un contratto su Google Docs, per esempio, dove la vostra controparte può vedere ogni vostra pressione di tasti. Né vorreste dare alla vostra controparte l’accesso al cloud storage condiviso della vostra azienda (ad esempio, Dropbox), in quanto ciò potrebbe rappresentare un rischio per la sicurezza.
L’unico modo per migliorare la negoziazione dei contratti è quello di adottare strumenti specificamente progettati sia per la negoziazione dei contratti con le controparti che per la collaborazione contrattuale con gli stakeholder interni. Solo recentemente la tecnologia ha raggiunto il problema della negoziazione dei contratti.
Il game-changer: la tecnologia si avvicina alla negoziazione dei contratti
Le tre barriere tecnologiche per migliorare la negoziazione dei contratti sono state la centralizzazione, la facilità d’uso e la sicurezza a livello aziendale. In passato, i team legali erano costretti a scegliere tra convenienza e sicurezza. Ma con l’arrivo della nuova tecnologia, i team legali non devono più fare gravi compromessi quando implementano gli strumenti di negoziazione dei contratti.
Centralizzazione. Storicamente, i team legali avevano contratti sparsi dappertutto – negli schedari, sui dischi rigidi locali e altrove. Questa decentralizzazione esponeva le aziende a rischi significativi. Ecco perché, nei primi tempi, la gestione dei contratti si concentrava sull’avere tutti i contratti in un unico posto. Con l’arrivo delle soluzioni di gestione del ciclo di vita dei contratti, la centralizzazione non è più una barriera tecnologica significativa.
Adattabilità e facilità d’uso. Una volta, il software era costruito per consumatori non tecnici o per specialisti. I browser di Internet rientrano nella prima categoria; richiedono poca formazione ma non sono altamente configurabili. Nella seconda categoria ci sono strumenti specifici dell’industria come il software di video-editing – questi strumenti sono potenti e altamente personalizzabili, ma è difficile usarli senza formazione.
Le nuove tecnologie legali combinano le migliori caratteristiche di entrambi gli approcci. Permettono un alto grado di configurabilità e controllo (essenziale per i team legali) e allo stesso tempo richiedono una formazione minima dell’utente. Per esempio, i nuovi strumenti di negoziazione dei contratti permettono agli utenti di commentare rapidamente i documenti online e di coinvolgere più colleghi tramite notifiche online o via e-mail, piuttosto che dover inviare singole e-mail con allegati.
Sicurezza e compatibilità universale. Le trattative contrattuali sono più efficienti quando entrambe le parti sono in grado di utilizzare gli strumenti con cui hanno familiarità. In passato, gli strumenti avevano un approccio da “giardino recintato” (in cui entrambe le parti dovevano condividere lo stesso portale online) o lasciavano entrambe le parti in email e Microsoft Word. Gli strumenti di oggi forniscono flessibilità, dando ad entrambe le parti in una trattativa diverse opzioni per modificare, rivedere e commentare i contratti in modo sicuro.
Agire: cosa cercare nel prossimo strumento di negoziazione dei contratti
Come scegliere una soluzione di gestione dei contratti che supporti la negoziazione, la parte più importante del processo contrattuale? Ecco le tre cose da cercare:
La capacità di tracciare le trattative contrattuali in tutta la vostra azienda. Cercate uno strumento che vi permetta di tracciare tutti gli stati di negoziazione del contratto, così come i proprietari di ogni attività di negoziazione del contratto. Il vostro strumento dovrebbe essere in grado di dirvi dove si trova ogni contratto e se si sta bloccando sul vostro team o su una controparte.
Un’interfaccia utente intuitiva, di livello consumer. Cercate uno strumento che abbia un’interfaccia utente moderna e basata su browser. Dare la priorità alla facilità d’uso renderà più probabile che il vostro team legale adotti la vostra piattaforma di contrattazione e vi aiuterà a restringere le opzioni del vostro fornitore in modo significativo, poiché molti strumenti di negoziazione sono così difficili da usare che gli utenti finali ricorrono a inviare e-mail al loro team legale piuttosto che operare all’interno del software.
Integrazione senza soluzione di continuità all’interno di una piattaforma di gestione del ciclo di vita del contratto. Cercate uno strumento di negoziazione dei contratti che sia parte di una più ampia suite di gestione dei contratti, preferibilmente uno progettato per gestire la generazione dei documenti, l’instradamento dell’approvazione, la firma elettronica, l’archiviazione dei documenti e la reportistica. Il vostro obiettivo dovrebbe essere quello di consolidare il maggior numero possibile di attività relative ai contratti in un unico sistema. Questo assicura l’accuratezza dei dati, riduce i costi e minimizza il carico di gestione dei cambiamenti del vostro team legale.
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