Provedení revize smlouvy je klíčovou součástí procesu uzavírání smluv a slouží jako příležitost plně porozumět všemu, na čem se vy a vaše firma dohodnete, než přiložíte pero na papír. Přezkoumání smlouvy vám pomůže snížit organizační rizika a zvýší pravděpodobnost, že dohoda bude mít pozitivní dopad na podnikání všech zúčastněných stran. Bez komplexní revize smlouvy riskujete, že se zavážete k závazkům, které nebudete moci splnit, poškodíte značku a pověst své společnosti a promarníte cenný čas a finanční prostředky řešením sporů, kterým jste mohli předejít.
Tento článek se zabývá některými nejdůležitějšími věcmi, na které je třeba se při revizi smlouvy zaměřit.
Co je to revize smlouvy?
Revize smlouvy je důkladné prozkoumání právní smlouvy před jejím podpisem, aby se zajistilo, že vše, co je v dokumentu uvedeno, je jasné a přesné a že vaše společnost může postupovat v souladu s podmínkami smlouvy. Po počátečním podpisu smlouvy je přezkum smlouvy důležitý také před konkrétními smluvními událostmi, jako je opětovné vyjednávání nebo opt-out okna. Přezkum smlouvy je obvykle poslední příležitostí identifikovat a požádat o potřebné změny před uzavřením smlouvy.
Na co se zaměřit při přezkumu smlouvy
Při provádění přezkumu smlouvy je užitečné začít s plánem, abyste si mohli být jisti, že nejdůležitější oblasti smlouvy byly pečlivě analyzovány. Pokud se při přezkumu smlouvy objeví nějaké chyby nebo nesrovnalosti nebo vyvstanou nějaké otázky, neměli byste se smlouvou pokračovat, dokud nebudou všechny problémy vyřešeny k vaší spokojenosti. Zde jsou uvedeny některé klíčové věci, na které je třeba se při přezkumu smlouvy zaměřit.
1. Klíčové doložky & Podmínky
Každý řádek smlouvy je důležitý a je třeba jej pečlivě přezkoumat, ale některé doložky a podmínky jsou zjevně významnější než jiné. Vzhledem k tomu, že každá společnost a každé odvětví se liší, budou se pravděpodobně lišit i nejdůležitější smluvní podmínky, ale je jich několik, kterým je třeba věnovat zvýšenou pozornost ve všech oblastech. Podmínky jako důvěrnost, odškodnění, ukončení smlouvy a řešení sporů jsou důležité části smlouvy a stojí za to věnovat jim další čas, abyste se plně ujistili, že je jejich znění přijatelné.
2. Ukončení smlouvy & Podmínky obnovení
Před podpisem jakékoli právně závazné smlouvy si budete chtít ověřit, že zcela rozumíte podmínkám ukončení a obnovení smlouvy, abyste se vyhnuli tomu, že budete ve smlouvě vázáni déle, než jste původně předpokládali. Měli byste si zkontrolovat takové věci, jako je jazyk automatického obnovení a odhlašovací okna, abyste dopředu věděli, jak a kdy můžete smlouvu zrušit a jaké důsledky bude mít, když to druhé straně do určitého data neoznámíte.
To je také vhodný čas začít plánovat dopředu, abyste nebyli zaskočeni, až přijdou důležitá data a termíny. Nastavte si upomínky v kalendáři, abyste vy a váš tým nepropásli příležitost znovu vyjednat nebo zrušit smlouvu v rámci stanovených parametrů.
3. Jasný, jednoznačný jazyk
Při čtení smlouvy věnujte velkou pozornost tomu, jak jsou formulovány jednotlivé věty, a hledejte formulace, které by mohly být ponechány na výkladu. I když si obě strany vykládají nejasné výrazy stejným způsobem, je lepší jazyk pokud možno přepracovat tak, aby byl jednoznačnější, a předejít tak možným konfliktům po podpisu smlouvy a její platnosti. Významné konflikty mohou vyžadovat, aby třetí strana určila další kroky na základě toho, jak si smlouvu vyloží, proto se ujistěte, že jsou všechny podmínky stanoveny jednoznačně.
