Ať už s podnikáním teprve začínáte, nebo už nějakou dobu podnikáte, vytvoření a udržování organizačního schématu firmy může být velmi užitečným způsobem, jak znázornit fungování vaší společnosti, a může být také použito k tomu, abyste ukázali, jak budete v budoucnu růst a měnit se.
Co je to organizační schéma malé firmy? Organizační schéma podniku, někdy také označované jako „organizační schéma podniku“, je vizuální znázornění struktury vašeho podniku – popisuje roli jednotlivých zaměstnanců a objasňuje, kdo je komu ve vaší společnosti podřízen. V mnoha případech spadá vypracování a aktualizace této tabulky do kompetence personálního oddělení vaší malé firmy, ale pokud v současné době nemáte samostatné oddělení lidských zdrojů (nebo i když ho máte), stojí za to pochopit, jak tyto tabulky fungují a jak je vytvořit.
V této příručce proto vysvětlíme, jak přesně vytvořit organizační schéma podniku ve čtyřech jednoduchých krocích – probereme různé typy schémat, z nichž si můžete vybrat, a také různé cíle, které byste měli při tvorbě organizačního schématu pro svou společnost zvážit.
Jak vytvořit organizační schéma podniku
Přestože pohled na příklady organizačních schémat podniku může být ohromující, vytvoření jednoho z těchto schémat pro vaši společnost lze rozdělit do čtyř jednoduchých kroků. Když budete postupovat krok za krokem, budete se moci rozhodnout, který typ schématu je pro vaši firmu nejvhodnější, a nakonec vytvořit tabulku (stejně jako mnoho dalších provozních dokumentů, které máte k dispozici), kterou lze využít v průběhu celého životního cyklu vaší firmy. S tímto vědomím začněme:
Krok 1: Rozhodněte se, jak strukturovat organizační schéma vašeho podniku.
Prvním krokem při vytváření organizačního schématu pro váš podnik je rozhodnutí, jaký typ schématu chcete použít. Obecně existují čtyři populární vzory, které připadají v úvahu, a vy si budete chtít vybrat ten, který nejlépe vyhovuje potřebám vašeho podniku.
Hierarchické organizační schéma podniku
Hierarchické schéma začíná na vrcholu podniku a postupuje směrem dolů po linii velení (jak vidíte níže). Svislá čára mezi jednotlivými osobami naznačuje, že zaměstnanec nahoře přímo řídí zaměstnance dole. Hierarchie také zobrazuje postranní vztahy, kdy jsou si dva lidé v rámci podniku rovni, ale přesto mohou spolupracovat nebo sdílet odpovědnost – tyto diagramy používají vodorovné čáry pro spojení postranních pracovníků. Zde uvedené organizační schéma podniku ukazuje, jak je společnost strukturována počínaje generálním ředitelem a pokračuje zbytkem společnosti.
Níže si můžete prohlédnout další příklad s podobnou strukturou, ale v grafickém formátu, který obsahuje obrázky:
Ve většině malých podniků se používá hierarchické organizační schéma, protože je to nejjednodušší možnost. Jak již bylo řečeno, tento typ organizační struktury podniku můžete použít i v případě, že máte jen několik jmen, která je třeba vyplnit – jak vaše firma roste, je snadné přidávat nové zaměstnance.
Funkční organizační schéma podniku
Další možností je zvážit funkční organizační schéma podniku, pokud je vaše firma dostatečně velká na to, abyste mohli zaměstnance rozdělit do oddělení. Tento typ schématu zobrazuje vedoucí jednotlivých oddělení a všechny osoby, které jsou jim podřízeny. Funkční schéma se zcela neliší od hierarchického schématu, ale má poněkud odlišný důraz na základě jednotlivých oddělení.
V níže uvedeném příkladu je v každém poli uveden fiktivní text, ale zde je uvedeno, co doporučujeme uvést u každé osoby. Stejné informace můžete použít ve všech organizačních schématech malých firem:
- Jméno zaměstnance (ponechte prázdné, pokud je pozice volná)
- Oddělení (prodejní, marketingové, účetní, provozní atd.)
- Pozice nebo pracovní název (obchodní zástupce, vedoucí pracovník, account manager)
- Popis povinností (měla by stačit stručná věta nebo dvě)
- Místo (pokud máte více než jednu kancelář)
- Kontaktní údaje (fyzická adresa, telefonní číslo nebo vnitřní linka, číslo služebního mobilního telefonu, pracovní e-mailová adresa)
- Foto (abyste se snadno poznali)
Jak vidíte, ačkoli je funkční organizační schéma malé firmy poměrně podobné hierarchické variantě, může být toto schéma užitečné pro rozlišení oddělení, což poskytuje větší přehled o fungování vaší společnosti tímto specifickým způsobem.
