Vyjednávání o smlouvách se od nástupu e-mailu nezměnilo, ale díky novým technologiím je vyjednávání o smlouvách rychlejší, chytřejší a méně rizikové. V tomto článku si rozebereme, co je to vyjednávání smluv, proč tradiční přístupy k vyjednávání smluv představují obchodní závazky a jak nové technologie pomáhají právním týmům vyjednávat složité smlouvy ve velkém měřítku.
Co je vyjednávání smluv?
Vyjednávání smluv je proces, při kterém dochází k dohodě o souboru právně závazných podmínek (zde se zaměříme na vyjednávání mezi dvěma společnostmi). Při vyjednávání dvou společností se obě strany snaží získat výhodné podmínky a minimalizovat finanční, právní a provozní rizika.
Při vyjednávání smluv s dodavateli může například vaše společnost prosazovat možnost platit měsíčně místo ročně (nebo naopak). V oblasti plateb, stejně jako v mnoha jiných otázkách, nemusí nutně existovat „správná“ varianta, jako spíše varianta, která je pro vaši společnost nejrozumnější. Důvodem, proč v podnikání sjednáváme smlouvy, je zajistit, aby naše smlouvy nastavily naše společnosti na dlouhodobý úspěch.
Dlouhodobé výzvy spojené s vyjednáváním smluv
Vyjednávání smluv je často nejdůležitější částí životního cyklu smlouvy. Například zpoždění při tvorbě nebo realizaci smlouvy může podnik zpomalit, ale je nepravděpodobné, že by mělo podstatný dopad na hospodářský výsledek tohoto podniku. Na druhou stranu špatně vedené vyjednávání může firmu zatížit tíživými právními závazky na dlouhá léta.
Při běžných jednáních – například při vyjednávání o softwarové licenci – se diskuse soustředí na takové věci, jako je rozhodné právo, nakládání s údaji zákazníků, zabezpečení informací a cena. Společnost A může společnosti B říci: „Jsme ochotni koupit za tuto cenu, pokud do ní zahrnete standardní povinnosti naší společnosti týkající se doby provozuschopnosti systému, ale budete muset snížit cenu, pokud budete chtít používat jazyk vaší společnosti.“
Tato zpětná komunikace může probíhat v reálném čase (v telefonickém hovoru nebo při osobním setkání) nebo prostřednictvím e-mailu, ale e-mail bývá častější a dynamika je v obou případech stejná. Obě strany nabízejí ústupky a v průběhu tohoto procesu vkládají, odstraňují nebo upravují smluvní ustanovení – stavební kameny smluv – dokud se obě strany nedohodnou.
Přestože jistě existují osvědčené postupy, jak vyjednávat o smlouvě, samotné množství koordinace potřebné během vyjednávání o smlouvě činí z tohoto procesu logistickou výzvu pro všechny týmy. Představte si, že musíte sladit zpětnou vazbu ke smlouvě od řady interních zúčastněných stran (vzpomeňte si na finanční nebo provozní oddělení) a protistran v několika e-mailových vláknech. Navíc si představte, že to děláte pro mnoho různých smluv najednou.
Klíčem k vyjednávání o smlouvách je správa znalostí a řízení procesů: pokud neznáte historii a stav jednotlivých jednání o smlouvách, nemáte jistotu, že dosahujete nejlepšího výsledku pro svůj podnik.
Týmy právních oddělení, které nemají centrální systém pro sledování a vyjednávání smluv, často tráví většinu času skládáním úprav smluv od různých obchodních týmů a dohledáváním nejnovějších verzí smluv. U společností, které fungují na základě čtvrtletních prodejních cyklů, je situace ještě horší – slyšeli jsme některé generální právní zástupce říkat, že poslední týdny každého čtvrtletí představují 50 % objemu smluv.
Důležitost obchodu, provozní složitost a nerovnoměrný objem smluv činí z vyjednávání smluv ožehavou výzvu pro právní týmy a smluvní technologie.
Nevyužitý potenciál: historie technologií pro vyjednávání smluv
Vyjednávání smluv nezaznamenalo po desetiletí téměř žádné inovace. Poslední velkou změnou v oblasti vyjednávání smluv bylo rozsáhlé zavedení elektronické pošty v 90. letech 20. století.
Není to jen setrvačnost, která je na vině. Kromě toho, že jsou e-mail a Microsoft Word spolehlivé a široce rozšířené, jsou v některých ohledech pro vyjednávání smluv jedinečně vhodné. Používání e-mailu a aplikace Microsoft Word umožňuje právním týmům omezit komunikaci na konkrétní strany, zachovat časové razítko každé komunikace a sdílet dokumenty v téměř univerzálním formátu. To jsou základní požadavky na jakékoli nástroje pro vyjednávání.
Přemýšlejte o alternativách. Nechtěli byste například vyjednávat smlouvu přes Dokumenty Google, kde protistrana vidí každý váš stisk klávesy. Stejně tak byste nechtěli protistraně poskytnout přístup ke sdílenému cloudovému úložišti vaší společnosti (např. Dropbox), protože by to mohlo představovat bezpečnostní riziko.
