Odddíl 3. Metody kontaktování potenciálních účastníků

autor:

Zjistěte, jak určit, které metody kontaktování potenciálních rekrutů fungují nejlépe.

Nadešel čas, abyste oslovili potenciální členy – abyste uvedli svůj seznam kontaktů do praxe (jak vytvořit seznam kontaktů, viz Identifikace potenciálních členů ve všech sektorech komunity). Nyní byste měli být schopni vzít všechna jména, která jste trpělivě a systematicky shromažďovali z různých sektorů komunity, a začít navazovat skutečné členské kontakty.

Jste připraveni? Možná jste připraveni tak, jak ještě nikdy nebudete. Právě se chystáme začít. Nejdříve však trochu souvislostí.

Proč je důležité kontaktovat potenciální účastníky?“

Je důležité kontaktovat nové členy jednoduše proto, že obvykle neprojdou dveřmi nebo se neobjeví bez pozvání, i když i to se může stát. Obvykle za vámi nepřijdou. Budete muset jít vy za nimi. Jednoduše řečeno, většinu nových členů pro vaši skupinu nebo organizaci bude třeba získat. Hlavní otázka v této části zní: „Jak je mám rekrutovat?“

Vlastně jsou zde dvě samostatné otázky. Jedna se týká způsobu vašeho kontaktování. To znamená, jakou formu nebo přístup byste měli použít ke kontaktování a náboru nových členů? A druhá se týká obsahu vašeho kontaktu. To znamená, jaké body by mělo vaše sdělení obsahovat? Věnujme se postupně těmto dvěma otázkám:

Jaké jsou metody kontaktování potenciálních členů?

Při kontaktování členů máte na výběr nejméně ze tří základních metod:

  • Můžete se s nimi setkat osobně
  • Můžete jim zavolat telefonem
  • Můžete jim napsat dopis

Existují i další metody – můžete jim poslat fax nebo e-mailovou zprávu. Můžete poslat informační list, leták nebo brožuru. Prozatím se však zaměříme na tři výše uvedené hlavní metody.

Jakou metodu byste měli použít pro kontaktování potenciálních členů?

Každá metoda má své výhody a také některé nevýhody. Zde uvádíme, co máme na mysli:

Osobní kontakt

Naše zkušenost je taková, že osobní kontakt funguje nejlépe. Potvrzují to i výsledky výzkumů. Čím osobnější kontakt, tím větší pravděpodobnost úspěchu. Osobní setkání má větší pravděpodobnost úspěchu než telefonát a telefonát má větší pravděpodobnost produktivity než dopis.

Znamená to, že byste měli v každém jednotlivém případě navázat osobní kontakt? Ne nutně. Je to proto, že:

  • Osobní kontakt, zejména kontakt tváří v tvář, vyžaduje čas. Předpokládejme, že chcete mít schůzku: nějaký čas zabere domluvit schůzku (za předpokladu, že si ji domlouváte předem), nějaký čas zabere cesta na schůzku a nějaký čas zabere setkání. Možná prostě nemáte tolik času, který byste mohli věnovat každému potenciálnímu členovi.
  • Osobní kontakt není vždy možný. Osoba, se kterou se chcete setkat, nemusí být k dispozici, aby se s vámi setkala, nebo upřímně řečeno nemusí mít zájem se s vámi setkat. To platí zejména v případě, že váš potenciální člen zastává vysoce viditelnou nebo důležitou funkci, a pokud je vaše skupina v komunitě málo viditelná nebo ji váš cíl nezná.
  • Osobní kontakt může být méně nutný, pokud žádáte cílovou osobu o něco malého – například o souhlas s tím, aby byla uvedena jako sponzor, nebo o malý příspěvek. To jsou spíše „pasivní“ než „aktivní“ formy členství. Čím menší je žádost nebo čím méně se týká, tím méně intenzivní musí být kontakt.

Telefonní kontakt

Telefon je rychlý a snadný. Sedm číslic vytočíte za méně než pět sekund. Vy (a váš potenciální člen) nemusíte cestovat – můžete sedět přímo tam, kde jste. Můžete vést oboustranný dialog stejně jako při osobním setkání. Můžete naslouchat a reagovat na emocionální tón, nejen na slovní obsah, tím, že vnímáte změny ve výšce hlasu a skloňování. A můžete rychle vyřídit své záležitosti.

