Definice: Korespondence je písemná forma komunikace mezi dvěma stranami. Jinými slovy je to způsob písemného předávání myšlenek.
Co znamená korespondence v podnikání?
Korespondence je běžně používaná forma komunikace v podnikání. V minulosti se korespondence většinou vyměňovala prostřednictvím písemných fyzických dopisů nebo telegrafů. V dnešním světě se definice korespondence rozšířila o digitální média. Novými způsoby doručování korespondence jsou e-maily, textové zprávy, dokumenty vyměňované prostřednictvím sociálních platforem a digitální dohody.
Formální prvek obsažený v těchto písemných způsobech komunikace je činí vhodnými pro předávání důležitých obchodních informací mezi podniky nebo od podniků ke klientům. Písemné dopisy, účty a faktury se stále ještě někdy posílají fyzicky, ale mnoho podniků přechází na digitální korespondenci, protože je levnější a snáze sledovatelná. Obchodní korespondence také pomáhá jako důkaz při řešení nedorozumění. Díky papírové stopě může kterákoli ze stran zúčastněných na transakci zkontrolovat dříve uvedené informace a ujistit se, kdo situaci špatně pochopil. To je důležité zejména při postupech řešení konfliktů nebo právních sporů.
Pro další ilustraci se podívejme na tento příklad.
Příklad
Fantastic Body Co. je místní posilovna nacházející se ve městě Memphis. Společnost má více než 350 předplatitelů, kteří platí pevný měsíční poplatek, aby mohli využívat všech služeb poskytovaných společností Fantastic Body. Společnost v současné době nabízí tři způsoby platby: kreditní kartou, bankovním převodem nebo prostřednictvím služby PayPal. Platební postup společnosti začíná zasláním faktury e-mailem předplatiteli první den každého měsíce a klient má 5 dní na její zaplacení, než je předplatné považováno za neaktivní. Jaká by měla být korespondence v tomto odstavci?