Jediným způsobem, jak zlepšit vyjednávání smluv, je přijmout nástroje speciálně určené jak pro vyjednávání smluv s protistranami, tak pro spolupráci na smlouvách s interními zúčastněnými stranami. Teprve nedávno technologie dohnala problém vyjednávání smluv.
Změna hry: technologie dohání problém vyjednávání smluv
Třemi technologickými překážkami pro zlepšení vyjednávání smluv byla centralizace, snadnost použití a zabezpečení na podnikové úrovni. V minulosti byly právní týmy nuceny volit mezi pohodlím a bezpečností. S příchodem nových technologií však již právní týmy nemusí při zavádění nástrojů pro vyjednávání smluv činit závažné kompromisy.
Centralizace. Právní týmy měly v minulosti smlouvy roztroušené všude možně – v kartotékách, na lokálních pevných discích i jinde. Tato decentralizace vystavovala společnosti značným rizikům. Proto se v počátcích správa smluv zaměřovala na to, aby byly všechny smlouvy na jednom místě. S příchodem řešení pro správu životního cyklu smluv již centralizace nepředstavuje významnou technologickou překážku.
Přizpůsobivost a snadné používání. Kdysi byl software vytvářen buď pro netechnické spotřebitele, nebo pro specialisty. Internetové prohlížeče spadají do první kategorie; nevyžadují mnoho školení, ale nejsou vysoce konfigurovatelné. Do druhé kategorie patří oborově specifické nástroje, například software pro střih videa – tyto nástroje jsou výkonné a vysoce přizpůsobitelné, ale je obtížné je používat bez zaškolení.
Nové právní technologie kombinují nejlepší vlastnosti obou přístupů. Umožňují vysokou míru konfigurovatelnosti a kontroly (což je pro právní týmy zásadní) a zároveň vyžadují minimální školení uživatelů. Například nové nástroje pro vyjednávání o smlouvách umožňují uživatelům rychle komentovat online dokumenty a zapojit do smyčky více kolegů prostřednictvím online nebo e-mailových oznámení, místo aby museli rozesílat jednotlivé e-maily s přílohami.
Zabezpečení a univerzální kompatibilita. Jednání o smlouvách jsou nejefektivnější, když obě strany mohou používat nástroje, které dobře znají. V minulosti nástroje buď využívaly přístup „uzavřené zahrady“ (kdy obě strany musely sdílet stejný online portál), nebo ponechávaly obě strany na e-mailu a aplikaci Microsoft Word. Dnešní nástroje poskytují flexibilitu a oběma stranám jednání poskytují několik různých možností, jak smlouvy bezpečně upravovat, redigovat a připomínkovat.
Jak jednat: co hledat v příštím nástroji pro vyjednávání smluv
Jak tedy vybrat řešení pro správu smluv, které podporuje vyjednávání, nejdůslednější část procesu uzavírání smluv? Zde jsou tři věci, na které je třeba se zaměřit:
Schopnost sledovat vyjednávání smluv v rámci celého podniku. Hledejte nástroj, který vám umožní sledovat všechny stavy vyjednávání o smlouvách a také vlastníky jednotlivých úkolů vyjednávání o smlouvách. Váš nástroj by vám měl být schopen říci, v jakém stavu se každá smlouva nachází a zda je blokována ve vašem týmu nebo u protistrany.
Intuitivní uživatelské rozhraní spotřebitelské úrovně. Hledejte nástroj, který má moderní uživatelské rozhraní založené na prohlížeči. Upřednostnění snadného používání zvýší pravděpodobnost, že váš právní tým přijme vaši platformu pro uzavírání smluv, a pomůže vám výrazně zúžit výběr dodavatelů, protože mnoho nástrojů pro vyjednávání je tak složitých na používání, že se koncoví uživatelé uchylují k tomu, že raději pošlou e-mail svému právnímu týmu, než aby pracovali v softwaru.
Bezproblémová integrace v rámci platformy pro správu životního cyklu smluv. Hledejte nástroj pro vyjednávání smluv, který je součástí širšího balíku pro správu smluv, nejlépe takového, který je navržen tak, aby zvládal generování dokumentů, směrování schvalování, elektronický podpis, ukládání dokumentů a reporting. Vaším cílem by mělo být sloučit co nejvíce úkolů souvisejících se smlouvami do jediného systému. To zajistí přesnost dat, sníží náklady a minimalizuje zátěž vašeho právního týmu při řízení změn.
Zajímá vás více informací o vyjednávání a správě smluv?
Prozkoumejte, jak Ironclad Editor umožňuje vyjednávání smluv a spolupráci pro společnosti jako Fitbit, Mastercard a L’Oréal. Pak si stáhněte našeho průvodce Evaluating Contract Management, který ukazuje, jak mohou interní právní týmy využívat digitální technologie pro uzavírání smluv ke standardizaci a zefektivnění procesů pro provázení smluv schvalováním a systémy.