Doba čtení: 3 minuty
Každá firma, která nakupuje zboží a služby od svých dodavatelů na úvěr, musí evidovat své závazky neboli peníze, které dluží svým dodavatelům. Nestačí jen evidovat účty a platit je – je důležité pravidelně provádět audit závazků, aby bylo zajištěno, že je vše v pořádku. Neprovádění auditu závazků může mít pro vaši firmu nepříznivé důsledky, jako jsou duplicitní nebo opomenuté platby dodavatelům a neevidované závazky. V tomto průvodci se podíváme, co jsou to závazky, co znamená audit závazků a jak připravit firmu na audit závazků.
Co jsou to závazky?
Závazky jsou jednoduše suma peněz, kterou firma dluží svým dodavatelům. Závazky jsou závazkovým účtem, který se v akruálním účetnictví objevuje tehdy, když podnik nakoupí zboží nebo služby od svých dodavatelů na úvěr a ještě za ně musí zaplatit. Závazky mají zásadní význam, protože se jedná o evidenci toho, co podnik dluží svým dodavatelům nebo věřitelům. Jako příklad uveďme, že pro svou firmu nakoupíte od prodejce na úvěr stolní počítač v hodnotě 2 500 USD. Tím se zvýší váš účet aktiv, protože jste koupili počítač, a zvýší se váš účet pasiv o 2 500 USD, protože jste nakoupili na úvěr. Tento závazek se zaúčtuje jako závazek vůči prodejci a bude uveden v části krátkodobých závazků vaší rozvahy.
Co znamená audit závazků?
Zjednodušeně řečeno, audit znamená kontrolu. Audit závazků je pouze formální, dobře organizovaná a důkladná kontrola záznamů o závazcích podniku. Audit mohou provádět jak interní auditoři, tak auditoři třetích stran. Audit je vyžadován ve všech zemích, ale pravidla pro to, kdy je audit vyžadován, se v jednotlivých zemích mění. Vlády obvykle vyžadují, aby podniky podstoupily audit, jakmile překročí určitou hranici příjmů.
Audit je důležitý, protože odhaluje, zda jsou závazky podniku správně evidovány a zda záznamy poskytují přesný obraz o závazcích podniku. Ukazuje také, že hrajete podle pravidel a že zdroje vaší společnosti jsou využívány k legitimním účelům. Pravidelný audit vašich závazků zajišťuje, že účty jsou placeny včas, a pomáhá vám předcházet duplicitním platbám, neevidovaným závazkům a prodlení s platbami dodavatelům.
Co auditoři hledají před auditem
Auditoři se při auditu nemusí nutně řídit žádnými ustálenými vzorci. Jejich metody auditu se liší podle velikosti podniku, počtu obchodních transakcí provedených za auditované období a potřebné míry přesnosti. Obecně platí, že čím větší podnik, tím vyšší přesnost je požadována.
Jak audit probíhá?
V typickém procesu auditu závazků existují čtyři fáze: plánování, práce v terénu, zpráva o auditu a následná kontrola.
Plánování
První fází procesu auditu je plánování. Auditoři diskutují o rozsahu auditního procesu a také o možných výsledcích auditu. Během plánování můžete s auditory také prodiskutovat případné obavy týkající se účetní závěrky, možných podvodů nebo potřeby zlepšení. Po této diskusi mohou auditoři navrhnout plán činnosti pro další kroky v procesu auditu, počínaje prací v terénu.
Práce v terénu
Tímto okamžikem audit skutečně začíná a role auditora je uvedena v činnost. Auditoři začínají prověřovat, jak vaše firma funguje. Prověřují vaše obchodní transakce a dokumenty, včetně objednávek, faktur od dodavatelů, bankovních záznamů a záznamů v účetním deníku, aby se ujistili, že informace v nich uvedené jsou správné, platby byly provedeny správně a podmínky byly dodrženy. Práce v terénu může trvat několik dní až několik týdnů v závislosti na tom, jak velká je vaše firma a kolik transakcí uskutečnila.
Auditorské zprávy
Po dokončení práce v terénu auditoři sepíší svá zjištění do zprávy. Tato zpráva obsahuje všechny informace, které auditoři zjistili o závazcích vaší firmy a o tom, jak jsou přesné. Ve zprávě jsou také uvedeny oblasti, ve kterých si váš podnik vede dobře, a oblasti, ve kterých by mohl potřebovat zlepšení.
Následná kontrola
Ve fázi podávání zpráv audit nekončí. Auditoři po roce provádějí následný přezkum, aby zkontrolovali, zda byly navržené změny provedeny a zda bylo dosaženo požadovaných výsledků.
Připravte svůj podnik na audit
Jak tedy připravit svůj podnik na audit? Zde je několik kroků, které pomohou ulehčit práci vašim auditorům.
- Pořiďte si účetní systém, který vám pomůže zaznamenávat účty, výdaje, a další nákupní transakce
- Roztřiďte své výdaje přehledně do nákladových účtů
- Mějte přehled o kreditech dodavatelů a využijte je při příštím placení dodavatelům
- Srovnejte své bankovní účty před auditem
Audity nemusí být bolestí hlavy
Provedení auditu vašich závazků vám pomůže odhalit nákladné chyby a zabránit podvodům souvisejícím s platbami. Audit však není jednoduchý úkol a ruční procházení dokladů je složitý proces, který ve skutečnosti zvyšuje riziko podvodů. Na druhou stranu účetní aplikace, která využívá automatizaci, může pomoci udržet vaše závazky v pořádku. Kromě toho, že vás připraví na audit, sníží prostor pro chyby a podvody, takže budete mít méně starostí, až přijde období auditů.