Je rok 2020, takže bychom všichni měli umět psát e-maily, že?
Ale vzhledem k tomu, že mnozí z nás hojně využívají e-mail k práci, určitě se najdou věci, které se objeví v našich e-mailových schránkách a rozčilují nás.
Abyste zjistili, jaká jsou ta nejlepší e-mailová & DON’T a která klišé nás naplňují vztekem, provedla společnost Perkbox Insights průzkum mezi 1 928 lidmi.
Mezi hlavní zjištění patří:
- Podle pracující veřejnosti začíná dokonalý pracovní e-mail slovy „Ahoj“ a končí slovy „S pozdravem“.
- „Jen tak do smyčky…“ a „Podle mého posledního e-mailu“ jsou hodnocena jako nejotravnější e-mailová klišé.
- Nejhorší pracovní e-mailové podpisy jsou „s láskou“, „srdečně“, „na zdraví“ a „nejlepší“.
- „Ahoj“, „Šťastný pátek“ a „Komu se to týká“ jsou nejhoršími způsoby, jak začít e-mail.
- Používání velkých písmen, polibků a emotikonů jsou největšími DON’T e-mailů.
- Obrovských 16 % respondentů si myslí, že v pracovním e-mailu není nikdy přijatelné použít vykřičník, zatímco 48 % tvrdí, že můžete použít jen jeden.
Může být rok 2020, ale e-mail není mrtvý – 73 % respondentů tvrdí, že e-mail je jejich preferovanou metodou komunikace v práci
Ačkoli se může zdát, že ostatní metody jsou stále na vzestupu – starý dobrý e-mail je stále nejoblíbenější metodou pracovní komunikace. Téměř ¾ lidí tvrdí, že je to jejich preferovaná metoda, na druhém místě je osobní komunikace s 50 %.
Třetí nejoblíbenější platformou je telefon – třetina lidí uvádí, že je to jejich preferovaná metoda, a překvapivě jen 16 % lidí uvádí instant messaging.
A jen 8 % lidí si myslí, že textové zprávy jsou vhodné pro pracovní účely, spolu s 3 % lidí, kteří pro práci používají sociální sítě.
Většina dospělých stráví kontrolou e-mailů 1 až 2 hodiny denně
1 z 5 stráví ve své e-mailové schránce 1 až 2 hodiny pracovního dne, 16 % 2 až 3 hodiny, zatímco šokujících 15 % stráví kontrolou a odesíláním e-mailů více než 5 hodin denně.
Nejenže v práci posíláme hodně e-mailů, ale 31 % kontroluje své e-maily mimo práci „každých několik hodin“, zatímco 8 % kontroluje „každou hodinu“ a dalších 8 % tak činí „neustále“.
Všechen ten čas v našich e-mailových schránkách znamená, že nám určitě leze na nervy několik věcí…
Dokonalý pracovní e-mail začíná slovy „Ahoj“ a končí slovy „S pozdravem“
Když jsme se respondentů ptali, jaký pozdrav je podle nich nejlepší pro pracovní e-mail, šli jsme jednoduchou cestou. Na prvním místě nejlepších pozdravů se umístilo ‚Ahoj‘, na druhém místě ‚Dobré ráno a Dobré odpoledne‘.
Pět nejlepších pozdravů pro pracovní e-mail:
- Ahoj – 49 %
- Dobré ráno / odpoledne – 48 %
- Ahoj – 21 %
- Dobrý den – 20 %
- Šťastný ! např. šťastný pátek! – 7%
A teď to nejhorší
Vypadá to, že žádný pozdrav je velké ne – 53 % respondentů uvedlo, že nepozdravení příjemce je nejhorší způsob, jak začít e-mail. Následuje neosobní pozdrav „Komukoli, koho se to týká“, jehož použití považuje za nepřijatelné 37 % respondentů, na třetím místě je přátelské „Ahoj“ (28 %).
Pět nejhorších pozdravů pro pracovní e-mail:
- Žádný pozdrav – 53 %
- Komukoli, koho se to týká – 37 %
- Ahoj – 28 %
- Šťastný ! Např. šťastný pátek – 23%
- Pozdravy – 22%
„S pozdravem“, „Díky“ a „S pozdravem“ jsou nejlepší způsoby, jak ukončit e-mail
Vypadá to, že i když „S pozdravem“ může dostat nějakou ránu, stále je považováno za nejlepší způsob, jak podepsat e-mail, přičemž 69 % hlasujících ho zařadilo na první místo. Na třetím místě následovalo „S pozdravem“, které 31 % respondentů označilo za nejlepší pozdrav a na druhém místě mu chybělo „Díky“ nebo „Ještě jednou díky“.
