Definizione: Una corrispondenza è una forma scritta di comunicazione tra due parti. In altre parole, è un modo per trasmettere idee per iscritto.
Cosa significa corrispondenza nel business?
La corrispondenza è una forma di comunicazione comunemente usata nel business. In passato, la corrispondenza veniva scambiata principalmente attraverso lettere fisiche scritte o telegrafi. Nel mondo di oggi, la definizione di corrispondenza si è ampliata con l’inclusione dei media digitali. E-mail, messaggi di testo, documenti scambiati attraverso piattaforme sociali e accordi digitali sono nuovi modi di consegnare la corrispondenza.
L’elemento formale incorporato in questi metodi di comunicazione scritta li rende appropriati per trasmettere importanti informazioni commerciali tra imprese o dalle imprese ai clienti. Lettere scritte, bollette e fatture sono ancora inviate fisicamente a volte, ma molte aziende stanno migrando la loro corrispondenza al digitale poiché è più economico e più facile da tracciare. La corrispondenza aziendale aiuta anche come prova per risolvere i malintesi. Avendo una traccia cartacea, qualsiasi parte coinvolta in una transazione può rivedere le informazioni precedentemente dichiarate per garantire chi ha frainteso la situazione. Questo è particolarmente importante nelle procedure di risoluzione dei conflitti o nelle controversie legali.
Diamo un’occhiata a questo esempio per ulteriore illustrazione.
Esempio
Fantastic Body Co. è una palestra locale situata nella città di Memphis. L’azienda ha più di 350 abbonati che pagano una quota fissa mensile per godere di tutti i servizi forniti da Fantastic Body. L’azienda offre attualmente tre metodi di pagamento: carta di credito, bonifico bancario o PayPal. La procedura di pagamento dell’azienda inizia con l’invio di una fattura via e-mail all’abbonato il primo giorno di ogni mese e il cliente ha 5 giorni per pagarla prima che l’abbonamento sia considerato inattivo. Quale sarebbe la corrispondenza in questo paragrafo?