Řízení nákladů vysvětlené ve 4 krocích

Řízení nákladů se zabývá procesem nalezení správného projektu a jeho správné realizace. Zahrnuje činnosti, jako je plánování, odhadování, rozpočtování, financování, financování, řízení, kontrola a srovnávání nákladů tak, aby projekt mohl být dokončen včas a v souladu se schváleným rozpočtem a aby bylo možné včas zlepšit výkonnost projektu.

Řízení nákladů zahrnuje celý životní cyklus projektu od počáteční fáze plánování až po měření skutečné výkonnosti nákladů a dokončení projektu. Tento článek vysvětluje jednotlivé kroky a procesy v řízení nákladů projektu v souladu s metodami, jako je Total Cost Management Framework organizace AACE International .

Krok 1: Plánování zdrojů

Plánování zdrojů je proces zjišťování budoucích požadavků na zdroje organizace nebo rozsahu prací. Zahrnuje vyhodnocení a plánování využití fyzických, lidských, finančních a informačních zdrojů potřebných k dokončení pracovních činností a jejich úkolů. Většina činností zahrnuje využívání lidí k výkonu práce. Některé činnosti zahrnují materiály a spotřební materiál. Jiné úkoly zahrnují vytvoření aktiva s využitím převážně informačních vstupů (např. inženýrský nebo softwarový návrh). Lidé obvykle používají nástroje, jako je vybavení, které jim pomáhá. V některých případech mohou automatizované nástroje vykonávat práci s malým nebo žádným lidským úsilím.

Plánování zdrojů začíná v procesu tvorby plánu rozsahu a realizace, během kterého se vytváří struktura členění prací, organizační struktura členění (OBS), pracovní balíčky a strategie realizace. OBS stanovuje kategorie pracovních zdrojů nebo odpovědností; tato kategorizace usnadňuje plánování zdrojů, protože všechny zdroje jsou něčí odpovědností, jak se odráží v OBS.

Odhad zdrojů (obvykle součást odhadu nákladů) určuje množství potřebných zdrojů činnosti (hodiny, nástroje, materiály atd.), zatímco plánování a tvorba harmonogramu určuje pracovní činnosti, které mají být provedeny. Plánování zdrojů pak vychází z odhadovaných množství zdrojů, vyhodnocuje dostupnost a omezení zdrojů s ohledem na okolnosti projektu a poté optimalizuje, jak budou dostupné zdroje (které jsou často omezené) v průběhu času využity v jednotlivých činnostech. Optimalizace se provádí iteračním způsobem s využitím kroků odhadu doby trvání a alokace zdrojů v procesu plánování a tvorby harmonogramu.

Krok 2: Odhad nákladů

Odhad nákladů je prediktivní proces používaný k vyčíslení, stanovení nákladů a ceny zdrojů, které vyžaduje rozsah investiční varianty, činnosti nebo projektu. Zahrnuje použití technik, které převádějí kvantifikované technické a programové informace o majetku nebo projektu na informace o financích a zdrojích. Výstupy odhadu se používají především jako vstupy pro obchodní plánování, analýzu nákladů a rozhodování nebo pro procesy řízení nákladů a harmonogramu projektu.

Proces odhadu nákladů se obecně uplatňuje v každé fázi životního cyklu aktiva nebo projektu tak, jak se definuje, upravuje a zpřesňuje rozsah aktiva nebo projektu. S rostoucí úrovní vymezení rozsahu se používané metody odhadu stávají definitivnějšími a vytvářejí odhady se stále užšími pravděpodobnostními rozděleními nákladů.

Odhad nákladů lze provádět pomocí specializovaných softwarových systémů, jako je Cleopatra Enterprise pro odhad nákladů, a databází nákladů projektu, jako je CESK, které jsou vytvářeny a udržovány pro podporu různých typů odhadů, které je třeba připravit během životního cyklu aktiva nebo projektu.

Odhad časového trvání činností je třeba posuzovat současně s náklady, protože náklady jsou často závislé na časovém trvání a požadavky na zdroje zjištěné při odhadu nákladů mohou ovlivnit harmonogram. Používají se iterační přístupy, protože výsledky odhadu nákladů často vedou ke změnám rozsahu nebo plánů. Ve skutečnosti lze proces odhadu považovat za součást procesu definování rozsahu, protože iterativní obchodování mezi náklady a rozsahem oba procesy prolíná.

Pomocí nástroje Cleopatra Cost Estimating můžete dosáhnout

• Vytvoření všech druhů odhadů nákladů, od faktorových až po podrobné odhady.
• Úspěšné zadávání veřejných zakázek, protože umožňuje odhadovat náklady, vyžádat si nabídky, analyzovat tyto nabídky a sledovat jejich náklady.
• Propojení odhadu nákladů a kontroly nákladů. Pomocí modulu kontroly nákladů můžete sledovat náklady na projekt ve fázi realizace. Propojením dokumentu kontroly projektu přímo s odhadem minimalizuje Cleopatra Enterprise manipulaci s daty, zvyšuje efektivitu a snižuje počet chyb.
• Tradičně by vedení požadovalo dodat odhad na základě času zbývajícího do realizace TP. Stále více organizací nyní vyžaduje, aby odhadci postupovali při odhadování podle etapového přístupu a během přípravné fáze dodali tři různé typy odhadů.

