Svůj malý podnik znáte jako své boty. Věnovali jste hodiny jejímu uspořádání a organizaci, ale máte stejný pocit ze své rozvahy?“
Nedávný průzkum zjistil, že 40 % majitelů malých firem stráví vedením účetnictví nejméně 80 hodin ročně. Pokud lépe pochopíte, jak je vaše rozvaha uspořádána, můžete své účetnictví bleskově zpracovat efektivnějším tempem. Nejprve však musíte porozumět jednotlivým účtům v rozvaze.
Co jsou to rozvahové účty?“
Jako majitelé malé firmy jste pravděpodobně obeznámeni s používáním složek – a možná i kartoték – k udržování pořádku v dokumentech. Vaše rozvaha používá podobný systém, jen místo složek je rozdělena podle účtů.
Vaše rozvahové účty zahrnují:
- Peněžní prostředky. Jedná se o hotovost, kterou získáváte při běžných transakcích ve vaší firmě. Například když prodáte zásoby a obdržíte platbu, je to zdokumentováno na účtu peněžních prostředků. Účet peněžních prostředků bude v rozvaze uveden jako krátkodobý nebo oběžný majetek.
- Vklady. Jako malá firma jste možná již někdy ukládali zálohy. Děláte to tehdy, když někomu jinému dáváte peníze do úschovy proti budoucím poplatkům. Tyto zálohy se často označují jako „Pohledávky ze zajišťovacích vkladů“. Jistotní vklady jsou ve vaší rozvaze považovány za oběžná aktiva.
- Nehmotný majetek. Jedná se o nehmotná aktiva. Běžným příkladem jsou patenty, autorská práva, seznamy zákazníků, literární díla a vysílací práva. V rozvaze se uvádějí jako oběžná aktiva.
- Krátkodobé investice. Tyto investice se přemění na hotovost do jednoho roku. Jsou rovněž zaznamenány v části oběžných aktiv vaší rozvahy.
- Pohledávky. Jedná se o peníze, které vám dluží vaši zákazníci za výrobky nebo služby, které obdrželi, ale ještě za ně nezaplatili. Ty jsou ve vaší rozvaze dokumentovány jako aktiva.
- Náklady příštích období. Zahrnují transakce, za které byly provedeny platby předem. Například můžete zaplatit nájemné za komerční prostory dříve, než je začnete využívat. Tato transakce, stejně jako vaše ostatní náklady příštích období, by byla zaznamenána jako aktivum ve vaší rozvaze.
- Dlouhodobé investice. Jedná se typicky o investice, které se do jednoho roku nepřemění na hotovost. Mohou zahrnovat akcie, dluhopisy, nemovitosti a někdy i hotovost. Vaše dlouhodobé investice se zaznamenávají na straně aktiv rozvahy.
- Závazky. Jedná se o částku peněz, kterou dlužíte dodavatelům nebo věřitelům. Vaše závazky jsou účty krátkodobých závazků ve vaší rozvaze.
- Náklady příštích období. Mohou zahrnovat mzdy, úroky, služby, opravy, prémie a daně. Jsou považovány za účty závazků.
- Kreditní karta. Pokud máte kreditní kartu jen pro svou malou firmu, nejste sami. Jedná se o běžnou praxi. Nákupy uskutečněné kreditní kartou jsou ve vaší rozvaze evidovány jako účty pasiv.
- Krátkodobé dluhy. Tento účet se vykazuje v části krátkodobých závazků vaší rozvahy. Zahrnuje všechny dluhy, které jsou splatné do jednoho roku. Příkladem krátkodobého dluhu jsou daně ze mzdy.
- Dlouhodobý dluh. Jedná se o dluh, který nebude splatný do jednoho roku. Příkladem jsou splatné dluhopisy, dlouhodobé půjčky, závazky z leasingu nebo konvertibilní dluhopisy. Zaznamenávají se v části pasiv rozvahy.
- Vlastní kapitál. Vlastní kapitál je samostatnou částí rozvahy. Tento oddíl obsahuje nominální hodnotu akcií, částky splacené do kapitálu a váš nerozdělený zisk.
Co jsou rozvahové pohledávky?
