Conosci la tua piccola impresa come il palmo della tua mano. Hai dedicato ore al suo layout e alla sua organizzazione, ma provi lo stesso per il tuo bilancio?
Un recente sondaggio ha scoperto che il 40% dei proprietari di piccole imprese spende almeno 80 ore all’anno per la contabilità. Comprendendo meglio come è organizzato il tuo bilancio, puoi far esplodere la tua contabilità ad un ritmo più efficiente. Ma prima, avrete bisogno di capire ogni conto sul vostro bilancio.
Che cosa sono i conti del bilancio?
Come proprietario di una piccola impresa, probabilmente avete familiarità con l’uso di cartelle – e forse anche armadietti – per mantenere i vostri documenti organizzati. Il tuo bilancio usa un sistema simile, solo che invece di cartelle, è separato per conti.
I tuoi conti di bilancio includono:
- Contanti. Questo è il contante che ricevete durante le transazioni regolari nella vostra azienda. Per esempio, quando si vende l’inventario e si riceve il pagamento, questo è documentato nel conto contanti. Il tuo conto di cassa sarà elencato come un’attività corrente o a breve termine sul tuo bilancio.
- Depositi. Come piccola impresa, è possibile che abbiate già fatto dei depositi di sicurezza. Lo si fa quando si sta dando a qualcun altro del denaro da tenere contro spese future. Questi sono spesso indicati come “Depositi di sicurezza a credito”. I depositi di sicurezza sono considerati attività correnti sul vostro bilancio.
- Attività immateriali. Questi sono beni non fisici. Brevetti, diritti d’autore, elenchi di clienti, opere letterarie e diritti di trasmissione sono tutti esempi comuni. Questi sono elencati come attività correnti sul vostro bilancio.
- Investimenti a breve termine. Questi investimenti vengono convertiti in contanti entro un anno. Sono anche registrati nella sezione delle attività correnti del tuo bilancio.
- Crediti. Si tratta del denaro che i vostri clienti vi devono per prodotti o servizi che hanno ricevuto ma che non hanno ancora pagato. Questi sono documentati come attività nel vostro bilancio.
- Risconti attivi. Queste includono transazioni per le quali i pagamenti sono stati fatti in anticipo. Per esempio, si può pagare l’affitto di uno spazio commerciale prima di utilizzarlo. Questa transazione, così come le altre spese prepagate, sarebbe registrata come un’attività nel vostro bilancio.
- Investimenti a lungo termine. Questi sono tipicamente investimenti che non vengono convertiti in contanti entro un anno. Possono includere azioni, obbligazioni, beni immobili, e a volte contanti. I vostri investimenti a lungo termine sono registrati sul lato delle attività del vostro bilancio.
- Conti passivi. Questa è la somma di denaro che dovete ai fornitori o ai creditori. I vostri conti passivi sono conti di passività correnti sul vostro bilancio.
- Ratei passivi. Questi possono includere salari, interessi, utenze, riparazioni, bonus e tasse. Questi sono considerati conti di passività.
- Carta di credito. Se hai una carta di credito solo per la tua piccola impresa, non sei solo. Questa è una pratica comune. Gli acquisti fatti con le carte di credito sono registrati come conti di passività sul tuo bilancio.
- Debito a breve termine. Questo conto è mostrato nella parte di passività correnti del vostro bilancio. Comprende qualsiasi debito che è dovuto entro un anno. Un esempio di debito a breve termine sono le tasse sui salari.
- Debito a lungo termine. Questo è il debito che non sarà dovuto entro un anno. Gli esempi includono obbligazioni pagabili, prestiti a lungo termine, obblighi di leasing, o obbligazioni convertibili. Questi sono registrati nella sezione delle passività del vostro bilancio.
- Patrimonio netto. Il patrimonio netto è una sezione separata dello stato patrimoniale. Questa sezione include il valore nominale delle azioni, gli importi pagati in capitale, e gli utili non distribuiti.
Cosa sono i crediti di bilancio?
