La gestione dei costi spiegata in 4 passi

La gestione dei costi riguarda il processo di trovare il progetto giusto e realizzare il progetto nel modo giusto. Include attività come la pianificazione, la stima, il budgeting, il finanziamento, la gestione, il controllo e il benchmarking dei costi in modo che il progetto possa essere completato in tempo e il budget approvato e la performance del progetto possa essere migliorata in tempo.

La gestione dei costi copre l’intero ciclo di vita di un progetto dalla fase di pianificazione iniziale alla misurazione della performance dei costi effettivi e al completamento del progetto. Questo articolo spiegherà i diversi passi e processi nella gestione dei costi del progetto, in linea con metodi come il Total Cost Management Framework di AACE International.

Passo 1: Pianificazione delle risorse

La pianificazione delle risorse è il processo di accertamento dei requisiti futuri delle risorse per un’organizzazione o un ambito di lavoro. Questo comporta la valutazione e la pianificazione dell’uso delle risorse fisiche, umane, finanziarie e informative necessarie per completare le attività lavorative e i loro compiti. La maggior parte delle attività comporta l’uso di persone per eseguire il lavoro. Alcune attività coinvolgono materiali e materiali di consumo. Altre attività coinvolgono la creazione di una risorsa usando principalmente input informativi (per esempio, ingegneria o progettazione di software). Di solito, le persone usano strumenti come le attrezzature per aiutarle. In alcuni casi, gli strumenti automatizzati possono eseguire il lavoro con poco o nessun sforzo umano.

La pianificazione delle risorse inizia nell’ambito e nel processo di sviluppo del piano di esecuzione durante il quale vengono sviluppate la struttura di scomposizione del lavoro, la struttura di scomposizione organizzativa (OBS), i pacchetti di lavoro e la strategia di esecuzione. L’OBS stabilisce categorie di risorse di lavoro o responsabilità; questa categorizzazione facilita la pianificazione delle risorse perché tutte le risorse sono responsabilità di qualcuno come riflesso nell’OBS.

La stima delle risorse (di solito una parte della stima dei costi) determina le quantità di risorse necessarie per l’attività (ore, strumenti, materiali, ecc.) mentre la pianificazione e lo sviluppo del programma determina le attività di lavoro da eseguire. La pianificazione delle risorse prende le quantità stimate delle risorse, valuta la disponibilità e le limitazioni delle risorse considerando le circostanze del progetto, e poi ottimizza come le risorse disponibili (che spesso sono limitate) saranno usate nelle attività nel tempo. L’ottimizzazione viene eseguita in modo iterativo usando le fasi di stima della durata e di allocazione delle risorse del processo di pianificazione e sviluppo della schedulazione.

Step 2: Stima dei costi

La stima dei costi è il processo predittivo usato per quantificare, costare e prezzare le risorse richieste dall’ambito di un’opzione di investimento, attività o progetto. Comporta l’applicazione di tecniche che convertono le informazioni tecniche e programmatiche quantificate su un’attività o un progetto in informazioni finanziarie e sulle risorse. I risultati della stima sono usati principalmente come input per la pianificazione aziendale, l’analisi dei costi e le decisioni o per i processi di controllo dei costi e delle scadenze del progetto.

Il processo di stima dei costi è generalmente applicato durante ogni fase del ciclo di vita del bene o del progetto man mano che l’ambito del bene o del progetto viene definito, modificato e perfezionato. Come il livello di definizione dell’ambito aumenta, i metodi di stima usati diventano più definitivi e producono stime con distribuzioni probabilistiche dei costi sempre più strette.

La stima dei costi potrebbe essere eseguita da sistemi software dedicati come Cleopatra Enterprise per la stima dei costi e database dei costi di progetto come CESK che sono creati e mantenuti per supportare i vari tipi di stime che devono essere preparati durante il ciclo di vita del bene o progetto.

La stima della durata temporale delle attività deve essere considerata contemporaneamente ai costi perché i costi dipendono spesso dalla durata temporale e i requisiti delle risorse identificati nella stima dei costi possono influenzare la pianificazione. Gli approcci iterativi sono usati perché i risultati di una stima dei costi spesso portano a cambiamenti nell’ambito o nei piani. Infatti, il processo di stima può essere visto come parte del processo di definizione dell’ambito perché il trading off iterativo tra costo e ambito intreccia i processi.

Con Cleopatra Cost Estimating, puoi ottenere

• Creazione di tutti i tipi di stima dei costi, dal fattore alla stima dettagliata.
• Successo nelle gare d’appalto perché permette di stimare i costi, richiedere offerte, analizzare quelle offerte e tenere traccia dei suoi costi.
• Stima dei costi e controllo dei costi collegati. Con il modulo di controllo dei costi, è possibile tenere traccia dei costi del progetto durante la fase di esecuzione. Collegando il documento di controllo del progetto direttamente alla stima, Cleopatra Enterprise minimizzerà la gestione dei dati, aumenterà l’efficienza e ridurrà il numero di errori.
• Tradizionalmente, la direzione chiedeva di consegnare una stima basata sul tempo rimanente all’esecuzione dell’AT. Più organizzazioni ora richiedono agli stimatori di seguire un approccio graduale alla stima, fornendo tre diversi tipi di stime durante la fase di preparazione.

