ビジネスを始めたばかりでも、しばらく前からビジネスを始めている場合でも、ビジネスの組織図を作成し維持することは、会社がどのように運営されているかを示す非常に役立つ方法であり、将来的にどう成長し変化するかを示すために使用できます。 ビジネス組織図は、「ビジネス組織図」とも呼ばれ、ビジネスの構造を視覚的に表現したものです-各従業員の役割の概要を示し、社内で誰が誰に報告するかを明確にします。 多くの場合、この表の作成と更新は、中小企業の人事部の権限に属しますが、現在、別の人事部門がない場合（またはある場合でも）、この表の仕組みと作成方法を理解することは価値があります。
そこで、このガイドでは、4 つの簡単なステップでビジネス組織図を作成する方法を正確に説明し、選択できるさまざまな種類の図、およびあなたの会社の組織図を作成する際に考慮すべきさまざまな目標について説明します。 このプロセスを 1 つずつ進めることで、どのタイプの図が自分のビジネスに最適かを判断し、最終的には、ビジネスのライフサイクルを通じて活用できる表 (他の多くの運用ドキュメントと同様) を作成することが可能になります。 これを念頭に置いて、さっそく始めましょう。
ステップ 1: ビジネス組織図の構成方法を決める
ビジネスの組織図を作成する最初のステップは、使用する表の種類を決定することです。 一般的に、考慮すべき4つの一般的なデザインがあり、あなたのビジネスのニーズに最も適したものを選択したいと思うでしょう。
Hierarchical Business Organizational Chart
初めに、階層図は、ビジネスのトップから始まり、コマンドのチェーンダウン（あなたが下に見るように動作します）。 個人間の縦線は、上の従業員が下の従業員を直接監督していることを示す。 また、階層は横の関係も示します。つまり、ビジネスの枠組みの中で対等な立場の2人が、協力したり、責任を分担したりする場合も、横の関係を示す線を使って表します。 7512>
You can see another example below, similar structured, but in a graphics-based format that includes pictures:
Overall, most small businesses use a hierarchical organizational chart because it’s the simplest option.このビジネス組織図は、CEOから始まり会社の残りの部分を介して進行する方法を示しています。 これは、あなたのビジネスが成長するにつれて、新しいemployees.F7512>
Functional Business Organizational Chart
次に、あなたはあなたの会社が部門に従業員を分割するのに十分大きい場合機能ビジネス組織図を考慮するかもしれません記入するいくつかの名前だけを持っていても、使用することができます言われています。 このタイプの図には、各部門の責任者と、その部下であるすべての人が示されています。 機能図は、階層図と完全に区別されるわけではありませんが、異なる部門に基づいて若干異なる強調点があります。
以下の例では、各ボックスにダミー テキストがありますが、各個人にリストすることをお勧めする内容は次のとおりです。
- 従業員の名前（ポジションが空いている場合は空欄にする）
- 部署（営業、マーケティング、会計、業務など。)
- 役職名（営業担当、スーパーバイザー、アカウント・マネージャー）
- 職務内容（1～2フレーズで十分）
- 所在地（複数のオフィスを持つ場合）
- 連絡先（実際の住所、電話番号または内線、ビジネス携帯電話番号、電話番号。 仕事の電子メールアドレス）
- 写真（簡単にお互いを認識する）
あなたが見ることができるように、機能スモールビジネス組織図は、階層オプションにかなり似ていますが、この図は、あなたの会社がこの特定の方法で機能するかについての大きな洞察を与えて、部門を区別するために有用であることができます。
Matrix Business Organizational Chart
第三のオプションは、マトリックスまたはクロスファンクショナルビジネス組織図と呼ばれ、労働者が複数の上司に報告する場合に便利です。 階層グラフのように、マトリックス組織図は、従業員間の直接の監督関係を示していますが、彼らはまた、従業員が報告するプロジェクトマネージャ、チーム、または部門を示す。 下の例でも、実線は、ある個人がその下の人の主要なマネージャーであることを示しています。 点線は、それほど直接的ではないが、それでも重要な報告のつながりを示している。 このプロジェクトマネジメント研究所の組織図が示すように、マトリックス中小企業組織図は、異なるチームにまたがって働くプロジェクトマネージャーを抱える企業でよく使用されます。 同様に、製品、研究、およびエンジニアリングベースの企業は、彼らのビジネスstructure.7512>
Circle Business Organizational Chart
最後に、考慮すべき最後のオプションは、サークルビジネスの組織図であることが分かるかもしれません。 サークル図は、従来のビジネス階層を破棄したいスタートアップの中小企業の間で特に、ますます人気が高まっています。 これらのグラフの背後にある考え方は（以下に示す）、すべてのチームとそれを構成する従業員は、会社で同様に重要な役割を果たすということです。
もう一度、この例ではダミー テキストを示していますが、あなたのビジネスの情報に基づいてチャートを完了する方法を確認することができます。 各部門が車輪のスポークを構成し、その中の従業員が各セクションにリストアップされています。 上で説明したように、各従業員名、役職、簡単な説明、連絡先などの重要な情報を記入します。
最終的に、この最初のステップには時間がかかるかもしれません-今あるビジネスを考え、どのように成長させたいか、そうすれば、これらの 4 つの組織図のオプションのどれが会社の構造を示すために最もうまくいくかを判断することができます。
Step 2: 従業員情報を収集し、データを分類する
さて、使用するビジネス組織図のタイプを決めたら、チャート作成の残りの部分はかなり簡単です。
したがって、次のステップでは、会社のすべての従業員のリストを作成し、上で説明した従業員に関する適切な情報を含めることにします。
階層図を選択した場合は、各個人をリスト上の適切な順序に配置します。 ビジネス オーナーは第 1 階層を占め、その直属の人は第 2 階層に属し、そこからチャートが進んでいきます。 ファンクショナル・チャートやサークル・チャートを選んだ場合は、上で説明した例のように、各部門ごとにリストを整理することになります。 最後に、あなたがマトリックス中小企業の組織図を選んだ場合は、すべての監督 relationships.
