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仕入先から商品やサービスを信用購入するすべてのビジネスは、買掛金、つまり仕入先に支払うべき金銭を記録する必要があります。 しかし、ただ請求書を記録し、それを支払うだけでは十分ではありません。定期的に買掛金を監査し、すべてがきちんと行われていることを確認することが重要です。 買掛金の監査を怠ると、取引先への支払いの重複や未記帳など、ビジネスにとって不利な結果を招く可能性がある。 このガイドでは、買掛金とは何か、買掛金監査の意味、買掛金監査のためにあなたのビジネスを準備する方法を見ていきます。
では、買掛金とは何か？ 買掛金は、ビジネスが信用でそのサプライヤーから商品やサービスを購入し、それらのためにまだ支払っていないときに発生ベースの会計に表示される負債のアカウントです。 買掛金は、ビジネスがベンダーや債権者に何を借りているかの記録であるため、非常に重要です。 例として、あなたが信用販売店からあなたのビジネスのための2,500ドル相当のデスクトップコンピュータを購入したと仮定してみましょう。 この場合、コンピュータを購入したため資産勘定が増加し、信用購入したため負債勘定が2,500ドル増加する。 この負債は販売店への買掛金として計上され、貸借対照表の流動負債の部に記載されます。
買掛金の監査の意味
簡単に言えば、監査とは点検を意味します。 監査は、内部監査人または第三者監査人のいずれかによって行われることができます。 監査は、すべての国で必要とされるが、監査が必要な場合のルールは、国から国へと変更されます。 政府は通常、彼らは特定の収入のしきい値を超えたらすぐに企業が監査を受けることを要求する。
それはあなたのビジネスの買掛金が正しく記録されているかどうか、あなたの記録があなたのビジネスの負債の正確な画像を提供するかどうかを明らかにするので、監査が重要です。 また、監査は、あなたがルールに従って行動していること、あなたの会社のリソースが正当な目的のために使用されていることを示すものです。 その監査方法は、ビジネスの規模、監査対象期間中に行われたビジネス取引の数、必要な精度のレベルに応じて異なります。 一般的に、事業規模が大きくなればなるほど、求められる精度は高くなります。
監査はどのように行われるのか
通常の買掛金監査プロセスには、計画、実査、監査報告、事後検証の4段階があります。 監査人は、監査プロセスの範囲、また、考えられる監査の結果について話し合います。 計画中は、財務諸表、潜在的な不正、または改善の必要性に関する懸念についても、監査役と話し合うことができます。
Fieldwork
これは、実際に監査が開始され、監査人の役割が実行に移されるときです。 監査人は、あなたのビジネスがどのように機能しているかを検討し始めます。 監査人は、ビジネス上の取引や、発注書、ベンダーの請求書、銀行の記録、仕訳帳などの書類を調べ、それらの情報が正しいか、支払いが正しく行われているか、取引条件が守られているかなどを確認します。
Audit reporting
フィールドワークが完了すると、監査人はその結果を報告書にまとめます。 この報告書には、監査人があなたのビジネスの買掛金とそれらがどのように正確であるかについて発見したすべての情報が含まれています。 また、報告書には、あなたのビジネスがうまくいっている分野と、改善が必要な分野が明記されています。
Follow-up review
監査は、報告書の段階で終わりではありません。 監査人は、提案された変更が実施され、望ましい結果が達成されたかどうかを確認するために、1年後にフォローアップレビューを行います。
Getting your business audit-ready
では、どのようにしてビジネスの監査準備を整えるのでしょうか。 ここでは、監査人の作業を容易にするためのいくつかのステップを紹介します。
- 請求書や経費を記録するのに役立つ会計システムを入手する。
- 経費を経費勘定にきちんと分類する
- ベンダー・クレジットを記録し、次回支払時に使用する
- 監査前に銀行口座を調整する
監査は頭が痛いものではありません
支払勘定を監査してもらうと、コストのかかる誤りを発見したり支払関連の不正を防止したりすることができるのです。 しかし、監査は簡単な作業ではなく、手作業で書類を確認するのは複雑なプロセスであり、実際には不正のリスクを高めることになります。 一方、自動化を利用した会計アプリは、買掛金の整理整頓に役立ちます。 また、監査に備えるだけでなく、エラーや不正の範囲を縮小し、監査シーズンが来たときに心配することが少なくなります
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