Step 3: Budgeting dei costi

Il budgeting è un sotto-processo all’interno della stima usato per allocare il costo stimato delle risorse in conti di costo rispetto ai quali la performance dei costi sarà misurata e valutata. Questo forma la linea di base per il controllo dei costi. I conti di costo usati dal piano dei conti devono anche supportare il processo di contabilità dei costi. I budget sono spesso scaglionati nel tempo in accordo con il programma o per affrontare i vincoli di budget e di flusso di cassa.

Step 4: Controllo dei costi

Il controllo dei costi riguarda la misurazione degli scostamenti dalla linea di base dei costi e l’adozione di azioni correttive efficaci per ottenere costi minimi. Si applicano procedure per monitorare le spese e le prestazioni rispetto all’avanzamento di un progetto. Tutti i cambiamenti alla linea di base dei costi devono essere registrati e i costi totali finali previsti sono continuamente previsti. Quando le informazioni sui costi effettivi diventano disponibili, una parte importante del controllo dei costi è spiegare cosa sta causando lo scostamento dalla linea base dei costi. Sulla base di questa analisi potrebbe essere necessaria un’azione correttiva per evitare lo sforamento dei costi.

La figura seguente è una mappa del processo per la misurazione delle prestazioni del progetto. Questo processo dovrebbe essere eseguito in un ciclo di miglioramento continuo fino al completamento del progetto:

Mappa del processo per la misurazione delle prestazioni del progetto

Il processo per la valutazione delle prestazioni inizia con la pianificazione e con la disponibilità degli strumenti giusti. Gli strumenti software dedicati al controllo dei costi possono essere preziosi per definire le procedure di controllo dei costi, tracciare e approvare le modifiche e applicare l’analisi. Inoltre, il reporting può essere migliorato e semplificato, il che rende più facile informare tutte le parti interessate coinvolte nel progetto.

Cleopatra Cost Control vi aiuta a raggiungere

• Il controllo dei costi del progetto e a risalire sempre ai componenti di costo al suo budget originale.
• Gestione dei cambiamenti di portata. Stimate i costi e aggiungeteli al vostro documento di controllo del progetto.
• Progetto completato? Il processo di feedback sarà in atto. Invia gli effettivi ai tuoi modelli di costo per aumentare la loro accuratezza e qualità per la stima futura. Dove la maggior parte degli strumenti si limita ad essere un software di stima dei costi o uno strumento di controllo dei costi, Cleopatra Enterprise è entrambi.

Fase bonus: Benchmarking

Come passo bonus, è saggio aggiungere il Benchmarking al processo di gestione dei costi del progetto.

Il Benchmarking aiuta a chiudere il cerchio tra il progetto A e il progetto B. La conoscenza dal progetto A (riferita ai progetti in corso ed eseguiti) viene analizzata e il feedback si riflette nel progetto B (i prossimi progetti). È così che si crea un ciclo di miglioramento per aumentare le prestazioni del progetto. Il benchmarking è ampiamente usato dalle industrie tecniche per migliorare le prestazioni dei progetti. I sistemi software come Cleopatra per il benchmarking dei progetti aiutano gli stimatori e i controllori dei progetti a rispondere alla complessa domanda: Come usare i big data del progetto per eseguire i progetti nel tempo e nel budget?

L’obiettivo del benchmarking del progetto è quello di memorizzare i dati dei progetti eseguiti e in corso per estrarre metriche preziose del progetto e per confrontare le stime attuali. Eseguire l’analisi statistica sui dati storici può portare a preziose informazioni sulle relazioni tra le variabili, che possono essere utilizzate per creare una base di conoscenza dei costi affidabile o calibrare quelle esistenti.

Progetto Benchmarking come fase bonus

E’ importante notare che il benchmarking del progetto non include solo il confronto tra progetti, in quanto è anche interessante confrontare le revisioni all’interno di un progetto.

Cosa puoi ottenere con Cleopatra Benchmarking

• Raccogliere dati storici del progetto che possono fornire analisi e confronti preziosi per prendere decisioni aziendali critiche.
• Misura le tue stime rispetto ai tuoi progetti precedenti e migliora la tua stima dei costi in modo significativo.
• Estrai le metriche tra i progetti per migliorare la precisione della stima dei costi futuri.
• Sviluppa report significativi e interattivi.
• Esporta & Importa facilmente i dati da Excel.

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