Mnozí z nás mají problém něco udělat, protože se musí spoléhat na ostatní. Bohužel toto spoléhání je prostě součástí podnikání. Abyste lépe dosáhli svých cílů, je nezbytné naučit se uzavírat smyčku činností, aby se věci mohly udělat.
Obsah
Definice komunikace v uzavřené smyčce
Komunikace v uzavřené smyčce neboli uzavírání smyčky se podobá sledování, kontrole nebo uzavření obchodu. Termín pochází z řídicích systémů, kde se uzavírá řídicí smyčka, aby systém zůstal stabilní. Opakem stabilního systému je systém, který je nestabilní. V řeči řídicích systémů se takový systém označuje jako systém s otevřenou smyčkou, protože nemá žádnou zpětnou vazbu, a proto se pravděpodobně vymkne kontrole – něco jako projekty bez následné kontroly.
Jsem si jistý, že většina z vás zažila situaci, kdy jste si mysleli, že někdo něco udělá, a ukázalo se, že buď zapomněl, ignoroval vás, nebo udělal špatnou věc. Všechny tyto problémy jsou důsledkem neuzavření smyčky.
Komunikace v uzavřené smyčce během stresových situací
Komunikace v uzavřené smyčce je nezbytná v době stresu a napětí, kdy musí být naprosto jasné, co se sděluje. To platí zejména v situacích, kdy jde o život a smrt, například na operačním sále nebo na bojišti.
Příklad dvoucestná rádiová komunikace se řídí přísným komunikačním protokolem s uzavřenou smyčkou, aby bylo zajištěno, že zpráva byla přijata. Jsem si jistý, že většina z vás slyšela o následujícím:
- Roger znamená písmeno „R“, kterému bylo často obtížné rozumět přes vysílačku – znamenalo „zpráva přijata“.
- Wilco znamenalo „vyhoví“ tomu, co jste řekli.
- Over znamenalo „Skončil jsem – teď můžete mluvit.“
- Out znamenalo „Skončil jsem.“
Tato standardní slova a postupy zjednodušují a objasňují, o co jde. V podnikání nejde o život a smrt jako na bitevním poli nebo v operačním sále, ale i tam lze těžit z jasné a stručné komunikace v uzavřené smyčce.
Abyste si ušetřili trápení, bolesti srdce a chybné komunikace, zde je několik kroků, které zajistí, že pokaždé uzavřete smyčku.
Krok 1: Mějte jasné cíle
Jedním z největších problémů při dosahování věcí je pochopení vašich skutečných cílů. Nic vás nefrustruje víc, než když někoho pustíte do úkolu, který je skutečně časově náročný, ale není takto komunikován. Mít jasné cíle znamená, že se zamyslíte nad tím, co je třeba udělat, a vytvoříte plán, který dává smysl. Trik spočívá v tom, že se pečlivě připravíte a přiblížíte si, jaké cíle jsou důležité a kdo je musí splnit.
Krok 2: Jasně komunikujte
Jasná komunikace znamená, že vaše sdělení nebo úkoly posluchači registrují. To neznamená, že mluvíte pomalu nebo používáte angličtinu 4. třídy. Spíše je třeba, abyste na schůzce nebo v rozhovoru měli místa, kde se budete ptát na srozumitelnost a na to, zda vaše sdělení proniká. Pamatujte, že to, co říkáte, nemusí být sdělením, které jste zamýšleli. Proto musíte neustále poslouchat, co lidé říkají, a potvrzovat si, že se vaše sdělení nebo úkol dostává ke slovu.
Krok 3: Vytvořte si přirozené body pro následnou kontrolu
Jednou z věcí, se kterou se většina lidí potýká, je, jak na někoho navázat při plnění úkolu nebo zadání. Pro některé lidi to může být problém, protože není jasné, kdy navázat. Pokud vytvoříte přirozené body následných opatření, budou se všechny strany cítit mnohem pohodlněji, když přijmou váš telefonát nebo e-mail. Tyto přirozené body následných opatření vytváří osoba, která si nejvíce přeje, aby byla akce dokončena. Několik příkladů přirozených bodů následných opatření je:
- Provedení akce, která bude následovat za týden, pokud se vám někdo neozve
- Stanovení vzájemného termínu, se kterým všichni souhlasí
- Poskytnutí informací nebo zpětné vazby před určitým datem
- Osobní akce, která bude následovat s údaji/doporučeními apod.
- Poskytnutí aktualizace stavu, když se stane něco podstatného (např. když se něco stane).Např. další uzavřený obchod, dosažení milníku apod.“
Existuje několik dalších přirozených bodů následných opatření, které vám budou zřejmé, jakmile je začnete hledat.
Krok 4: Dokumentace diskusí, akcí a programů jednání
Pravděpodobně nejlepší věc, kterou můžete udělat pro uzavření smyčky, je rozesílání programů jednání, poznámek, akcí a závěrů. Může se to zdát jako spousta práce, ale je to skvělý ústřední bod pro diskusi. Když rozesíláte zápisy ze schůzky, otevíráte přirozený bod následné kontroly, který lze využít k uzavření smyčky několika akcí. Bez tohoto ústředního bodu nebudou mít všechny ty visící akce domov. Vaše poznámky ze schůzky a následné kroky k nim poskytnou těmto akcím přirozený domov.
Krok 5: Následné kroky, když je slíbíte
Pokud chcete, aby lidé okamžitě navázali na vaše akce, musíte jít příkladem. Tón a tón vašeho následného jednání ve spojení s vaší dochvilností ukáže, že vám záleží na uzavření smyčky, a to se přirozeně přenese i na ostatní. Nic neřekne někomu, že je důležité uzavřít smyčku, tak jako to, že uděláte vše pro to, abyste mu to usnadnili.
Krok 6: Opakujte až do uzavření
Ještě to, že někoho o něco požádáte, neznamená, že vás skutečně vyslyšel nebo uznal, že to udělá. To znamená, že musíte opakovat výše uvedené kroky, dokud nedosáhnete požadovaného řešení. To může trvat několik schůzek nebo telefonátů. Ve skutečnosti to může trvat déle, než jste předpokládali. Je třeba si uvědomit, že pokud chcete něco udělat, musíte být pilní. To vyžaduje, abyste neustále sdělovali požadované výsledky a uzavřeli smyčku, abyste se ujistili, že to bude provedeno.
Komunikace v uzavřené smyčce vyžaduje praxi
Stejně jako cokoli jiného, i komunikace v uzavřené smyčce vyžaduje určitou praxi. Může být nepříjemné nebo dokonce působit hloupě, že musíte věci opakovat nebo jasně potvrdit, že jste zprávu přijali. Tato trapnost se časem vytratí a vy zjistíte, že jste schopni udělat více práce a méně vás bude bolet hlava.