契約交渉は電子メールの出現以来変わっていませんが、新しいテクノロジーによって契約交渉はより速く、より賢く、よりリスクの少ないものとなっています。 この記事では、契約交渉とは何か、契約交渉への従来のアプローチがビジネス上の負債をもたらす理由、そして、新しいテクノロジーによって法務チームが複雑な契約を大規模に交渉する方法について説明します。
契約交渉とは何か
契約交渉とは、一連の法的拘束力のある条件について合意に至るプロセスです（ここでは、2社間の交渉に焦点を当てます）。 2つの企業が交渉を行う場合、両当事者は有利な条件を獲得し、財務的、法的、業務的なリスクを最小限に抑えようとします。
たとえば、ベンダーとの契約交渉の際に、年払いではなく月払い（あるいはその逆）にできるよう働きかけることがあります。 他の多くの問題と同様に、支払いにおいても、必ずしも「正しい」選択肢があるわけではなく、自社にとって最も理にかなっている選択肢があるのです。 私たちがビジネスで契約交渉を行うのは、契約によって企業が長期的な成功を収めることができるようにするためです。
契約交渉の長年の課題
契約交渉は、契約ライフサイクルの中で最も重要な部分であることがよくあります。 たとえば、契約の生成や実行が遅れると、ビジネスのスピードは落ちますが、そのビジネスの収益に重大な影響を与えることはまずありません。 一方、交渉がうまくいかなかった場合、企業は何年にもわたって困難な法的義務を負わされる可能性があります。
日常的な交渉、たとえばソフトウェアのライセンスに関する交渉では、準拠法、顧客データの取り扱い、情報セキュリティ、価格といった事柄が議論の焦点になります。 A 社は B 社に対して、「システムのアップタイムに関する当社の標準的な義務を含めるなら、この価格で購入する意思があるが、自社の言葉を使いたいなら、価格を下げなければならない」と言うかもしれません。
このようなやり取りは、リアルタイム (電話または直接のミーティング) でも電子メールでも行われますが、電子メールがより一般的で、どちらの場合でも力学は同じです。 双方が譲歩し、その過程で契約の構成要素である契約条項を挿入、削除、修正し、両者が合意に達するまで続けるのです。
契約交渉の方法についてベストプラクティスがあることは確かですが、契約交渉で必要とされる調整の量が非常に多いため、このプロセスはすべてのチームにとってロジスティクス上の課題となっています。 複数の電子メール スレッドにわたって、多数の社内関係者 (財務または業務と考える) および取引先からの契約フィードバックを調整しなければならないことを想像してみてください。 その上、一度に多くの異なる契約についてこれを行うことを想像してみてください。
契約交渉の鍵は、知識管理とプロセス管理です。各契約交渉の履歴と状況を把握していなければ、ビジネスにとって最良の結果を達成しているかどうかを確認することはできません。 四半期ごとの販売サイクルで運営されている企業では、状況はさらに悪化します。あるゼネラル カウンセルが、四半期の最終週は契約量の 50% を占めると言ったのを聞いたことがあります。
ビジネスの重要性、オペレーションの複雑性、契約の不均一なボリュームにより、契約交渉は法務チームや契約技術にとって茨の道となっています。
Unfulfilled potential: The history of contract negotiation technology
Contract negotiation has been almost no innovation in decades. 契約交渉における最後の大きな変化は、1990年代に電子メールが広く採用されたことです。
それは、単に惰性のせいだけではありません。 電子メールと Microsoft Word は、信頼性が高く、広く採用されている以外に、ある意味で契約交渉に特化しているのです。 電子メールと Microsoft Word を使用することにより、法務チームはコミュニケーションを特定の当事者に限定し、すべてのコミュニケーションのタイムスタンプを保存し、準ユニバーサルなフォーマットでドキュメントを共有することができます。 これらは、あらゆる交渉ツールの基本的な要件である。
代替手段を考えてみてください。 たとえば、相手があなたのすべてのキーストロークを見ることができる Google Docs 上で契約を交渉したいとは思わないでしょう。 また、あなたの会社の共有クラウド ストレージ (例: Dropbox) へのアクセスを相手に与えることは、セキュリティ リスクをもたらす可能性があるため、望ましくないと思います。