To vše jsou hlavní výhody. Ale:

  • Může být obtížné oslovit cílovou osobu. V mnoha prostředích je šance, že se spojíte na první pokus, malá. Když voláte, váš potenciální člen bude pravděpodobně– „na schůzce…“, „na obědě…“, „na jiné lince…“, „mimo stůl…“, „mimo kancelář…“, „na dovolené….“ nebo „právě vyšel z moment….“. To je moderní skutečnost. Volající tedy musí být připraven na jedno nebo více kol zmeškaných spojení a možnou mírnou vzájemnou rozmrzelost, než dojde ke kontaktu.
  • Když se spojíte, cílová osoba nemusí vašemu hovoru věnovat stejnou pozornost a pozornost jako při osobním setkání. Může být nepřipraven naslouchat nebo rozptýlen jinými událostmi doma či v kanceláři (uzávěrka projektu; pláč dítěte). Někdy – což je další fakt života – vás může nechat čekat, protože přicházejí jiné hovory.
  • Telefonní hovor obvykle nedokáže vybudovat tak silné spojení jako osobní schůzka. Členství vzniká na základě navázaných kontaktů a budování kontaktů vyžaduje čas. Schůzky tento čas umožňují, telefonáty obvykle ne. Některé neverbální informace – výraz obličeje, řeč těla – se po telefonu také ztrácejí, což může rozvoj vztahu ještě více omezit.

Kontakty prostřednictvím dopisu

Na druhou stranu mají kontakty prostřednictvím dopisu a tisku zřetelné výhody. Napsání dobrého dopisu pro nábor členů sice zabere čas, ale někdy může vyjádřit to, co chcete říci, lépe než řeč (protože jste věnovali čas jeho napsání). A jakmile je dopis napsán, lze jeho základní obsah používat opakovaně. Za krátkou dobu tak můžete vygenerovat velké množství dopisů. A z pohledu příjemce si dopis může ve volném čase přečíst a uschovat si ho pro budoucí použití.

Na druhou stranu:

  • Ani ty nejlepší dopisy nejsou tak osobní jako telefonický hovor nebo schůzka.
  • Neexistuje zde oboustranný dialog.
  • Je zde méně příležitostí reagovat na individuální problémy a rozvíjet vztah
  • A (šokující pravda) některé dopisy nejsou vůbec otevřeny.

Každý z těchto způsobů kontaktu má tedy pozitivní i negativní vlastnosti. Dobře, ale jak tento problém vyřešit? Chcete se pustit do práce. Jakou metodu byste měli ve své situaci zvolit právě teď?“

Rádi bychom vám poskytli univerzální odpověď. Ale ve skutečnosti se domníváme, že žádná taková neexistuje. Místo toho odpověď na tuto otázku závisí na vaší situaci.

Faktory vašeho rozhodování

Obecně je nejlepší osobní kontakt, ostatní věci jsou stejné, ale ostatní věci nejsou vždy stejné. Zde je však několik situací, kdy byste opravdu mohli chtít vynaložit úsilí na osobní kontakt a na osobní setkání:

  • Když máte malý počet lidí k náboru
  • Když máte velký počet lidí k náboru (Tuto práci nemusíte dělat sami.)
  • Když máte k dispozici čas na navazování kontaktů
  • Když by osoba, kterou verbujete, byla pro vaši skupinu zvláště důležitým členem
  • Když je osoba, kterou verbujete, zvláště vlivným členem komunity
  • Když osoba, kterou verbujete, nezná vás ani vaši skupinu příliš dobře

V těchto případech může být nejlepší volbou telefonický kontakt:

  • Když potenciální člen není k dispozici (nebo je nepravděpodobné, že bude k dispozici) pro setkání
  • Když je potenciální člen relativně snadno dosažitelný po telefonu
  • Když se vy a potenciální člen již znáte
  • Když je předkládaná žádost relativně jednoduchá
  • Když vám osobně vyhovuje mluvit s ostatními po telefonu

A, jako alternativu k telefonu zde uvádíme případy, kdy lze důrazně zvážit zaslání dopisu:

  • Když máte poměrně velký počet členů k náboru
  • Když jste jedinou osobou, která je k dispozici pro tuto práci
  • Když je váš vlastní čas (a čas vaší skupiny) velmi omezený
  • Když je méně důležité, kdo v konkrétně noví členové jsou
  • Když je potenciální člen již obeznámen s vámi nebo vaší skupinou
  • Když jste vytvořili (nebo dostali k dispozici) vynikající seznam adresátů

Zkusme si tyto zásady ilustrovat na několika příkladech, s některými navrhovanými doporučeními:

Příklad Doporučení
Vaše skupina chce přijmout místní legislativu. Na vaší straně je člen městské rady Tady je vlivný člen. Setkejte se s radním osobně.
Chcete, aby se k vám na setkání sousedů připojilo 50 obyvatel. Nemělo by být příliš těžké je oslovit. Zavolejte jim večer domů (můžete jim také poslat letáky ke dveřím).
Potřebujete 200 nových členů v příštích několika měsících, z nichž každý pošle šek. Každý šek je vítán. Najděte si dobrý seznam adresátů. Začněte s dopisem.
Chcete vytvořit poradní sbor pro místní zdravotní kliniku. Co si o tom myslíte?