4. Žádná prázdná místa
Používání šablon smluv je skvělý způsob, jak ušetřit čas během procesu přípravy smlouvy, ale vyžaduje zvláštní pozornost ve fázi kontroly smlouvy. Veškerá prázdná místa by měla být před podpisem konečné smlouvy buď vyplněna, nebo odstraněna. V závislosti na okolnostech může nevyplnění prázdného místa ve smlouvě vést k nákladným důsledkům pro vaši firmu.
5. V případě, že se vám nepodaří vyplnit prázdné místo ve smlouvě, může to mít pro vaši firmu nákladné důsledky. Výchozí podmínky
Ačkoli obě strany mají při uzavírání smlouvy obvykle dobré úmysly, vždy existuje možnost, že jedna strana nedodrží podmínky smlouvy, což povede k porušení smlouvy. Dávejte pozor na ustanovení o neplnění, abyste znali možné důsledky neplnění závazků – nebo možnosti, které máte k dispozici, pokud jste stranou, která závazky neporušila.
6. Důležitá data & Termíny
Kromě ujištění, že všechna uvedená data a výsledky jsou v souladu s předchozími ústními dohodami, je fáze revize smlouvy také příležitostí začít sledovat vše, za co je váš tým nebo organizace odpovědná. Plánování dopředu pomůže snížit pravděpodobnost porušení smlouvy, které by mohlo mít pro vaši organizaci závažné důsledky.
Tipy pro úspěch
Dopřejte si dostatek času na důkladné přezkoumání
Přečtení a analýza každé věty ve smlouvě může nepochybně zabrat značné množství času, zejména u dlouhých a složitých smluv, ale je to zásadní krok, který ochrání vaši firmu před zbytečným rizikem. Před podpisem si vždy nechte dostatek času na posezení u smluv s vysokou hodnotou nebo vysokým rizikem. Jedna špatně umístěná čárka nebo nejednoznačná věta může vést k nákladným chybám, kterým se lze vyhnout.
Poskytněte kontrolu více lidem
Vždy je dobré, aby kontrolu smlouvy provedl někdo jiný než osoba, která dokument připravila. Je pravděpodobnější, že chybu nebo překlep zachytí někdo, kdo smlouvu čte poprvé, než osoba, která smlouvu vypracovala a která se na stejné informace dívá již delší dobu. Pokud každou důležitou smlouvu přezkoumá druhý člen vašeho právního týmu nebo dokonce právník, který se zabývá přezkumem smluv, zvýšíte tím šanci, že uzavřete smlouvu, která splní svůj záměr.
Přezkum smluv provádějte pravidelně
Přezkumy smluv by měly probíhat nejen u stávajících smluv, ale i u zcela nových smluv. Vždy, když se připravujete na obnovení smlouvy, máte příležitost smlouvu vylepšit na základě zkušeností získaných od posledního podpisu smlouvy, opravit něco, co bylo dříve přehlédnuto, nebo změnit znění v důsledku oborových předpisů nebo směrnic, které se od původního návrhu smlouvy vyvinuly. Skutečnost, že smlouva byla původně podepsána a přijata, by vám neměla bránit v tom, abyste ji pravidelně přezkoumávali a hledali příležitosti k optimalizaci či upřesnění podmínek nebo abyste v určitých situacích podnikli kroky k ukončení smlouvy.
Využijte výhod technologií
Provedení důkladné analýzy písemného dokumentu řádek po řádku je výzvou šitou na míru moderním technologickým řešením, zejména nástrojům využívajícím umělou inteligenci a strojové učení. Řešení pro kontrolu smluv, včetně některých softwarů pro správu smluv, nabízejí schopnost rychle a přesně automaticky skenovat a analyzovat velké objemy textu a na rozdíl od lidí nejsou náchylné k chybám způsobeným únavou, což je při kontrole dlouhých smluv oprávněná obava.
Technologie by neměla nahradit lidský proces přezkoumání, ale pokud se používají jako doplněk lidského úsilí, mohou řešení pro přezkoumání smluv pomoci osobám odpovědným za tento proces splnit úkol mnohem efektivněji a přesněji.
Pro více užitečných tipů a informací o provádění úspěšného přezkoumání smluv si stáhněte The Master Checklist for Contract Review and Management.
Některý z tohoto obsahu byl dříve zveřejněn na blogu ContractWorks
.