Come pianificare le email sul tuo Mac

Se vuoi pianificare un’email sul tuo Mac, hai alcuni modi possibili per farlo. Purtroppo, però, la funzionalità non è una parte nativa dell’app Apple Mail. Ciò significa che devi cercare soluzioni alternative.

È possibile utilizzare un’app di posta elettronica completamente separata, un plugin per Apple Mail, o la spesso trascurata app Automator per Mac. Vi mostreremo come utilizzare questi metodi per pianificare un’email su macOS.

Come programmare un’email usando Automator

Automator è un’applicazione Apple preinstallata su tutti i computer Mac. Ti permette di automatizzare una vasta gamma di compiti e azioni creando flussi di lavoro e script.

Se vuoi esplorare alcuni dei grandi modi in cui puoi usare Automator, controlla la nostra lista di flussi di lavoro Automator che ti fanno risparmiare tempo. Oggi, tuttavia, siamo interessati solo a come pianificare un’email in Apple Mail utilizzando l’app.

Crea un flusso di lavoro e-mail

Per iniziare, apri l’app Automator. La troverai nella cartella Utilities, o puoi facilmente portarla su cercando in Spotlight con Cmd + Spazio.

L’app ti chiederà di selezionare un tipo di file per il tuo documento. Seleziona Applicazione dall’elenco delle opzioni, poi premi Scegli.

Poi, espandi la lista delle opzioni sotto Library nel menu di sinistra e clicca su Mail. Vedrai apparire una selezione di opzioni basate sulla posta elettronica nel pannello adiacente. Individua l’opzione New Mail Message nella lista e trascinala nella finestra principale.

Componi il tuo messaggio e-mail

Usa il pannello Nuovo messaggio e-mail per comporre l’e-mail che vuoi automatizzare. Come per un’email normale, puoi aggiungere più destinatari, così come i destinatari CC e BCC. Se hai più account di posta elettronica associati all’app Mail, puoi anche selezionare da quale account vuoi inviare il messaggio.

Creare l’automazione e-mail

Una volta che sei soddisfatto del tuo messaggio, è il momento di impostare Automator per inviare l’e-mail in un momento specifico.

Per farlo, torna alla lista delle azioni e-mail nel pannello centrale e trova l’opzione intitolata Send Outgoing Messages. Di nuovo, devi trascinarla nella finestra principale. Assicurati di rilasciarla sotto l’azione Nuovo messaggio di posta che hai appena impostato.

Quando sei pronto, vai su File > Save. Assicurati di scegliere Application dal menu a discesa File Format prima di premere il pulsante Save.

Usa il calendario per impostare l’ora e la data di invio dell’e-mail

Per programmare l’e-mail, devi andare nell’app Calendario; ora puoi chiudere Automator.

Usa Calendario per navigare fino alla data in cui vuoi inviare l’e-mail, quindi crea un nuovo evento. Nella finestra di dialogo Nuovo evento, clicca su Allarme per espandere il menu a tendina. Seleziona Personalizzato dall’elenco delle opzioni.

Si aprirà una nuova mini finestra. Fai clic su Messaggio per espandere il menu a tendina, quindi scegli Apri file dall’elenco. Nel secondo menu a tendina (dove c’è scritto Calendario), clicca su Altro. Si aprirà una finestra del Finder. Usala per navigare e selezionare il flusso di lavoro che hai appena creato in Automator.

Per completare il processo, clicca su OK.

Lascia il tuo Mac acceso

Non hai bisogno di fare altro. Finché hai impostato correttamente la voce del calendario, puoi rilassarti.

C’è però una condizione. Affinché l’email programmata funzioni come previsto, devi assicurarti che il tuo Mac sia acceso e sveglio all’ora specificata. Se non lo è, l’email programmata non verrà inviata.

Altri modi per programmare un’email su Mac

L’invio di un’email programmata usando Automator va bene per messaggi una tantum. Tuttavia, se hai spesso bisogno di inviare email automatiche, il processo è un po’ macchinoso e lungo. Faresti meglio ad usare un approccio diverso.

Ecco alcuni dei migliori strumenti di terze parti per inviare un’e-mail in un momento specifico sul vostro Mac.

Mailbutler

Mailbutler è una delle migliori suite di produttività e-mail sul mercato. Oltre a Apple Mail, funziona anche con Gmail e GSuite.

Lo strumento offre modelli di messaggi, funzionalità di snooze delle e-mail, promemoria, gestione delle attività, modelli di firma, monitoraggio delle e-mail e molto altro. È importante notare che Mailbutler consente anche di utilizzare Apple Mail per pianificare un’e-mail. Lo strumento è facile da usare; aggiunge semplicemente un pulsante Invia più tardi alla finestra Nuovo messaggio di Apple Mail.

Per sbloccare la funzione Send Later, è necessario iscriversi al piano Pro. Il suo prezzo è elencato in euro a 6,50 euro/mese, che è circa 7,20 dollari al momento della scrittura.

Scarica: Mailbutler Pro (~$7.20/mese)

MailSuite 2019

MailSuite 2019 è un plugin per l’app Apple Mail. Consiste di quattro componenti:

• MailTags: Per etichettare i tuoi messaggi per parole chiave, progetti, importanza, colore e date di scadenza.
• Mail Act-On: Uno strumento di automazione delle e-mail che include la funzione di pianificazione delle e-mail.
• Prospettive della posta: Per personalizzare il modo in cui navighi nei tuoi messaggi email.
• SigPro: Uno strumento per la creazione di firme email.

Poiché è un plugin, se usi MailSuite 2019, puoi pianificare le email direttamente dall’app Apple Mail. Il plugin costa 60 dollari per una licenza a vita.

Scarica: MailSuite ($60)

Usa un client di posta elettronica di terze parti

Molti client di posta elettronica di terze parti per Mac hanno un modo integrato per inviare un’email in un momento specifico. Due dei più notevoli sono Spark e Airmail.

Dei due, Airmail è lo strumento più potente a tutto tondo. Ha la sincronizzazione con iCloud, il supporto per gli alias, una selezione di temi e diverse estensioni aggiuntive. Tuttavia, costa 27 dollari, mentre Spark è gratuito. Entrambe le app hanno una versione per macOS e iOS.

Scarica: Spark (Gratis)

Download: Airmail (26,99$)

I modi migliori per programmare le email sul tuo Mac

Qual è il modo migliore per programmare le email su macOS? Molto dipende dal tuo caso d’uso personale.

Come accennato in precedenza, le persone che hanno solo bisogno di pianificare le e-mail occasionalmente possono cavarsela con Automator. Se hai bisogno di eseguire il processo regolarmente, uno strumento o un’app di terze parti potrebbe essere più adatto. Devi anche decidere se vuoi rimanere con Apple Mail o se sei felice di passare a un client di posta elettronica di terze parti.

Per portare la posta elettronica ancora più lontano, dai un’occhiata ai modi per rendere Apple Mail più produttivo per i professionisti.