ステップ3：あなたのビジネスの組織図を完了する方法を決定する
あなたの従業員のために必要な情報のすべてを収集し、選択したチャートタイプに基づいてそれを分類したら、あなたのチャートを完了しようとしている方法を決定したいと思うでしょう。 あなたが上記の例で見たように、あなたがダウンロードして、Adobe Photoshop.
Onother のようなソフトウェアプログラムを使用して編集できる画像や中小企業の組織図のテンプレートがあります、あなたはすでにMicrosoft Office（Excel、Outlook、PowerPoint、またはWord）またはGoogleシートのように、所有しているかもしれないシンプルで信頼できるプログラムであなたのビジネスの組織図を作成するために選択するかもしれません。 また、SmartDrawやLucidchartのようなプロバイダーからテンプレートを購入する選択肢もあります。 しかし、投資を最大限に活用するためには、このような機能（他の機能とともに）を備えた人事・給与ソフトの購入を検討するのがよいでしょう。 たとえば、ガストの包括的なプラットフォームでは、システム内で組織図を作成できるだけでなく、重要な給与および人事タスクも管理できます。
技術的には、中小企業の組織図を手で描くこともできますが、オンラインのテンプレートまたはソフトウェアを使用すれば、ビジネスの拡大やスタッフの変更に応じてグラフを簡単に修正できます。 ソースはこちら。 ガスト
ステップ 4: 組織図を記入し、安全にファイリングする
最後に、組織図を完成させる方法を選択したら、実際にそれを記入する準備が整います。 もう一度、あなたのダイアグラムが階層構造である場合、あなたはビジネスのオーナーまたはCEOを一番上に開始します。 次に、オーナーの下に直属の部下を入れるボックスを作成し、経営者から直属の部下に縦に実線を引きます。 このプロセスを会社の指揮系統の各層について続け、すべての従業員をチャート上に配置するまで、会社のはしごを下りていきます。
グラフが機能デザインである場合、主ボックスに各部の長の情報、残りのボックスにその人が直接管理するすべての人の情報を記入します。 マトリックス・チャートでも同様の手順を踏みますが、このグラフでは各部門の横に副部門長を入れ、ボックスの間に点線（または他の区別）を入れて、それらの追加の監督関係を表現するのを忘れないようにしましょう。
最後に、円グラフで、対応する円グラフのスライスに各部門の情報従業員と職務を追加し、図は完成です。
一度、あなたの中小企業の組織図を完了したら、あなたは安全な場所にそれを保存することを確認したいと思う – あなたは人事ソフトウェアまたはあなたがそのシステム内にそれを保存することができます別のプログラムを利用していない場合。 あなたは、あなたのビジネスの成長と変化に応じて更新するために手元に組織図を維持したいと思うでしょう。
これらの線に沿って、それはあなたの会社の誰もがそれを見ることができるように（しかし、それを変更しない）、共有の会社のサーバー、ドライブ、または従業員ポータルに組織図のコピーを保存することも有用です – この方法では、組織の誰もが会社が構成されているかを理解して、必要に応じてグラフを参照してくださいすることができます。
Small Business Organizational Chart Templates
図を構築するためにソフトウェア プラットフォームに投資する準備ができていない場合、さまざまな中小企業の組織図テンプレートを調べることに興味があるかと思います。 私たちが述べたように、Microsoft Office のようなよく知られたソリューションがあり、ダウンロードしてあなたのビジネスに使用することができる組織図のテンプレートを提供しています。 それでは、いくつかの例を見てみましょう：
- Microsoft Office。 Officeのウェブサイトのテンプレートセクション内では、あなたが自由のためにダウンロードし、PowerPoint、Word、またはExcel内でカスタマイズすることができます様々な、無料のビジネス組織図のテンプレートを見つけることができます。 シンプルな階層チャートのオプションとして、この「Minimal organization chart」から始めるとよいでしょう。 他のビジネステンプレートのオプションの中で、24Slidesは、あなたがGoogleスライド内でコピーして編集することができ、無料の中小企業の組織図のテンプレートを提供しています。 彼らはまた、古典的な階層チャートだけでなく、サークルchart.