Matrixové organizační schéma podniku
Třetí možnost, nazývaná matrixové nebo multifunkční organizační schéma podniku, je užitečná, pokud pracovníci podléhají více nadřízeným. Stejně jako hierarchické grafy znázorňují maticová organizační schémata bezprostřední nadřízené vztahy mezi pracovníky, ale zobrazují také vedoucího projektu, týmu nebo oddělení, kterému pracovník podléhá. Jak vidíte v příkladu níže, plné čáry opět naznačují, že daná osoba je primárním nadřízeným osoby, která je pod ní. Přerušované čáry ukazují méně přímé, ale přesto důležité podřízené spojení.
Jak ukazuje toto organizační schéma od Project Management Institute, maticové organizační schéma malých firem často používají společnosti s projektovými manažery, kteří pracují v různých týmech. Stejně tak můžete zjistit, že společnosti založené na produktech, výzkumu a inženýrství častěji využívají tento typ diagramu pro znázornění své podnikové struktury.
Kruhové organizační schéma podniku
Nakonec poslední možností, kterou je třeba zvážit, je kruhové organizační schéma podniku. Kruhový diagram je stále oblíbenější, zejména mezi začínajícími malými podniky, které chtějí zavrhnout tradiční podnikovou hierarchii. Myšlenkou těchto diagramů (zobrazených níže) je, že všechny týmy – a zaměstnanci, kteří je tvoří – hrají ve firmě stejně důležitou roli.
Ačkoli tento příklad zobrazuje fiktivní text, můžete opět vidět, jak byste diagram doplnili na základě informací o vaší firmě. Každé oddělení tvoří paprsek kola a zaměstnanci v něm jsou uvedeni v každé části. Jak jsme uvedli výše, u každého zaměstnance byste vyplnili základní informace – jméno, pracovní pozici, stručný popis, kontaktní údaje atd.
Koneckonců tento první krok může zabrat čas – budete chtít zvážit, jak vaše firma existuje nyní a jak se chce rozvíjet – tak můžete určit, která z těchto čtyř možností organizační struktury bude pro znázornění struktury vaší firmy nejvhodnější.
Krok 2: Shromáždění informací o zaměstnancích a kategorizace údajů.
Jakmile se rozhodnete, jaký typ organizační struktury podniku použijete, bude zbytek tvorby organizační struktury poměrně jednoduchý.
V dalším kroku tedy budete chtít sepsat seznam všech zaměstnanců vaší společnosti a uvést o nich relevantní informace, které jsme zmínili výše.
Pokud jste zvolili hierarchický diagram, umístíte v seznamu jednotlivé osoby ve správném pořadí. Majitel firmy zaujímá první úroveň, všichni, kteří jsou mu přímo podřízeni, patří na druhou úroveň a odtud graf postupuje dále. Pokud jste zvolili funkční nebo kruhový diagram, uspořádáte seznam podle jednotlivých oddělení, jak je uvedeno v příkladech, které jsme vysvětlili výše. A konečně, pokud jste se rozhodli pro maticový organizační diagram malé firmy, nezapomeňte si poznamenat všechny vztahy nadřízených.
Krok 3: Rozhodněte se, jak dokončíte organizační diagram firmy.
Poté, co jste shromáždili všechny potřebné informace o zaměstnancích a roztřídili je podle typu diagramu, který jste si vybrali, budete chtít určit, jak diagram dokončíte. Jak jste viděli v našich příkladech výše, existují obrázky a šablony organizačních schémat malých firem, které si můžete stáhnout a upravit pomocí programu, jako je Adobe Photoshop.
Na druhou stranu se můžete rozhodnout vytvořit organizační schéma firmy v jednoduchém a spolehlivém programu, který již možná vlastníte, jako je Microsoft Office (Excel, Outlook, PowerPoint nebo Word) nebo Google Sheets. Máte také možnost zakoupit si šablonu od poskytovatele, jako je SmartDraw nebo Lucidchart. Abyste však svou investici využili co nejlépe, můžete zvážit nákup personálního nebo mzdového softwaru, který tuto funkci (kromě jiných funkcí) obsahuje. Jako příklad můžeme uvést platformu Gusto se vším všudy, která vám umožní vytvořit organizační schéma v rámci svého systému a také spravovat základní úkoly v oblasti mezd a lidských zdrojů.
Ačkoli technicky vzato byste mohli organizační schéma malé firmy nakreslit ručně, pokud použijete online šablonu nebo software, můžete svůj graf snadno upravovat s tím, jak se vaše firma rozšiřuje a mění se počet zaměstnanců.
Krok 4: Vyplňte organizační schéma podniku a bezpečně jej založte.
Když si konečně vyberete, jakým způsobem organizační schéma vyplníte, budete připraveni jej skutečně vyplnit.
