EDI 997 (Functional Acknowledgement)
Un set transazionale EDI 997 Functional Acknowledgment viene comunicato tra le parti quando c’è stata una trasmissione nell’ambiente EDI. Conferma semplicemente la ricezione di un set transazionale EDI. Quando due parti, come un acquirente e un fornitore, si scambiano una trasmissione EDI seguita da una conferma, vengono definiti “partner commerciali”. Per esempio, uno scenario tipico è un venditore che invia un set transazionale EDI 810 Invoice. L’acquirente conferma la ricezione dell’EDI 810 inviando un EDI 997 Functional Acknowledgment. È importante notare che ricevere un EDI 997 da una parte remota non significa che siano d’accordo o meno con il contenuto della trasmissione EDI. Dice semplicemente che l’hanno ricevuto e stanno inviando una conferma di ricezione.
Cos’è un Functional Acknowledgement EDI 997?
L’EDI 997 contiene il formato e stabilisce il contenuto dei dati del Functional Acknowledgement Transaction Set da usare nel contesto di un ambiente EDI. Il set di transazioni può essere usato per definire le strutture di controllo per un set di riconoscimenti per indicare i risultati dell’analisi sintattica dei documenti codificati elettronicamente, come una fattura EDI 810. I documenti codificati sono i set di transazioni, che sono raggruppati in gruppi funzionali, utilizzati nella definizione delle transazioni per lo scambio di dati aziendali. Questo standard non copre il significato semantico delle informazioni codificate nei set di transazioni, poiché queste possono differire tra i sistemi di traduzione.
Il processo di comunicazione EDI 997
L’EDI 997 viene sempre inviato sia dall’acquirente che dal venditore come un modo per assicurare che la comunicazione del documento sia stata eseguita con successo. Attraverso l’EDI 997 i partner possono verificare quali scambi EDI hanno avuto successo e quali hanno avuto problemi. Come tutti gli altri documenti EDI, l’EDI 997 deve essere generato attraverso il traduttore EDI e poi inviato al destinatario attraverso qualche mezzo elettronico. Il computer del mittente tradurrà tipicamente l’EDI 997 in un formato EDI, mentre la comunicazione avverrà o attraverso una connessione Internet EDI o attraverso una rete a valore aggiunto (VAN).
Quando viene trasmesso un riscontro funzionale EDI 997?
Ogni volta che una transazione EDI viene ricevuta, la parte remota può inviare un riscontro funzionale EDI 997, confermando la ricezione delle transazioni che sono state presentate e tradotte dal sistema EDI. Questa risposta non ha confermato la validità dei dati, ma piuttosto un’affermazione che sono stati ricevuti. Durante la traduzione dei dati, alcuni EDI 997 più avanzati possono rispondere se si verificano errori di sintassi nella trasmissione iniziale dei dati del set transazionale. Questo dipende molto da come l’operazione EDI è stata impostata in una particolare guida EDI o documento di mappatura.
Trasmettere l’EDI 997
Una volta che l’EDI 997 è pronto per essere inviato al destinatario, uno dei due metodi sarà generalmente utilizzato. Il primo, e ancora il più popolare, è l’uso di una VAN. Una VAN funge da intermediario tra le due parti, facilitando la comunicazione dell’EDI 997 (e di altri documenti EDI). Oltre alla semplice consegna, il VAN è anche responsabile di assicurare che la trasmissione sia sicura durante l’intero processo. Questo è sempre imperativo, ma ancora di più con documenti come l’EDI 997 che possono includere informazioni private e confidenziali. Una seconda opzione popolare è l’uso di una connessione diretta attraverso Internet per scambiare l’EDI 997 tra due parti. Questa seconda forma di comunicazione è anche conosciuta come comunicazione AS2. Quando si usa AS2 per inviare l’EDI 997, il documento viene criptato all’origine e inviato tramite protocolli sicuri basati su Internet al destinatario che deve avere un software in grado di decifrare l’EDI 997 prima della traduzione.
Tradurre l’EDI 997
Una volta ricevuto un EDI 997, il primo passo deve essere la traduzione del documento. Un EDI 997, come qualsiasi documento EDI, nel suo formato nativo non è destinato ad essere letto da un operatore umano. Nel processo di traduzione, l’EDI 997 sarà convertito in una delle due forme. Uno dei quali è il formato “leggibile dall’uomo” che di solito è sotto forma di un rapporto che viene stampato o più probabilmente inserito in un formato di file facilmente importabile in un sistema contabile o ERP. Tradurre l’EDI 997 in questo formato più facilmente integrabile è il primo passo fondamentale per ricevere il documento prima che possa essere utilizzato dal destinatario previsto.
Cosa succede dopo aver inviato un riscontro funzionale EDI 997?
Dopo aver trasmesso un set transazionale di riscontro funzionale EDI 997, il passo successivo dipende dalla transazione di cui si sta confermando la trasmissione. Per esempio, se state verificando la ricezione di una fattura EDI 810, il passo successivo potrebbe essere un messaggio di testo EDI 864 per contestare la fattura a causa di un errore o un avviso di rimessa EDI 820 per dettagliare il pagamento di beni o servizi resi. Il passo successivo dopo un EDI 997 dipende da ciò che la trasmissione sta confermando e se i dati sono stati ricevuti accuratamente.
Integrare l’EDI 997 nel tuo business
Una volta che l’EDI 997 è tradotto in un formato pronto per il computer, un processo interno secondario prende il nuovo file con le informazioni che hanno origine nell’EDI 997 e lo sposta nel sistema ERP o contabile del destinatario. A questo punto della trasformazione, l’EDI 997 è ora un documento che può essere identificato e utilizzato dal destinatario come il mittente dell’EDI 997 intendeva fare.
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