- Canvaを含むさまざまなタイプのこれらのテンプレートを提供しています。 画像編集とグラフィックプラットフォームCanvaは、あなたが彼らのシステムを使用して独自のビジネス組織チャート（無料で、あなたはちょうどアカウントのためにサインアップする必要があります）を設計し、カスタマイズすることができます。 Vizzloは有料プランを提供していますが、彼らの無料版では、中小企業の組織テンプレートを含む100以上の異なるチャートタイプにアクセスすることができます。 さらに、Vizzlo 内でテンプレートを編集したり、Vizzlo integration.
もちろん、これらはいくつかのオプションにすぎません-あなたが検索してブラウジング online.
The Benefits of a Business Org Chart
私たちが4ステップガイドを通して示したように、ビジネスの組織図を作成するとかなり簡単でシンプルなプロセスになることができます。 しかし、これから始める方や、このグラフの作成に取り組む専門の社員や部署がない方は、組織図が本当に必要なのかどうか、疑問に思われるかもしれません。 最終的には、その決定はあなた次第ですが、この目的のために、これらの図のいずれかの利点のいくつかと、それらがあなたのSmall Business.
Clarify Management Structure
ビジネスを始めたばかりの場合、ビジネス組織図の構築に必要なプロセスは、正式にタスクを配布して、あなたの企業内の各個人と各部の目的の役割を具体化することを余儀なくされています。 これによって、ビジネスが成長したときの混乱を避けることができます。 もちろん、将来的にビジネス組織図を再編することは可能ですが、早い段階で各役職に期待されることを概説しておけば、起業のプロセスにおいてすでに一歩先んじることができます。
一方、あなたの会社がより確立されていれば、ビジネス組織図は新しい社員と既存の社員の両方に、自分が会社の枠組みの中でどこに位置しているかを理解させ、命令系統に関するあらゆる質問を明確にする助けとなります。 この透明性により、従業員は組織図を参照し、特定の問題に直面したときに誰に話せばよいかを正確に判断できるため、時間の節約と効率の向上が期待できます。 さらに、組織図が適切に構成されていれば、従業員は相談すべき適切な個人の名前だけでなく、その人がどのような地位にあり、どのような責任を監督しているかもすでに知っています。
Increase Operating Efficiency
Another benefit of creating and maintaining the small business org chart is doing so, you can examine your company’s current structure and unearth potential ways to improve it.The system is a small business system. ある社員が担当する業務が多すぎたり、他の社員が少なすぎたりしていないか？ 個々の従業員の間に不必要な重複がないか？ また、業務に抜けはないか？ これらのニーズを満たすために、組織再編成を行うべきか、追加雇用を行うべきか、あるいは、これらの業務をアウトソーシングするべきか？ また、ビジネス組織図は、ビジネス全体の部門横断的なコミュニケーションを向上させ、より効果的なプロジェクト管理につながることがあります。 報告構造が明確で、誰が何について話すべきかを誰もが知っている場合、複数の労働者やチームを含むタスクを達成することが容易になります。
現在の成功を実証する
自分のビジネスは組織図から恩恵を受けないと思っていても、融資を申請するときに潜在的な貸し手がそれを見たいと思うことがあります。 ビジネス プランと同様に、銀行、SBA などの機関、および潜在的な投資家は、あなたがビジネスの構造を慎重に検討したという保証を望んでおり、そのような準備が将来の成功の指標となることがよくあるからです。
また、金融の専門家として、彼らは、あなたが選択したビジネス組織方法が、繁栄する可能性が高いと信じるものであることを確認したいと思うでしょう – つまり、あなたが時間通りに潜在的なビジネス ローンを返済できるようにします。 この静脈では、我々はあなたの組織図の2つのバージョンを作成することをお勧めします：1つは、あなたの現在の会社の構造を反映し、1つはあなたの成長目標を示しています。 さらに、資金の削減や主要な従業員の突然の退職など、予期せぬ変化が発生した場合にどのように組織を再編成するかを示すチャートを追加することも検討できます。
2 つ目のビジネス組織図には、もちろん多くの空白スペースを設けます。 このように、チャートを使用して、現在の人員配置に存在する可能性のある穴を見つけることができ、将来の雇用のためのロードマップが組み込まれます。
The Bottom Line
At the end of the day, taking the time to plan and create a business org chart can be extremely beneficial for your small business-now and in the future. この図を自分で作成するか、またはチームと協力して作成するかどうかにかかわらず、私たちの 4 つの簡単なステップに従って、比較的迅速かつ容易にプロセスを完了させることができます。 そうでない場合は、ここで説明したテンプレートのいずれかを使用することになるかもしれません。 一方、あなたが人事や給与計算ソフトウェアを持っていない場合、あなたはそこにトップオプションのいくつかを探ることを検討するかもしれません-ガスト、Zenefitsなど-これらのソリューションのいずれかがあなただけの中小企業の組織図を作成することはできませんが、また、効率的かつ効果的にあなたの日常業務の重要な部分を支援します。