Il protocollo broker è un argomento delicato in questi giorni. Sono dentro? Sono fuori? C’è molta trepidazione sull’argomento. Dopo tutto, il protocollo stesso afferma che qualsiasi parte può ritirarsi in qualsiasi momento.
Come consulente di transizione, una delle domande più comuni che ricevo sul protocollo è “Quali informazioni posso portare con me?”.
Il mio primo suggerimento è di leggere il protocollo Broker. Sareste sorpresi da quanti consulenti non l’hanno letto. La maggior parte presume di conoscere la sostanza e si affida alla loro istituzione accettante per fornire i dettagli.
L’ho letto numerose volte e continuo a prendere piccole cose qua e là. È scritto da avvocati, quindi è abbastanza completo. Eppure, trovo molti passaggi che sembrano essere aperti all’interpretazione. Suppongo che tutto lo sia.
In questo articolo, voglio concentrarmi su “le informazioni sul cliente”. Le seguenti informazioni possono essere portate con voi al momento della partenza da una società di protocollo: nome del cliente, indirizzo, numero di telefono, indirizzo e-mail e titolo del conto.
Sembra abbastanza facile, giusto? Per certi aspetti, lo è. Tuttavia, ci sono regole su ciò che è considerato informazione del cliente. Inoltre, ci sono modi per formattare le informazioni del cliente per fornire una maggiore probabilità di successo con la vostra transizione.
- Nome del cliente. Anche se questo può sembrare semplice, certamente non lo è. L’apertura di un conto e i trasferimenti sono spesso rovinati da discrepanze nel nome. Non è sufficiente elencare il nome sul conto. Bisogna includere il nome legale completo del cliente. Prefissi, suffissi, iniziale del secondo nome (se non è il secondo nome completo) e qualsiasi alias. Usare le informazioni legali corrette, poi preoccuparsi di come il cliente vorrebbe che fosse letto. Alcuni depositari richiedono ulteriore documentazione interna o esterna di supporto. Assicuratevi di sapere di cosa si tratta in modo da poterlo chiedere al cliente in anticipo ed evitare di dover tornare dallo stesso cliente per elementi aggiuntivi.
- Indirizzo. Va da sé, assicuratevi che l’indirizzo che registrate sia corretto. Se c’è più di un indirizzo elencato per il cliente, includeteli tutti. Non ho letto nulla nel Protocollo Broker che dica che si può avere solo una voce per categoria. Se il tuo cliente ha un indirizzo postale, portalo. Non dimenticate il loro indirizzo legale. Questo è quello di cui avete bisogno per aprire un conto.
- Numero di telefono. Portali tutti. Cellulare, telefono di casa, telefono di lavoro. In questo mondo high-tech, il cellulare è il numero più importante da avere, perché è collegato ai conti per tutto ciò che richiede una firma elettronica. Due clienti in casa? Assicurati di avere entrambi i numeri di cellulare, e assicurati che siano corretti.
- Indirizzo e-mail. A costo di essere ripetitivo, segui le stesse linee guida di cui sopra. Assicuratevi che l’indirizzo e-mail sia corretto. Tutti i documenti che volete inviare per la firma elettronica dovranno andare all’indirizzo e-mail del cliente. Prendete tempo per eliminare gli indirizzi che non sono più in uso, e assicuratevi che ogni cliente elencato ne abbia uno.
- Titoli dei conti. Questo è importante. A seconda del numero di righe e del numero di caratteri consentiti per riga, i titoli dei conti sugli estratti conto potrebbero finire per apparire molto diversi da quella che è l’effettiva registrazione del conto. È bene concentrarsi sulla registrazione del conto, perché è quella che avrà la maggior parte delle informazioni a vostra disposizione. Esempio: Potreste estrarre una lista di titoli di conti e vedere che avete un conto chiamato “The Smith Family Trust”. Questo potrebbe essere il nome che avete dato al conto, ma non è la registrazione completa. La registrazione completa sarebbe più simile a “Jonathon F. Smith Ttee, Jane L. Smith Ttee, The Smith Family Irrevocable Trust DTD 1/1/99 FBO James K. Smith”. Il nickname del conto mi mostra che ho un trust. La registrazione del conto mi mostra che ho un trust irrevocabile con due fiduciari, un beneficiario e una data. Grande differenza.
La maggior parte dei depositari che accettano hanno il loro foglio di calcolo che vi forniranno. Mentre è probabilmente molto completo, includerà anche molte colonne che non si applicano alla tua situazione. Vi suggerisco di creare prima il vostro foglio di calcolo. Tenetene una copia per voi e stampatene un’altra da consegnare al Branch Manager del vostro attuale studio quando vi dimetterete. Quella copia includerà i numeri di conto. Il suo non lo farà. Usi il suo foglio di calcolo per completare quello fornito dal suo depositario. Segua le loro istruzioni il più attentamente possibile. Non potranno accettare le informazioni da voi fino a quando non vi sarete dimessi dal vostro attuale studio, quindi non potranno farvi notare errori prima che ve ne andiate. Dopo le dimissioni è una corsa contro il tempo per loro per cancellare la lista, generare la documentazione adeguata e inviartela.
Utilizza il tuo foglio di calcolo come un’ancora di salvezza. Aggiungete colonne aggiuntive. Tieni traccia delle conversazioni e dello stato dei trasferimenti. Quel foglio di calcolo sarà lo strumento più importante che hai.