Brokerský protokol je v dnešní době ožehavé téma. Jsou in? Jsou mimo? Kolem tohoto tématu panuje velké zděšení. Koneckonců v samotném protokolu se uvádí, že kterákoli strana může kdykoli odstoupit.
Jako poradce pro přechody dostávám jednu z nejčastějších otázek ohledně protokolu: „Jaké informace si mohu vzít s sebou?“
Mým prvním návrhem je přečíst si makléřský protokol. Byli byste překvapeni, kolik poradců ho nečetlo. Většina z nich prostě předpokládá, že podstatu zná, a spoléhá se na to, že podrobnosti jim poskytne jejich přijímající instituce.
Přečetl jsem si ho mnohokrát a stále tu a tam pochytím nějaké drobnosti. Je to napsané právníky, takže je to docela důkladné. Přesto nacházím mnoho pasáží, které se zdají být otevřené výkladu. Předpokládám, že všechno je.
V tomto článku se chci zaměřit na „informace o klientovi“. Při odchodu z protokolární firmy si s sebou můžete vzít následující informace: jméno klienta, adresu, telefonní číslo, e-mailovou adresu a název účtu.
Zní to dost jednoduše, že? V některých ohledech je. Existují však pravidla týkající se toho, co se považuje za informace o vašem klientovi. Také existují způsoby, jak informace o klientovi formátovat, abyste měli větší pravděpodobnost úspěchu při přechodu.
- Jméno klienta. Ačkoli se to může zdát jednoduché, rozhodně tomu tak není. Zakládání účtů a převody jsou neustále zpackány kvůli nesrovnalostem ve jménu. Nestačí jen uvést jméno na účtu. Chcete uvést celé zákonné jméno klienta. Předpony, přípony, druhé iniciály (pokud není celé druhé jméno) a případné přezdívky. Použijte správné právní údaje a pak se starejte o to, jak by je klient chtěl číst. Někteří správci vyžadují další interní dokumenty nebo externí podpůrnou dokumentaci. Ujistěte se, že víte, co to je, abyste o to mohli klienta požádat předem a nemuseli se k témuž klientovi vracet kvůli dalším položkám.
- Adresa. Je samozřejmé, že se ujistěte, že adresa, kterou evidujete, je správná. Pokud je u klienta uvedeno více adres, uveďte všechny. V protokolu zprostředkovatele jsem se nedočetl nic, co by říkalo, že v každé kategorii můžete mít pouze jednu položku. Pokud má váš klient poštovní adresu, uveďte ji. Nezapomeňte na jejich zákonnou adresu. Tu potřebujete k otevření účtu.
- Telefonní číslo. Přineste je všechna. Mobilní telefon, domácí telefon, pracovní telefon. V tomto světě vyspělých technologií je mobilní telefon nejdůležitějším číslem, protože je spojen s účty pro cokoli, co vyžaduje elektronický podpis. Dva klienti v domácnosti? Ujistěte se, že máte obě čísla mobilních telefonů, a ujistěte se, že jsou správná.
- E-mailová adresa. Za cenu toho, že se budete opakovat, postupujte podle stejných pokynů jako výše. Ujistěte se, že je e-mailová adresa správná. Veškeré dokumenty, které chcete odeslat k elektronickému podpisu, budou muset být zaslány na e-mailovou adresu klienta. Věnujte čas vyřazení adres, které se již nepoužívají, a ujistěte se, že každý uvedený klient ji má.
- Názvy účtů. Toto je důležitý údaj. V závislosti na počtu řádků a počtu znaků povolených na řádek mohou názvy účtů na výpisech nakonec vypadat úplně jinak, než jaká je skutečná registrace účtu. Chcete se zaměřit na registraci účtu, protože v ní budete mít k dispozici nejvíce informací. Příklad: Můžete si vytáhnout seznam názvů účtů a uvidíte, že máte účet s názvem „The Smith Family Trust“. To může být název, který jste účtu dali, ale není to úplná registrace. Úplná registrace by zněla spíše takto: „Jonathon F. Smith Ttee, Jane L. Smith Ttee, The Smith Family Irrevocable Trust DTD 1/1/99 FBO James K. Smith“. Přezdívka účtu mi ukazuje, že mám svěřenský fond. Registrace účtu mi ukazuje, že mám neodvolatelný trust se dvěma správci, příjemcem a datem. Velký rozdíl.
Většina akceptujících správců má vlastní tabulku, kterou vám poskytnou. Je sice pravděpodobně velmi důkladná, ale bude také obsahovat mnoho sloupců, které se na vaši situaci nebudou vztahovat. Doporučuji, abyste si nejprve vytvořili vlastní tabulku. Jednu kopii si nechte pro sebe a druhou si vytiskněte a předejte ji vedoucímu pobočky vaší současné firmy, až budete dávat výpověď. Tato kopie bude obsahovat čísla účtů. Ta vaše nikoliv. Použijte svou tabulku k doplnění té, kterou vám poskytl váš správce. Postupujte co nejpřesněji podle jeho pokynů. Informace od vás budou moci převzít až po vašem odchodu ze současné firmy, takže vás nemohou upozornit na chyby před vaším odchodem. Po výpovědi je to pro ně závod s časem, aby seznam vyčistili, vygenerovali správné dokumenty a poslali vám je.
Používejte svou tabulku jako záchranné lano. Přidejte další sloupce. Sledujte rozhovory a stav převodů. Tato tabulka bude vaším nejdůležitějším nástrojem.