A co specifika vaší vlastní situace nyní? Jaká volba metody by pro vás byla nejlepší?

Kombinace různých metod

V tuto chvíli máme dobré zprávy (doufáme). Je možné tyto různé metody kontaktu kombinovat dohromady. Můžete například…

  • Zavolat, pak napsat
  • Zavolat, pak domluvit schůzku
  • Napsat, pak zavolat
  • Napsat, pak domluvit schůzku

A abychom tento bod rozšířili, můžete přidat i třetí fázi. To znamená, že můžete zavolat poté, co jste poslali dopis, nebo napsat poté, co jste se sešli. Jinými slovy,

  • zavolat, napsat, zavolat, nebo
  • zavolat, sejít se, napsat

Mnoho dalších variant je možných, ale tyto prozatím stačí (nechceme, aby se věci příliš komplikovaly).

V mnoha případech je dobré metody kombinovat. Výše uvedený příklad poradního sboru zdravotní kliniky je skvělým příkladem. Je to důležitý úkol; stojí za to věnovat mu čas. Pokud vám to tedy váš vlastní čas dovolí, chcete zavolat (nebo napsat) potenciálním členům a domluvit si schůzku; nebo (jako méně intenzivní alternativu) napište a pak zavolejte. V obou případech můžete navázat dalším telefonátem nebo dopisem.

Přesná diskuse o přesném sledu událostí přesahuje rámec tohoto modulu. Hlavní však je, že je možné a často i žádoucí kombinovat různé metody, když žádáte členy o vstup do skupiny. Každá metoda může podpořit silné stránky té druhé a stavět na nich. V mnoha situacích se vám použití promyšlené kombinace metod může vyplatit.

Přizpůsobení metody situaci

Tuto část zakončíme dalšími užitečnými zprávami. Nemusíte se stále držet jediné metody. Vaše strategie se může lišit: pro některé lidi můžete použít jednu metodu kontaktu a pro jiné jinou. Přísloví říká: „Různý úder pro různé lidi“. Je to pravda.

Takže prezidenta banky by bylo nejlepší oslovit na plánované schůzce, tváří v tvář. Ministra by bylo možné vyhledat pouze telefonicky, v neděli odpoledne, po kázání. Někdo, kdo je často na cestách, by mohl věnovat zvláštní pozornost poště (pokud nechcete zkusit nábor přes mobilní telefon), zatímco majitel obchodu by mohl být nejdostupnější tehdy a tehdy, v obchodě. Všichni tito lidé jsou k dispozici, ale snadněji určitými způsoby. Pokud vás zajímá perspektiva X, vaším úkolem jako náboráře je položit si otázku: „Jak mohu nejlépe kontaktovat právě tuto osobu?“

Využití náhody

Než skončíme, je třeba uvést ještě jeden přístup ke kontaktům. Je třeba se o něm zmínit, i když to není zrovna „metoda“. Budeme mu říkat „náhoda. “

Na potenciálního člena můžete narazit na poště nebo na fotbalovém zápase. Téhož prezidenta banky můžete potkat při vyzvedávání novin nebo v kostele. Pokud není nemístné je oslovit – a možná není -, využijte těchto náhodných příležitostí. Při neplánovaných setkáních, kdy lidé nikam nespěchají, se mnoho lidí projeví jako přirozené a vstřícné já. A mohou být vnímavější k tomu, co jim chcete sdělit.

Dobrá práce s komunitou znamená být připraven využít každou příležitost, která se vám naskytne, ať už náhodou, nebo záměrně.

Shrnutí

Setkání, telefonáty a dopisy lze považovat jen za součást celkové strategie členství, přičemž každý z nich je třeba použít podle potřeby. Pokud existuje několik dobrých metod, proč se omezovat pouze na jednu?“

Ale jakmile jste se rozhodli pro jednu nebo více metod, jak je realizovat? To je tématem našich dalších dvou kapitol!

Napsat komentář