Le transazioni dei vostri clienti sono importanti. Alimentano il vostro business. Quindi, mentre stai creando e analizzando il tuo bilancio, presta molta attenzione ai tuoi crediti. Come detto prima, questi rappresentano i pagamenti che i vostri clienti vi devono dopo aver acquistato beni o servizi a credito. Per esempio, diciamo che hai un’azienda di giardinaggio. Dopo aver sistemato il giardino di un cliente, gli invii una fattura. A sua volta, in una data successiva, loro rimandano un pagamento per i servizi forniti.
I conti attivi, come quello che avreste ricevuto nell’esempio della paesaggistica di cui sopra, sono attività correnti. Questo perché ci si aspetta che siano convertiti in contanti entro un anno.
Che cosa sono i debiti di bilancio?
Sapete già che il denaro che entra nel vostro business è importante quanto quello che esce. Pertanto, è importante tenere d’occhio i tuoi conti passivi, in quanto questi sono pagamenti che devi ad altre aziende.
I tuoi conti passivi sono, infatti, i crediti di altre aziende. Per esempio, diciamo che la tua piccola impresa finisce l’inventario essenziale prima del previsto. Contattate rapidamente il vostro fornitore e comprate altre scorte a credito da loro. Dopo che la crisi è stata evitata e i vostri scaffali sono stati riforniti, ricevete una fattura per il pagamento. Questo pagamento è considerato un debito (ed è un credito per il fornitore). Sei legalmente obbligato a pagarlo in modo tempestivo al tuo fornitore.
Riconciliazione dei conti del bilancio
Probabilmente hai già fatto la riconciliazione con altri, ma forse non hai mai riconciliato un bilancio. Per iniziare, sappi che la riconciliazione del tuo bilancio comporta il confronto dei tuoi conti di bilancio con un’altra fonte.
Per molti piccoli imprenditori, questa fonte è il loro estratto conto bancario. Tuttavia, vorrete tenere a mente che questi estratti conto si applicano solo ai conti di cassa del bilancio. Per confrontare i crediti, i debiti e le transazioni delle immobilizzazioni, puoi usare il tuo subledger.
Questo confronto è importante per i piccoli imprenditori come te, perché ti permette di assicurarti che il tuo bilancio sia corretto. Vuoi che i tuoi conti coincidano. Se non lo fanno, potreste avere problemi in futuro. Detto questo, confrontare il tuo bilancio può permetterti di cogliere gli errori in anticipo. A volte questi errori possono essere semplici come un errore di battitura o cifre trasposte in un numero.
Quando si passa attraverso il processo di riconciliazione, si vuole tenere una lista di ciò che compone ogni conto di bilancio. Questo può aiutarvi a rimanere organizzati. Queste liste sono:
- Attività fisse
- Spese prepagate individuali che totalizzano l’ammontare dei prepagati
- Conti attivi e passivi che sono legati al bilancio
Il vostro bilancio dovrebbe essere riconciliato alla fine di un mese, trimestre, o periodo annuale. La tempistica dipende da voi come piccolo imprenditore. Tuttavia, riconciliare il vostro bilancio come parte del vostro processo di chiusura è considerato una buona idea.
Una volta che avete determinato che il vostro bilancio è accurato, allora potete usarlo facilmente e con fiducia per prendere decisioni finanziarie future.
Cos’è un bilancio preventivo?
Non siete estranei ai bilanci. Ogni azienda ne ha uno. Indipendentemente da quanto alto o basso sia il tuo budget, vorrai anche un bilancio preventivo oltre a quello attuale.
Il bilancio preventivo è lo stesso del tuo bilancio corrente, tranne che riflette una stima per i futuri periodi di budget. Pertanto, vi mostra dove saranno i vostri conti di bilancio alla fine dei periodi contabili futuri, se vi attenete al vostro budget attuale.
La prossima volta che rivedete il bilancio della vostra piccola impresa, non limitatevi a passarci sopra. Fermatevi davvero e capite ogni conto su di esso. Questo vi aiuterà ad avere una migliore comprensione del vostro mercato, delle operazioni e della vostra piccola impresa in generale.
In aggiunta a questo, fate un ulteriore passo avanti. Riconcilia il tuo bilancio di questo periodo contabile. Poi, crea un bilancio preventivo per darti un vantaggio finanziario ancora maggiore. Fino a che punto vi immergete nel vostro bilancio dipende in definitiva da voi.