EDI 997 (funkční potvrzení)
Soubor transakcí s funkčním potvrzením EDI 997 se předává mezi stranami, pokud došlo k přenosu v prostředí EDI. Pouze potvrzuje přijetí transakční sady EDI. Když si dvě strany, například kupující a dodavatel, vymění přenos EDI, po kterém následuje potvrzení, označují se jako „obchodní partneři“. Typickým scénářem je například situace, kdy prodávající odešle transakční sadu EDI 810 Invoice. Kupující potvrdí přijetí EDI 810 zasláním funkčního potvrzení EDI 997. Je důležité si uvědomit, že přijetí EDI 997 od vzdálené strany neznamená, že souhlasí ani nesouhlasí s obsahem přenosu EDI. Pouze říká, že jej obdržela a zasílá potvrzení o přijetí.
Co je funkční potvrzení EDI 997?
Potvrzení EDI 997 obsahuje formát a stanovuje obsah dat transakční sady funkčního potvrzení pro použití v kontextu prostředí EDI. Sada transakcí může být použita k definování řídicích struktur pro sadu potvrzení k uvedení výsledků syntaktické analýzy elektronicky kódovaných dokumentů, jako je například faktura EDI 810. Kódované dokumenty jsou soubory transakcí, které jsou seskupeny do funkčních skupin, používaných při definování transakcí pro výměnu obchodních dat. Tato norma se nezabývá sémantickým významem informací zakódovaných v sadách transakcí, protože ty se mohou mezi jednotlivými překladovými systémy lišit.
Komunikační proces EDI 997
Komunikační proces EDI 997 je vždy odesílán kupujícím i prodejcem jako způsob ujištění, že komunikace dokumentu byla úspěšně provedena. Prostřednictvím EDI 997 mohou partneři kontrolovat, které výměny EDI proběhly úspěšně a které měly problémy. Stejně jako všechny ostatní dokumenty EDI musí být EDI 997 vygenerován prostřednictvím překladače EDI a poté odeslán příjemci některým z elektronických prostředků. Počítač odesílatele obvykle přeloží EDI 997 do formátu EDI, přičemž komunikace probíhá buď prostřednictvím internetového připojení EDI, nebo prostřednictvím sítě s přidanou hodnotou (VAN).
Kdy se zasílá funkční potvrzení EDI 997?
Kdykoli je přijata transakce EDI, vzdálená strana může zaslat funkční potvrzení EDI 997, které potvrzuje přijetí transakcí, jež byly odeslány a přeloženy systémem EDI. Tato odpověď nepotvrdila platnost dat, ale spíše potvrzení, že byla přijata. Během překladu dat mohou některé pokročilejší systémy EDI 997 reagovat, pokud se při počátečním přenosu dat transakční sady vyskytnou syntaktické chyby. To do značné míry závisí na tom, jak byla operace EDI nastavena v konkrétním průvodci EDI nebo mapovacím dokumentu.
Přenos EDI 997
Jakmile je EDI 997 připraveno k odeslání příjemci, použije se zpravidla jedna ze dvou metod. První a stále nejoblíbenější metodou je použití sítě VAN. VAN funguje jako prostředník mezi oběma stranami a usnadňuje komunikaci EDI 997 (a dalších dokumentů EDI). Kromě prostého doručení je VAN také zodpovědný za zajištění bezpečnosti přenosu v průběhu celého procesu. To je vždy nezbytné, ale ještě více u dokumentů, jako je EDI 997, které mohou obsahovat soukromé a důvěrné informace. Druhou oblíbenou možností je využití přímého spojení přes internet pro výměnu EDI 997 mezi dvěma stranami. Tato druhá forma komunikace je také známa jako komunikace AS2. Při použití AS2 k odeslání EDI 997 je dokument zašifrován u zdroje a odeslán pomocí zabezpečených internetových protokolů příjemci, který pak musí mít software schopný dešifrovat EDI 997 před překladem.
Překlad EDI 997
Po přijetí EDI 997 musí být prvním krokem překlad dokumentu. EDI 997, stejně jako každý jiný dokument EDI, není ve svém nativním formátu určen ke čtení lidskou obsluhou. V procesu překladu se EDI 997 převede do jedné ze dvou podob. Jednou z nich je formát „čitelný pro člověka“, který má obvykle podobu zprávy, která je buď vytištěna, nebo spíše umístěna do formátu souboru, který lze snadno importovat do účetního systému nebo systému ERP. Překlad EDI 997 do tohoto snáze integrovatelného formátu je prvním klíčovým krokem při přijímání dokumentu před jeho použitím zamýšleným příjemcem.
Co se děje po odeslání funkčního potvrzení EDI 997?“
Po odeslání transakční sady funkčního potvrzení EDI 997 je další krok závislý na tom, jakou transakci potvrzujete odeslat. Například pokud ověřujete přijetí faktury EDI 810, dalším krokem bude buď textová zpráva EDI 864 pro zpochybnění faktury z důvodu chyby, nebo zpráva EDI 820 Remittance Advice pro upřesnění platby za poskytnuté zboží nebo služby. Další krok po EDI 997 závisí na tom, co přenos potvrzuje a zda jsou data přesně přijata.
Zapojení EDI 997 do vašeho podniku
Po převedení EDI 997 do formátu připraveného pro počítač převezme sekundární interní proces nový soubor s informacemi, které vznikly v EDI 997, a přesune jej do ERP nebo účetního systému příjemce. V této fázi transformace je nyní EDI 997 dokumentem, který může příjemce identifikovat a používat tak, jak zamýšlel odesílatel EDI 997.
Jste připraveni začít s EDI? Kontaktujte nás!