Cos’è EDI 810?
L’EDI 810 contiene il formato e stabilisce il contenuto dei dati del set di transazioni di fatturazione da utilizzare nel contesto di un ambiente EDI. Il set di transazioni può essere usato per fornire pratiche commerciali e industriali abituali e consolidate relative alla fatturazione di beni e servizi offerti. Nelle pratiche commerciali tipiche, viene prodotta una fattura cartacea per ricevere il pagamento. Quando si lavora in un ambiente EDI, viene invece inviata una fattura EDI 810. Il set di documenti 810 (fattura EDI) è la fattura elettronica che viene inviata in risposta a un EDI 850 (ordine di acquisto) una volta che sono stati forniti beni o servizi. Le due parti che si scambiano questi particolari set transazionali sono spesso definite “partner commerciali”.
Cosa comprende un EDI 810?
Un EDI 810 è un documento elettronico conforme alle specifiche ANSI X12 EDI. Una fattura EDI 810 non è formattata in un modo che un acquirente o fornitore medio potrebbe capire, ma è invece destinata ad essere inviata, ricevuta e interpretata da un software EDI. Questa comunicazione “da computer a computer” permette lo scambio rapido e senza errori di documenti elettronici tra aziende. Il documento EDI 810 è una delle forme più popolari di scambio insieme al documento EDI 850 (ordine di acquisto).
Proprio come una fattura cartacea per beni o servizi resi, un EDI 810 include dettagli relativi alla richiesta iniziale. Un EDI 810 spesso include quanto segue:
- Numero della fattura
- Data della fattura
- Data di spedizione degli articoli
- Termini di pagamento concordati
- Elementi o servizi resi
A seconda dei beni o servizi forniti, ci possono essere ulteriori informazioni richieste in un EDI 810. Si prega di fare riferimento alla guida EDI della vostra azienda o al documento di mappatura per determinare i valori di dati corretti che sono richiesti.
Trasmissione di un documento fattura 810 EDI
Lo scopo della creazione di una fattura 810 EDI è quello di garantire il regolare scambio di informazioni sulle transazioni tra le aziende seguendo le regole e le normative stabilite per lo scambio di dati EDI come la fattura 810 EDI. Il processo di trasmissione EDI inizia con la creazione da parte del dipendente di una regolare fattura, che viene presentata nel sistema informatico e tradotta in un documento 810 EDI. La fattura 810 EDI viene poi trasmessa alla parte ricevente (in questo caso un cliente) dove il processo di traduzione avviene al contrario, trasformando il documento 810 EDI in una forma leggibile dall’uomo.
Usando una rete a valore aggiunto EDI 810 (VAN)
Il documento fattura 810 EDI viene presentato attraverso il metodo preferito di interscambio EDI. Di solito, una rete a valore aggiunto (VAN) è il metodo di comunicazione EDI preferito a causa dei suoi molti servizi specializzati che sono inclusi nelle sue capacità. Nella sua forma di base, la VAN riceve il documento di fattura 810 EDI, esamina e memorizza le informazioni e, supponendo che le informazioni siano approvate e sicure, invia la corrispondenza finale (il documento di fattura 810 EDI) al destinatario. La VAN può anche fornire sicurezza per la comunicazione EDI, offrire servizi di posta elettronica, manipolare e trasformare i dati in formati utilizzabili, e una serie di altri vantaggi.
Ricevere un documento fattura 810 EDI
Se il sistema sceglie di inviare il documento 810 EDI su VAN, modem, bulletin board system (BBS) o via Internet, la fattura 810 EDI viene portata a una struttura gateway dove si interseca con il metodo di trasmissione del sistema di destinazione (questo metodo deve essere lo stesso della parte originale perché la trasmissione abbia successo). Il destinatario esamina il documento 810 EDI per assicurarsi che sia alla destinazione corretta e che il suo formato sia intatto. Una volta che tutto è approvato, il documento 810 EDI è pronto per essere elaborato sul nuovo sistema. La traduzione di un documento EDI 810 avviene attraverso un software di traduzione EDI. Attraverso una serie di riformattazioni, traduzioni e mappature, il documento di fattura EDI 810 cessa di essere un documento EDI ed è ora una fattura utilizzabile che l’azienda può elaborare di conseguenza.
Come rispondere a un EDI 810?
Dopo che una parte ha inviato un EDI 810 per ricevere il pagamento di beni o servizi resi, la parte ricevente (o pagatore) invierà una risposta al beneficiario. Il pagatore trasmetterà uno dei due set di transazioni all’interno dell’ambiente EDI. Invierà un EDI 997 di Fundamental Acknowledgement per confermare di aver ricevuto l’EDI 810 o un EDI 864 Text Message per comunicare eventuali errori rilevati nell’EDI 810. Se l’EDI 810 è approvato, allora il pagatore invierà un Avviso di Rimborso EDI 820 per comunicare il pagamento della fattura.
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