Hubgets

Efektivní obchodní komunikace je klíčová pro úspěch každé společnosti. Špatná komunikace je nejen frustrující v osobní rovině, ale může způsobit i obrovské finanční ztráty. Špatně interpretované zprávy, ztracené e-maily nebo špatné porozumění mohou způsobit zpoždění, neúspěšné projekty nebo ztrátu klientů. Proto je důležité, aby každý ve vaší společnosti zlepšil své komunikační dovednosti, zejména pokud je ve vedoucí pozici.

Shromáždili jsme malou sbírku tipů a technik, které můžete použít, abyste se stali lepšími komunikátory a pomohli své firmě k pokroku.

Zachovejte mlčení

Nejčastější chybou, které se v komunikaci každý dopouští, je příliš rychlá odpověď. Nejčastěji ukvapená odpověď konverzaci jen uškodí a vlastně nám zabrání dozvědět se více.

Mlčení po vyslechnutí výroku povzbuzuje druhou osobu, aby pokračovala a nabídla nám další informace. Ať už si vyslechnete sdělení, zprávu nebo jen vedete konverzaci, počkejte, až druhá osoba zhruba na 10 sekund zmlkne, a teprve poté odpovězte nebo položte doplňující otázky.

Pokládejte otázky

Pokládání otázek má v komunikaci dvě hlavní výhody: zaprvé nám pomáhá zjistit požadované informace a zadruhé dává druhé osobě najevo, že nás zajímá, co nám chce říct, což udržuje konverzaci v chodu.

Čím více otázek položíte, tím lépe porozumíte probíranému tématu. Manažeři a vedoucí týmů by navíc měli klást otázky s cílem otestovat úroveň porozumění, kterou mají jejich podřízení ohledně daného tématu. Otázky jsou motorem komunikace, proto se nikdy nebojte udržovat ho v chodu.

Poslouchejte aktivně

Slyšet slova vycházející z něčích úst není vždy totéž jako naslouchat. Naslouchání znamená zapojení a uznání. Přikyvování, opakování řečeného a kladení otázek, to vše jsou strategie aktivního naslouchání, které zlepšují kvalitu rozhovoru a zvyšují množství informací, které si zapamatujete. Nejčastějším příkladem je opakování jména osoby při jejím představování.

Při práci aktivní naslouchání zvyšuje množství detailů, které si zapamatujete, ukazuje zájem o druhou osobu a buduje spojení mezi zúčastněnými částmi.

Poskytování zpětné vazby

Téměř v každém pracovním prostředí je zpětná vazba důležitou součástí pracovního procesu. Znát názory druhých lidí, vyslechnout si jejich návrhy a na oplátku nabídnout své vlastní vede k pokroku a rozvoji. Poskytování i přijímání zpětné vazby však může být velmi křehkým komunikačním procesem.

Být upřímný je vždy důležité, ale způsob, jakým svůj názor sdělíte, může znamenat rozdíl mezi pozitivní a negativní zkušeností. Většina lidí je citlivá na kritiku a brutálně upřímný názor může být vnímán jako zlomyslný. Proto je vždy důležité formulovat svou zpětnou vazbu pozitivně, i když se jedná o kritiku. Položte doplňující otázky, abyste se ujistili, že jste všemu správně porozuměli, a pak nabídněte rady pro zlepšení, místo abyste práci druhých strhávali.

Projevte empatii

Pracovní prostředí může být velmi stresující a zdrcující, a právě proto je třeba projevovat si navzájem empatii. Empatická komunikace buduje důvěru mezi spolupracovníky a zároveň povzbuzuje lidi, aby ze sebe vydali to nejlepší, i když se to nezdá dost dobré.

Lidé s větší pravděpodobností vynaloží více úsilí, když mají pocit, že je jejich snaha oceňována, místo aby byla ignorována. Nikdo nemá rád, když se s ním zachází jako s robotem, od kterého se vždy očekává, že bude produktivní.

Praktikujte v práci empatii a sdílejte své pocity s kolegy v týmu. Nejčastěji si uvědomíte, že většina lidí sdílí podobné pocity a boje jako vy.

Zůstaňte nadšení

Zachování pozitivního přístupu je pro efektivní obchodní komunikaci vždy důležité. Úspěšná interakce se šéfy, kolegy z týmu nebo klienty vyžaduje vyjádření vysoké míry nadšení.

Důvodem, proč se obchodníci na klienty vždy usmívají, je to, že lidé jsou vnímavější a častěji reagují na pozitivní podněty.

Sledujte řeč svého těla

Nikdo nechce mluvit s někým, kdo neustále koulí očima, vzdychá, opírá si bradu v pěst nebo neustále kontroluje svůj chytrý telefon. To vše jsou známky toho, že vás nemůže méně zajímat, co má druhá osoba na srdci. Člověk nemusí být detektiv Lie to Me, aby si toho všiml. Místo toho se postavte tak, abyste působili pozorně, navázali oční kontakt, souhlasně přikývli nebo zavrtěli hlavou na znamení podpory.

Řeč těla je velkou součástí neverbální komunikace, která ukazuje, jak se během rozhovoru skutečně cítíte. Kromě toho také rozlišuje mezi někým, kdo je v pozici (slovní hříčka nezamýšlená) mocného a znalého, a někým, kdo diskutované věci příliš nerozumí.

Vytvářejte vazby

Pokud chcete, aby vás lidé skutečně poslouchali a rozuměli tomu, co říkáte, musíte dělat víc než jen mluvit. Musíte budovat vazby. Projevte zájem o partnera v rozhovoru a on vám to oplatí. Když budete vědět, s kým mluvíte, jaké je jeho zázemí a jaké jsou jeho zájmy, získáte jasnou představu o tom, jak přistupovat k jakémukoli tématu, abyste ho skutečně oslovili. Dobrý komunikátor zná své publikum a podle toho utváří své sdělení.

Stejně důležitá je i strategie navazování kontaktů. Budování kontaktů s dalšími odborníky by mělo být součástí kariérních plánů každého člověka.

Používejte správné nástroje pro efektivní obchodní komunikaci

V dnešní době jsou osobní interakce často nahrazovány digitální komunikací. Pro efektivitu komunikace je rozhodující kanál, který pro tento účel zvolíme. Zatímco starší generace stále dávají přednost starému dobrému e-mailu, mileniálové a lidé z generace Y jsou více nakloněni používání živého chatu.

Mnoho firem se proto při řešení svých každodenních komunikačních potřeb spoléhá na aplikace pro týmovou komunikaci, jako je například Hubgets. Kromě úspory času mají aplikace pro týmovou komunikaci i další velké výhody, například rovný přístup k informacím v reálném čase i pro budoucí použití, neovlivněný zeměpisnou polohou členů týmu. Obchodní komunikace nikdy nebyla efektivnější.

Moc je ve vašich rukou

Zlepšení kvality vaší komunikace nakonec vyžaduje změnu na osobní úrovni. Efektivní obchodní komunikace je důsledkem společného osobního úsilí všech zúčastněných stran.

Začněte v malém a pracujte na zlepšení vlastních komunikačních dovedností, nechte si ve firmě nabídnout školení o komunikaci pro všechny zaměstnance a podporujte kulturu upřímnosti, důvěry a spolupráce.