多くの人は、他人に頼らざるを得ないために、物事を成し遂げるのに苦労しています。 残念ながら、この依存はビジネスを行う上での一部でしかありません。 目的をよりよく達成するためには、物事を成し遂げることができるように、行動のループを閉じることを学ぶことが不可欠です。
目次
閉ループコミュニケーションの定義
閉ループコミュニケーションまたは閉ループは、フォローアップ、チェックイン、取引をまとめることに似ています。 この用語は、システムを安定させるために制御ループを閉じる制御システムから来ています。 安定したシステムの反対は、不安定なシステムである。 制御システムの用語では、これは、フィードバックがないため、制御不能になる可能性が高く、オープン ループ システムと呼ばれます – フォローアップなしのプロジェクトのようなものです。 これらの問題はすべて、ループを閉じていないことが原因です。
ストレスフルな状況でのクローズドループ・コミュニケーションは、何を伝えたかを明確にしなければならないストレスや緊張の時に不可欠です。 これは、手術室や戦場のように生死がかかっている場合に特に当てはまります。
例として、2 ウェイ無線通信は、メッセージが受信されたことを確認するために、緊密な閉ループ通信プロトコルに従っています。
- Roger は「R」の略で、無線ではしばしば理解しにくい「メッセージ受信」を意味します。
- Wilco は「あなたの言うことに従う」という意味でした。
- Overは「もう終わったから話していいよ」、
- Outは「もう終わったよ」、
これらの標準語や手順によって、何が起こっているかは単純で明快になる。
あなたを苦しみや心痛、ミスコミュニケーションから救うために、毎回ループを閉じることを保証するいくつかのステップを紹介します。 本当に時間があるにもかかわらず、そのように伝えられていないタスクに誰かを送り出すことほど、あなたをイライラさせるものはないでしょう。 明確な目的を持つということは、何をしなければならないかを考え、感覚的に理解できるような計画を作るということです。 このコツは、慎重に準備し、どのような目標が重要で、誰がそれを行う必要があるのかを明確にすることです。
Step 2: Communicate Clearly
Clear communicationとは、あなたのメッセージやタスクが聞き手に伝わるということです。 これは、ゆっくり話すとか、4年生の英語を使うという意味ではありません。 むしろ、ミーティングや会話の中で、自分のメッセージが明確に伝わっているかどうかを確認する必要があります。 自分が言ったことが、自分の意図したとおりのメッセージを伝えていない可能性があることを忘れないでください。
ステップ3：自然なフォローアップポイントを作る
多くの人が悩むことのひとつに、タスクや課題に対するフォローアップをどうするかということが挙げられます。 これは、いつフォローすればよいのかが不明確であるため、人によっては困難な場合があります。 自然なフォローアップポイントを作れば、すべての人が安心して電話やメールに応じることができるようになります。 これらの自然なフォローアップポイントは、アクションが完了することを最も望んでいる人によって作成されます。 自然なフォローアップポイントの例はいくつかあります：
- あなたが誰かから連絡がない場合は、1週間後にフォローアップする行動を取る
- 誰もが同意する相互の期限を設定
- 特定の日付前に情報やフィードバックを提供
- データ/勧告などでフォローアップする個人的な行動
- 何か物質が起こったときにステータス更新を提供（例えば。
- 重要なことが起こったときに、ステータスのアップデートを提供する（別の取引が成立した、マイルストーンを達成したなど）
他にもいくつか当然のフォローアップポイントがありますが、それらを探し始めると自明になってくるでしょう。 これは多くの作業のように見えるかもしれませんが、議論のための素晴らしい焦点となります。 会議のメモを送信すると、いくつかのアクションのループを閉じるために活用することができ、自然なフォローアップポイントを開いていることです。 この焦点なしには、すべてのぶら下がったアクションは、家を持つことはできません。
Step 5: Follow Up When Promised
If you want people to follow up on your actions, then you have to set the example.ミーティングメモとそれに対するフォローアップは、それらのアクションに自然な家を提供する。 あなたのフォローアップのトーンと調子と相まって、あなたの時間厳守は、ループを閉じて気にすることを示し、これは自然に他の人にこすってしまうでしょう。 そのため、このような「掟破り」な行動は、他の人にも自然と伝わってしまうのです。
Step 6: Repeat Until Closed
誰かに何かをお願いしたからといって、実際にあなたの話を聞いたり、それが完了すると認識したとは限りません。 つまり、あなたが望む解決策に到達するまで、上記のステップを繰り返さなければならないのです。 そのためには、何度かミーティングや電話をする必要があるかもしれません。 実際、予想以上に時間がかかるかもしれません。 覚えておくべきことは、何かを成し遂げたいなら、あなたは勤勉でなければならないということです。
Closed-Loop Communications Takes Practice
何でもそうですが、閉ループコミュニケーションにはある程度の練習が必要です。 物事を繰り返したり、メッセージを受け取ったことを明確に認識しなければならないのは、気まずく、あるいは馬鹿げているようにさえ見えるかもしれません。 そのぎこちなさは次第に消え、より多くのことを成し遂げられるようになり、頭痛の種も少なくなることでしょう。