S pomocí údajů, které jste shromáždili, vyplníte jednotlivá pole nebo větve schématu, které jste si vybrali. Pokud je váš diagram hierarchický, opět začnete majitelem nebo generálním ředitelem firmy nahoře. Poté vytvoříte políčko pod majitelem pro každou osobu, která je bezprostředně podřízená, a nakreslíte plnou svislou čáru dolů od majitele ke každému z těchto podřízených. V tomto postupu budete pokračovat pro každou úroveň v řetězci velení společnosti a budete postupovat po firemním žebříčku dolů, dokud do grafu neumístíte každého zaměstnance.
Pokud je váš graf funkčním návrhem, vyplníte primární pole informacemi pro vedoucí jednotlivých oddělení a zbývající pole informacemi pro každou osobu, kterou přímo řídí. Stejně budete postupovat i u maticového grafu – u tohoto grafu však nezapomeňte zahrnout vedlejší vedoucí pracovníky po stranách každého oddělení a mezi políčky udělejte přerušované čáry (nebo jiné rozlišení), které budou znázorňovat tyto další vztahy nadřízenosti.
Nakonec u kruhového diagramu přidáte informační zaměstnance a povinnosti každého oddělení do odpovídajícího koláčového dílku a váš diagram je kompletní.
Jakmile dokončíte organizační diagram malé firmy, budete se chtít ujistit, že jste jej uložili na bezpečné místo – pokud nepoužíváte personální software nebo jiný program, který umožňuje jeho uložení v rámci tohoto systému. Organizační schéma budete chtít mít po ruce, abyste ho mohli aktualizovat podle toho, jak vaše firma roste a mění se.
V souladu s tím je také užitečné uložit kopii organizačního schématu na sdíleném firemním serveru, disku nebo zaměstnaneckém portálu, aby ho všichni ve vaší firmě mohli vidět (ale ne měnit) – všichni ve vaší organizaci tak mohou pochopit, jak je firma strukturovaná, a v případě potřeby se k němu vrátit.
Šablony organizačních schémat malých firem
Pokud nejste připraveni investovat do softwarové platformy pro vytvoření schématu, možná vás bude zajímat prozkoumání různých šablon organizačních schémat malých firem. Jak jsme již zmínili, existují známá řešení, například Microsoft Office, která nabízejí šablony organizačních schémat, jež si můžete stáhnout a použít pro své podnikání. Podívejme se na několik příkladů:
- Microsoft Office: V sekci šablon na webových stránkách Office najdete různé bezplatné šablony podnikových organizačních schémat, které si můžete zdarma stáhnout a přizpůsobit v aplikaci PowerPoint, Word nebo Excel. Pro jednoduchou variantu hierarchického schématu můžete začít s tímto „Minimálním organizačním schématem“
- 24Slides: Mezi dalšími možnostmi šablon pro firmy nabízí společnost 24Slides bezplatné šablony organizačních schémat malých firem, které můžete kopírovat a upravovat v aplikaci Google Slides. Nabízejí také tyto šablony v různých typech včetně klasického hierarchického diagramu a také kruhového diagramu.
- Canva:
- Vizzlo: Platforma pro úpravu obrázků a grafiky Canva umožňuje pomocí svého systému navrhnout a přizpůsobit vlastní organizační schéma podniku (zdarma, stačí si jen zaregistrovat účet).
- Vizzlo: Vizzlo je platforma pro úpravu obrázků a grafiky: Vizzlo sice nabízí placené plány, ale v bezplatné verzi máte přístup k více než 100 různým typům schémat, včetně šablon organizačních schémat malých firem. Navíc máte možnost upravit šablonu v rámci Vizzlo nebo vytvořit diagram přímo v aplikaci PowerPoint nebo Google Slides pomocí integrace s Vizzlo.
Jedná se samozřejmě pouze o několik možností – existuje mnoho dalších šablon a příkladů, které můžete najít vyhledáváním a procházením online.
Přínosy organizační struktury podniku
Jak jsme si ukázali prostřednictvím našeho průvodce ve čtyřech krocích, vytvoření organizační struktury podniku může být poměrně přímočarý a jednoduchý proces. Pokud však teprve začínáte nebo nemáte specializovaného zaměstnance či oddělení, které by na tvorbě tohoto grafu pracovalo, možná si kladete otázku, zda organizační schéma skutečně potřebujete. Rozhodnutí je nakonec na vás – ale za tímto účelem stojí za to zdůraznit některé výhody jednoho z těchto diagramů a důvody, proč mohou být pro vaši malou firmu tak užitečné.
