Una comunicazione efficace negli affari è cruciale per il successo di qualsiasi azienda. Una cattiva comunicazione non è solo frustrante a livello personale, ma ha il potenziale di causare enormi perdite finanziarie. Messaggi mal interpretati, email perse o scarsa comprensione possono causare ritardi, progetti falliti o perdita di clienti. Pertanto, è importante che tutti nella vostra azienda migliorino le loro capacità di comunicazione, soprattutto quando sono in una posizione di potere.
Abbiamo raccolto una piccola collezione di consigli e tecniche che puoi applicare per diventare un miglior comunicatore e aiutare la tua azienda a progredire.
Mantieni il silenzio
L’errore più comune che tutti fanno nella comunicazione è rispondere troppo presto. Il più delle volte, una risposta frettolosa non fa che danneggiare la conversazione e in realtà ci impedisce di imparare di più.
Stare in silenzio dopo aver ascoltato un’affermazione incoraggia l’altra persona ad andare avanti e offrirci più informazioni. Sia che si stia ascoltando un lancio, una relazione, o semplicemente avendo una conversazione, attendere fino a quando l’altra persona è andato in silenzio per circa 10 secondi prima di rispondere o fare domande di follow-up.
Fare domande
Fare domande ha due grandi vantaggi nella comunicazione: primo, ci aiutano a trovare le informazioni che vogliamo e secondo, mostrano all’altra persona che siamo interessati a ciò che ha da dire, il che mantiene la conversazione in corso.
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Più domande fai, meglio capirai l’argomento in discussione. Più di questo, i manager e i team leader dovrebbero fare domande con lo scopo di testare il livello di comprensione che i loro subordinati hanno riguardo a un argomento. Le domande sono il motore della comunicazione, quindi non abbiate paura di tenerlo in moto.
Ascoltate attivamente
Sentire le parole che escono dalla bocca di qualcuno non è sempre la stessa cosa che ascoltare. Ascoltare implica impegno e riconoscimento. Annuire, ripetere ciò che è stato detto e fare domande sono tutte strategie di ascolto attivo che migliorano la qualità della conversazione e aumentano la quantità di informazioni che si ricordano. L’esempio più frequente è ripetere il nome di una persona quando ci viene presentata.
Al lavoro, l’ascolto attivo aumenta la quantità di dettagli che ricorderete, mostra interesse per l’altra persona e costruisce una connessione tra le parti coinvolte.
Dare feedback
In quasi ogni ambiente di lavoro, il feedback è una parte cruciale del flusso di lavoro. Conoscere le opinioni degli altri, ascoltare i loro suggerimenti e offrire i propri in cambio è ciò che porta al progresso e allo sviluppo. Ma sia dare che ricevere feedback può essere un processo di comunicazione molto fragile.
Essere onesti è sempre importante, ma il modo in cui comunicate il vostro punto di vista può fare la differenza tra un’esperienza positiva e una negativa. La maggior parte delle persone sono sensibili alle critiche e un’opinione brutalmente onesta può essere percepita come malevola. Quindi è sempre importante inquadrare il tuo feedback in modo positivo, anche quando si tratta di una critica. Fate domande aggiuntive per essere sicuri di aver capito tutto bene, poi offrite consigli per migliorare invece di demolire il lavoro degli altri.
Mostra empatia
L’ambiente di lavoro può essere molto stressante e opprimente, ed è proprio per questo che dobbiamo mostrare empatia gli uni agli altri. La comunicazione empatica costruisce la fiducia tra i colleghi mentre incoraggia le persone a continuare a fare del loro meglio, anche quando questo non sembra essere abbastanza buono.
Le persone sono più propense a mettere più impegno quando sentono che la loro lotta è apprezzata invece di essere ignorata. A nessuno piace essere trattato come un robot da cui ci si aspetta che sia sempre produttivo.
Pratica l’empatia sul lavoro e condividi i tuoi sentimenti con i tuoi compagni di squadra. Più spesso che no, vi renderete conto che la maggior parte delle persone condividono sentimenti e lotte simili alle vostre.
Mantieni l’entusiasmo
Mantenere un atteggiamento positivo è sempre importante per una comunicazione aziendale efficace. Le interazioni di successo con i capi, i compagni di squadra o i clienti richiedono di esprimere un alto livello di entusiasmo.
La ragione per cui i venditori sorridono sempre ai clienti è che le persone sono più ricettive e più propense a rispondere a stimoli positivi.
Guarda il tuo linguaggio del corpo
Nessuno vuole parlare con qualcuno che rotea costantemente gli occhi, sospira, appoggia il mento sul pugno o controlla costantemente il suo smartphone. Tutti questi sono segni che non si può essere meno interessati a qualsiasi cosa l’altra persona abbia da dire. Non c’è bisogno di essere un detective di Lie to Me per notarlo. Invece posizionatevi in modo da sembrare attenti, stabilire un contatto visivo, annuire in accordo o scuotere la testa in sostegno.
Il linguaggio del corpo è una parte enorme della comunicazione non verbale che mostra come ci si sente effettivamente durante la conversazione. Oltre a questo, fa anche la differenza tra qualcuno che è in una posizione (non intenzionale) di potere e di conoscenza, e qualcuno che ha poca comprensione dell’argomento discusso.
Costruisci connessioni
Se vuoi che la gente ascolti davvero e capisca quello che stai dicendo, devi fare più che parlare. Hai bisogno di costruire connessioni. Mostrate interesse per il vostro interlocutore e lui vi restituirà il favore. Sapere con chi state parlando, qual è il loro background e quali sono i loro interessi vi darà un’idea chiara di come affrontare qualsiasi argomento per poterli raggiungere davvero. Un buon comunicatore conosce il suo pubblico e modella il suo messaggio di conseguenza.
Per quanto importante, questa è una grande strategia di networking. Costruire connessioni con altri professionisti dovrebbe essere una parte dei piani di carriera di chiunque.
Utilizzare gli strumenti adeguati per una comunicazione d’affari efficace
Al giorno d’oggi, le interazioni faccia a faccia sono spesso sostituite dalla comunicazione digitale. Il canale che scegliamo per questo scopo è cruciale per l’efficacia della comunicazione. Mentre le vecchie generazioni preferiscono ancora la buona vecchia e-mail, i millennial e gli Y-ers sono più inclini a usare la chat dal vivo.
Pertanto, molte aziende si affidano alle app di comunicazione per team come Hubgets per gestire le loro esigenze di comunicazione quotidiana. Oltre a risparmiare tempo, le app per la comunicazione in team hanno altri grandi vantaggi, come l’accesso equo alle informazioni in tempo reale e per riferimento futuro, non influenzato dalla posizione geografica dei membri del team. La comunicazione aziendale non è mai stata così efficace.
Il potere è nelle tue mani
Migliorare la qualità della tua comunicazione richiede in definitiva un cambiamento a livello personale. Una comunicazione aziendale efficace è la conseguenza degli sforzi personali condivisi da tutte le parti coinvolte.
Inizia in piccolo lavorando sul miglioramento delle tue capacità di comunicazione, fai in modo che la tua azienda offra corsi di comunicazione a tutti i dipendenti e incoraggia una cultura di onestà, fiducia e collaborazione.