契約交渉を改善する唯一の方法は、取引先との契約交渉と社内関係者との契約コラボレーションの両方に特化して設計されたツールを採用することです。 最近になってようやく、テクノロジーが契約交渉の問題に追いついてきた。
The game-changer: technology catches up to contract negotiation
契約交渉を改善するための技術的な障害は、集中化、使いやすさ、エンタープライズ レベルのセキュリティの 3 つでした。 かつて法務チームは、利便性とセキュリティのどちらかを選択することを余儀なくされていました。 しかし、新しいテクノロジーの登場により、法務チームは、契約交渉ツールを導入する際に、もはや深刻なトレードオフをする必要がなくなりました。
一元管理。 法務チームはこれまで、契約書をファイリング・キャビネットやローカルのハードディスクなど、あちこちに散らばって置いていました。 この分散化により、企業は大きなリスクにさらされていました。 そのため、初期のころは、契約管理はすべての契約を 1 か所に集めることに重点を置いていました。 契約ライフサイクル管理ソリューションの登場により、一元化はもはや重要な技術的障害ではなくなりました。
適応性と使いやすさ。 かつてソフトウェアは、技術者でない消費者か専門家のどちらかのために作られました。 インターネット ブラウザは最初のカテゴリに当てはまり、トレーニングはほとんど必要ありませんが、高度な設定はできません。 2 番目のカテゴリーは、ビデオ編集ソフトウェアのような業界特有のツールです。これらのツールは強力で高度にカスタマイズ可能ですが、トレーニングなしで使用することは困難です。
新しいリーガル テクノロジーは、両方のアプローチの長所を兼ね備えています。 これらは、高度な設定可能性と制御 (法務チームにとって不可欠) を可能にする一方で、最小限のユーザー トレーニングしか必要としません。 たとえば、新しい契約交渉ツールでは、ユーザーはオンライン ドキュメントにすばやくコメントし、添付ファイル付きの電子メールを個別に送信するのではなく、オンラインまたは電子メール通知によって複数の同僚にループさせることができます。
セキュリティと普遍的な互換性。 契約交渉は、両者が使い慣れたツールを使用できる場合に最も効率的です。 かつては、ツールは「壁に囲まれた庭」アプローチ (両者が同じオンライン ポータルを共有しなければならない) か、両者が電子メールと Microsoft Word を使うかのどちらかでした。 今日のツールは柔軟性があり、交渉の両当事者が安全に契約書を編集し、赤入れし、コメントするためのいくつかの異なるオプションを提供します。
Taking Action: What to look for your next contract negotiation tool
では、契約プロセスで最も重要な部分である交渉をサポートする契約管理ソリューションをどのようにして選べばよいのでしょうか。 ここでは、その3つのポイントについて説明します。
ビジネス全体の契約交渉を追跡する機能。 すべての契約交渉の状況、および各契約交渉タスクの所有者を追跡できるツールを探してください。 ツールは、各契約がどのような状態にあるか、それが自分のチームでブロックされているのか、それとも取引先でブロックされているのかを示すことができるはずです。
直感的でコンシューマグレードのユーザーインターフェイス。 最新のブラウザベースのユーザーインターフェイスを持つツールを探してください。 使いやすさを優先すれば、法務チームが契約プラットフォームを採用する可能性が高くなり、ベンダーの選択肢を大幅に狭めることができます。多くの交渉ツールは使いにくいため、エンドユーザーはソフトウェア内で操作するよりも法務チームに電子メールを送ることに頼るからです。
契約ライフサイクル管理プラットフォームとのシームレスな統合。 できれば、文書作成、承認ルーティング、電子署名、文書保管、レポートなどを扱うように設計された、より広範な契約管理スイートの一部である契約交渉ツールを探してみてください。 目標は、できるだけ多くの契約関連業務を1つのシステムに統合することです。 そうすれば、データの正確性を確保し、コストを削減し、法務チームの変更管理の負担を最小限に抑えることができます。
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