Pět nejlepších způsobů, jak se podepsat pod e-mail:
- Srdečný pozdrav – 69 %
- Díky nebo Ještě jednou díky – 46 %
- Pozdrav – 31 %
- Předem děkuji – 21 %
- Nejlepší přání – 20 %
„S láskou“, ‚srdečně‘ a ‚na zdraví‘ jsou hodnoceny jako nejhorší způsob podepsání e-mailu
Překvapivě pro pracoviště je jako nejhorší způsob podepsání e-mailu hodnoceno ‚s láskou‘ (57 %) a těsně za ním ‚srdečně‘ (31 %).
Dalšími způsoby podepisování, které jsou hodnoceny jako nevhodné, jsou „Na zdraví“, u kterého více než čtvrtina (26 %) uvedla, že by se nemělo používat v pracovním e-mailu, a dále se na seznamu objevilo „S pozdravem“ (24 %) a „Nejlepší“ (12 %).
I když si z tohoto seznamu možná nebudete chtít vybrat ani jeden, raději se ujistěte, že své e-maily podepisujete. neuvěřitelných 44 % lidí uvádí, že „bez podpisu“ je nejhorší.
Žebříček 10 nejhorších způsobů podepisování e-mailů:
- Láska – 57 %
- Žádné odhlášení – 44 %
- Vřele – 31 %
- Přání – 26 %
- Vaše opravdu – 24 %
- Věrně – 18%
- Brzy se uvidíme – 14%
- Srdečně – 12%
- Nejlepší – 12%
- Všechno nejlepší – 9%
Takže teď už víme, jak nejlépe začít a ukončit e-mail, Co nám zvedá záda uvnitř e-mailu? Zeptali jsme se respondentů na e-mailová klišé, která prostě nemohou vystát.
Tady jsou některá, na která si dejte pozor, abyste ve svém příštím e-mailu nikoho nenaštvali…
„Jen tak do smyčky…“ a „Podle mého posledního e-mailu“ jsou nejotravnější e-mailová klišé
Někdy si prostě nemůžete pomoct, abyste nepoužili nějaké klišé, ale jsou i taková, kterým byste se měli opravdu vyhnout. Zvláště pokud chcete být nakloněni respondentům.
Nejnenáviděnějším e-mailovým klišé je „Jen tak do smyčky…“ – 37 % respondentů uvedlo, že je tato fráze v e-mailu otravuje.
Podíváme-li se na zbytek seznamu otravných klišé, 3 z 5 nejčastějších se týkají návaznosti na něco, co bylo zmíněno v předchozím e-mailu. Třetina z nich nemá ráda frázi „podle mého posledního e-mailu“, následovanou frází „nějaké novinky v této věci?“. (24 %) a „Jen se hlásím“ (19 %). Zdá se, že nemáme rádi, když nás někdo vyzývá k odpovědi…
Nejotravnější e-mailová klišé:
- „Jen smyčka…“ – 37 %
- „Podle mého posledního e-mailu“ – 33 %
- „Nějaké aktualizace k tomu?‘ – 24%
- ‚Jen se hlásím‘ – 19%
- ‚Potvrzuji přijetí‘ / ‚potvrzuji, že jsem to obdržel‘ – 16%
- ‚Podle našeho rozhovoru‘ – 15%
- „Prosím o radu“ – 8%
- „Předem děkuji“ – 7%
- „Doufám, že se máte dobře“ – 6%
Používání velkých písmen, polibků a označování lidí, kteří se na tom nemusí podílet, jsou nejotravnější věci, které můžete v e-mailu udělat
Zjistili jsme také největší e-mailová faux-pas, možná byste měli přehodnotit, zda některou z nich děláte.
- Používání velkých písmen pro celá slova nebo věty – 67 %
- Používání křížků nebo „x“ – 65 %
- Křížkování lidí, kteří nemusí být zapojeni – 63 %
- Používání slangu, např. „OMG“ – 53 %
- Používání příliš mnoha vykřičníků – 52 %
- Posílání e-mailů bez korektury – 50 %
- Posílání velmi dlouhých e-mailů – 29 %
- Používání emotikonů – 29 %
- Nepodepsání e-mailu – 23 %
- Dvojí se e-mailů – 22 %
- Používání smajlíků – 22 %
- Používání barevného písma – 21 %
16 % si myslí, že v pracovním e-mailu není nikdy přijatelné použít vykřičník
Hlouběji se ponoříme do úvah kolem vykřičníků, ukázalo se, že méně je v tomto ohledu více.
Obrovských 16 % respondentů si myslí, že v pracovním e-mailu není nikdy přijatelné použít vykřičník, zatímco 48 % si myslí, že přijatelný je pouze 1 vykřičník, a jen 24 % by sáhlo po 2 vykřičnících
.