Vaše transakce se zákazníky jsou důležité. Jsou motorem vašeho podnikání. Proto při tvorbě a analýze rozvahy věnujte velkou pozornost svým pohledávkám. Jak již bylo zmíněno, představují platby, které vám dluží vaši zákazníci po nákupu zboží nebo služeb na úvěr. Řekněme například, že vlastníte firmu zabývající se terénními úpravami. Poté, co zákazníkovi upravíte zahradu, pošlete mu fakturu. Oni vám na oplátku později pošlou zpět platbu za poskytnuté služby.
Pohledávky, jako je ta, kterou byste obdrželi ve výše uvedeném příkladu s terénními úpravami, jsou oběžná aktiva. To proto, že se očekává jejich přeměna na hotovost během jednoho roku.
Co jsou rozvahové závazky?“
Již víte, že peníze, které do vaší firmy přicházejí, jsou stejně důležité jako peníze, které z ní odcházejí. Proto je důležité pečlivě sledovat své závazky, protože se jedná o platby, které dlužíte jiným podnikům.
Vaše závazky jsou vlastně pohledávky jiných podniků. Řekněme například, že vašemu malému podniku dojdou základní zásoby dříve, než se očekávalo. Rychle kontaktujete svého dodavatele a nakoupíte od něj další zásoby na úvěr. Poté, co je krize zažehnána a vaše regály jsou doplněny, obdržíte fakturu k úhradě. Tato platba je považována za závazek (a pro dodavatele je pohledávkou). Ze zákona jste povinni ji dodavateli včas uhradit.
Souhlasení rozvahových účtů
Souhlasení s ostatními jste pravděpodobně již někdy prováděli, ale možná jste ještě nesouhlasili s rozvahou. Pro začátek vězte, že odsouhlasení rozvahy spočívá v porovnání rozvahových účtů s jiným zdrojem.
Pro mnoho majitelů malých firem je tímto zdrojem bankovní výpis. Mějte však na paměti, že tyto výpisy se týkají pouze rozvahových peněžních účtů. Pro porovnání pohledávek, závazků a transakcí s dlouhodobým majetkem můžete použít dílčí účetní knihu.
Toto porovnání je pro majitele malých firem, jako jste vy, důležité, protože vám umožní ujistit se o správnosti vaší rozvahy. Chcete, aby vaše účty souhlasily. Pokud by tomu tak nebylo, mohli byste mít v budoucnu problémy. Jak již bylo řečeno, porovnání rozvahy vám umožní včas zachytit chyby. Někdy mohou být tyto chyby tak jednoduché, jako je překlep nebo přehozené číslice v čísle.
Při procesu odsouhlasování si budete chtít vést seznam toho, co tvoří jednotlivé rozvahové účty. To vám pomůže udržet si pořádek. Tyto seznamy jsou:
- Dlouhodobý majetek
- Jednotlivé náklady příštích období, které dohromady tvoří částku záloh
- Pohledávky a závazky, které se vážou k rozvaze
Vaši rozvahu byste měli odsouhlasit na konci měsíce, čtvrtletí nebo celoročního období. Načasování záleží na vás jako majiteli malé firmy. Za dobrý nápad se však považuje odsouhlasení rozvahy v rámci uzávěrky.
Jakmile zjistíte, že je vaše rozvaha přesná, můžete ji snadno a s jistotou použít pro budoucí finanční rozhodnutí.
Co je to rozvaha s rozpočtem?
Rozpočty vám nejsou cizí. Má ho každá firma. Bez ohledu na to, jak vysoký nebo nízký je váš rozpočet, budete chtít mít kromě běžného rozpočtu také rozpočtovou rozvahu.
Rozpočtová rozvaha je stejná jako běžná rozvaha s tím rozdílem, že odráží odhad pro budoucí rozpočtová období. Ukazuje vám tedy, jak na tom budou vaše rozvahové účty na konci budoucích účetních období, pokud se budete držet svého současného rozpočtu.
Příště, až budete procházet rozvahu své malé firmy, nepřehlížejte ji jen tak. Opravdu se zastavte a pochopte každý účet, který je v ní uveden. Pomůže vám to lépe pochopit váš trh, provoz a malé podnikání celkově.
Kromě toho udělejte ještě další krok. Uveďte do souladu svou rozvahu za toto účetní období. Poté si vytvořte rozvahu s rozpočtem, která vám poskytne ještě větší finanční výhodu. Jak hluboko se ponoříte do své rozvahy, záleží nakonec jen na vás.
.