Ujasněte si strukturu řízení
Pokud s podnikáním teprve začínáte, proces nutný k sestavení organizačního schématu firmy vás nutí oficiálně rozdělit úkoly a konkretizovat role jednotlivých osob a účel jednotlivých oddělení ve vašem podniku. Vyhnete se tak pozdějším zmatkům, až se vaše firma rozroste. Organizační schéma podniku můžete samozřejmě vždy později restrukturalizovat – pokud však již na začátku nastíníte očekávání pro jednotlivé pozice, jste v podnikatelském procesu o krok napřed.
Na druhou stranu, pokud je váš podnik již zavedenější, pomůže organizační schéma podniku novým i stávajícím zaměstnancům pochopit, kam v rámci podniku patří, což objasní případné otázky týkající se hierarchie řízení. Tato transparentnost šetří čas a zvyšuje efektivitu, protože pracovníci mohou nahlédnout do organizačního schématu a přesně určit, na koho se obrátit, když se setkají s daným problémem. Navíc, pokud je organizační schéma vaší firmy dobře strukturované, vaši zaměstnanci již budou znát nejen jméno příslušné osoby, se kterou se mají poradit, ale také to, jakou pozici zastává a jaké povinnosti zastřešuje.
Zvýšení efektivity provozu
Další výhodou vytvoření a udržování organizačního schématu malé firmy je, že tímto způsobem můžete prozkoumat současnou strukturu vaší firmy a odhalit potenciální způsoby jejího zlepšení. Mají někteří zaměstnanci na starosti příliš mnoho úkolů a jiní příliš málo? Nedochází ke zbytečnému překrývání jednotlivých pracovníků? Dochází k tomu, že některé povinnosti propadají? Měli byste provést reorganizaci, abyste těmto potřebám vyhověli, najmout další pracovníky, nebo případně tyto úkoly dokonce zadat externím dodavatelům? Možná zjistíte, že můžete lépe využít pracovníky, které již máte, a tím zvýšit produktivitu.
Organizační schéma podniku může také zlepšit komunikaci napříč firmou, což vede k efektivnějšímu řízení projektů. Je snazší plnit úkoly, které zahrnují více pracovníků nebo týmů, když je jasná struktura podřízenosti a každý ví, s kým má o čem mluvit.
Demonstrace současného úspěchu
I když si myslíte, že by vašemu podnikání organizační schéma neprospělo, můžete zjistit, že potenciální věřitelé ho chtějí vidět, když žádáte o financování. Podobně jako u podnikatelského plánu chtějí mít banky, instituce jako SBA a potenciální investoři jistotu, že jste pečlivě zvážili strukturu svého podniku, protože taková příprava je často ukazatelem budoucího úspěchu.
Jako finanční profesionálové se také budou chtít ujistit, že vámi zvolený způsob organizace podnikání je takový, o kterém se domnívají, že bude pravděpodobně prosperovat – abyste mohli včas splácet potenciální podnikatelský úvěr.
Ulehčuje plánování budoucnosti
Nakonec vám organizační schéma malého podniku může pomoci připravit se na vývoj a rozšíření vašeho podniku. V tomto duchu bychom vám doporučili vytvořit dvě verze organizačního schématu: jednu, která odráží současnou strukturu vaší společnosti, a druhou, která ukazuje vaše cíle v oblasti růstu. Můžete dokonce zvážit další schémata, která naznačují, jak byste se mohli reorganizovat, pokud by došlo k neočekávaným změnám, jako je snížení finančních prostředků nebo náhlý odchod klíčového zaměstnance.
Vaše druhé organizační schéma firmy bude samozřejmě obsahovat spoustu prázdných míst – prostor pro všechny pozice, které byste chtěli v budoucnu obsadit při realizaci strategií růstu firmy. Takto můžete pomocí organizační schématu najít případné mezery, které existují ve vašem současném personálním obsazení, a budete mít zabudovaný plán pro budoucí najímání zaměstnanců.
Podtrženo a sečteno
V konečném důsledku může být věnování času plánování a vytvoření organizačního schématu firmy pro vaši malou firmu velmi přínosné – nyní i v budoucnu. Ať už si toto schéma vytvoříte sami, nebo na něm budete spolupracovat se svým týmem, můžete postupovat podle našich čtyř jednoduchých kroků a dokončit tento proces relativně rychle a snadno.
Pokud již využíváte mzdový nebo personální software, můžete se navíc podívat, zda vaše platforma již obsahuje nástroj pro tvorbu organizační struktury. Pokud ne, můžete se rozhodnout použít některou ze šablon, o kterých jsme zde hovořili. Na druhou stranu, pokud HR nebo mzdový software nemáte, můžete zvážit prozkoumání některé z nejlepších možností – Gusto, Zenefits atd. – protože kterékoli z těchto řešení vám nejen umožní vytvořit organizační schéma malé firmy, ale také vám pomůže efektivně a účinně důležitou součást každodenní činnosti.
.