Krok 3: Rozpočtování nákladů

Budgeting je dílčí proces v rámci odhadování, který slouží k rozdělení odhadovaných nákladů na zdroje na nákladové účty, podle kterých se bude měřit a hodnotit výkonnost nákladů. To tvoří základ pro kontrolu nákladů. Nákladové účty používané z účtové osnovy musí rovněž podporovat proces účtování nákladů. Rozpočty jsou často časově rozvrženy v souladu s harmonogramem nebo s ohledem na omezení rozpočtu a peněžních toků.

Krok 4: Kontrola nákladů

Kontrola nákladů se zabývá měřením odchylek od výchozího stavu nákladů a přijímáním účinných nápravných opatření k dosažení minimálních nákladů. Uplatňují se postupy pro sledování výdajů a výkonů v porovnání s průběhem projektu. Je třeba zaznamenávat všechny změny výchozího stavu nákladů a průběžně předpovídat očekávané konečné celkové náklady. Když jsou k dispozici informace o skutečných nákladech, je důležitou součástí kontroly nákladů vysvětlit, co je příčinou odchylky od výchozího stavu nákladů. Na základě této analýzy může být nutné přijmout nápravná opatření, aby se předešlo překročení nákladů.

Na následujícím obrázku je mapa procesu měření výkonnosti projektu . Tento proces by měl probíhat v cyklu neustálého zlepšování až do dokončení projektu:

Mapa procesu pro měření výkonnosti projektu

Proces hodnocení výkonnosti začíná plánováním a zavedením správných nástrojů. Specializované softwarové nástroje pro kontrolu nákladů mohou být cenné pro definování postupů kontroly nákladů, sledování a schvalování změn a aplikaci analýz. Kromě toho lze vylepšit a zjednodušit podávání zpráv, což usnadňuje informování všech zúčastněných stran zapojených do projektu.

Cleopatra Cost Control vám pomůže dosáhnout

• Kontroly nákladů projektu a vždy dohledat složky nákladů až k jejich původnímu rozpočtu.
• Řízení změn v rozsahu. Odhadněte náklady a přidejte je do dokumentu kontroly projektu.
• Projekt dokončen? Bude zaveden proces zpětné vazby. Odesílejte aktuální údaje do svých nákladových modelů, abyste zvýšili jejich přesnost a kvalitu pro budoucí odhady. Tam, kde se většina nástrojů omezuje na to, že jsou buď softwarem pro odhad nákladů, nebo nástrojem pro kontrolu nákladů, je Cleopatra Enterprise obojím.

Bonusový krok:

Benchmarking pomáhá uzavřít smyčku mezi projektem A a projektem B. Poznatky z projektu A (týkající se běžících a realizovaných projektů) jsou analyzovány a zpětná vazba se promítá do projektu B (dalších projektů). Takto vzniká cyklus zlepšování, který zvyšuje výkonnost projektu. Benchmarking je široce využíván v technických odvětvích ke zlepšení výkonnosti projektů. Softwarové systémy, jako je benchmarking projektů Cleopatra, pomáhají odhadcům a kontrolorům projektů odpovědět na složitou otázku:

Cílem benchmarkingu projektů je ukládat data z realizovaných a běžících projektů, aby bylo možné získat cenné projektové metriky a porovnat aktuální odhady. Provedení statistické analýzy historických dat může vést k získání cenných informací o vztazích mezi proměnnými, které lze využít k vytvoření spolehlivé znalostní databáze nákladů nebo ke kalibraci těch stávajících.

Benchmarking projektů jako bonusová fáze

Je důležité si uvědomit, že benchmarking projektů nezahrnuje pouze porovnávání mezi projekty, protože zajímavé je také porovnávání revizí v rámci projektu.

Čeho můžete dosáhnout pomocí benchmarkingu Cleopatra

• Shromážděte historická data o projektech, která mohou poskytnout cenné analýzy a srovnání projektů pro přijímání zásadních obchodních rozhodnutí.
• Srovnávejte své odhady s předchozími projekty a výrazně zlepšete svůj odhad nákladů.
• Vyhledávejte metriky napříč projekty, abyste zvýšili přesnost budoucích odhadů nákladů.
• Vytvářejte smysluplné a interaktivní přehledy.
• Export &Snadno importujte data z aplikace Excel.

Na řízení nákladů záleží: 5 důvodů překročení nákladů při kontrole projektů

Infografika: Jak napravit 10 největších chyb při řízení nákladů v projektu

Jak sestavit plán řízení nákladů? 4 tipy

Řízení nákladů VS kontrola nákladů

Vytyčení cesty k digitální budoucnosti: Integrované systémy v řízení projektů

Případová studie ke stažení

Případová studie společnosti Bruce Power