Realizarea unei revizuiri de contract este o parte esențială a procesului de contractare și servește ca o oportunitate de a înțelege pe deplin tot ceea ce dvs. și afacerea dvs. sunteți de acord să faceți înainte de a pune pixul pe hârtie. O revizuire a contractului vă ajută să reduceți riscurile organizaționale și crește probabilitatea ca un acord să aibă un impact pozitiv asupra afacerii pentru toate părțile implicate. Fără o revizuire completă a contractului, riscați să vă angajați la obligații pe care nu le puteți îndeplini, să deteriorați brandul și reputația companiei dvs. și să pierdeți timp prețios și resurse financiare pentru a rezolva dispute care ar fi putut fi prevenite.
Acest articol acoperă unele dintre cele mai importante lucruri pe care trebuie să le căutați în timpul unei revizuiri de contract.
Ce este o revizuire de contract?
O revizuire de contract este o examinare amănunțită a unui acord juridic înainte de a fi semnat, pentru a se asigura că tot ceea ce este menționat în document este clar și precis și că firma dumneavoastră se simte confortabil să meargă mai departe în conformitate cu termenii acordului. După ce acordul este semnat inițial, revizuirile de contract sunt, de asemenea, importante înainte de evenimente contractuale specifice, cum ar fi renegocierea sau ferestrele de renunțare. O revizuire a contractului este, de obicei, ultima dvs. oportunitate de a identifica și de a solicita modificările necesare înainte de a vă bloca într-un acord.
Ce trebuie să căutați în timpul unei revizuiri de contract
Când efectuați o revizuire de contract, este util să începeți cu un plan, astfel încât să puteți fi sigur că cele mai importante zone din contract au fost analizate cu atenție. Dacă sunt descoperite erori sau discrepanțe sau dacă apar întrebări ca urmare a revizuirii contractului, nu ar trebui să mergeți mai departe cu contractul până când toate problemele nu au fost rezolvate în mod satisfăcător. Iată câteva dintre lucrurile cheie pe care trebuie să le căutați în timpul unei revizuiri de contract.
1. Clauze cheie & Termeni
Care linie dintr-un contract este importantă și trebuie revizuită cu atenție, dar unele clauze și termeni sunt în mod clar mai importanți decât alții. Având în vedere că fiecare companie și industrie este diferită, cei mai importanți termeni contractuali sunt susceptibili să varieze și ei, dar există câteva la care trebuie să acordați o atenție deosebită în general. Termeni precum confidențialitatea, despăgubirea, rezilierea și soluționarea litigiilor sunt toate secțiuni importante într-un contract și merită să petreceți timp suplimentar pentru a le revizui pentru a vă asigura pe deplin că limbajul este acceptabil.
2. Reziliere & Termeni de reînnoire
Înainte de a semna orice acord obligatoriu din punct de vedere juridic, veți dori să confirmați că înțelegeți pe deplin termenii de reziliere și reînnoire a contractului pentru a evita să vă blocați într-un acord mai mult decât ați anticipat inițial. Ar trebui să verificați lucruri cum ar fi limbajul de reînnoire automată și ferestrele de renunțare, astfel încât să știți de la început cum și când puteți anula acordul și care sunt repercusiunile în cazul în care nu notificați cealaltă parte până la o anumită dată.
Este, de asemenea, un moment bun pentru a începe să vă planificați din timp, astfel încât să nu fiți prins cu garda jos atunci când apar acele date și termene importante. Setați memento-uri în calendar, astfel încât dvs. și echipa dvs. să nu pierdeți ocazii de a renegocia sau de a anula acordul în parametrii declarați.
3. Limbaj clar, lipsit de ambiguitate
În timp ce citiți un contract, acordați o atenție deosebită modului în care este formulată fiecare propoziție și căutați limbajul care ar putea fi lăsat la interpretare. Chiar dacă ambele părți interpretează termenii neclari în același mod, cel mai bine este să revizuiți limbajul pentru a fi mai tranșant, dacă este posibil, pentru a preveni potențiale conflicte odată ce contractul este semnat și activ. Conflictele semnificative pot necesita ca o terță parte să determine pașii următori pe baza modului în care interpretează contractul, așa că asigurați-vă că toți termenii sunt stabiliți în mod explicit.
4. Fără spații goale
Utilizarea șabloanelor de contract este o modalitate excelentă de a economisi timp în timpul procesului de redactare a contractului, dar necesită o atenție specială în timpul fazei de revizuire a contractului. Orice spații goale trebuie fie completate, fie eliminate înainte de semnarea contractului final. În funcție de circumstanțe, necompletarea unui spațiu gol din contract ar putea duce la consecințe costisitoare pentru afacerea dumneavoastră.
5. Termeni impliciți
În timp ce ambele părți au, de obicei, intenții bune atunci când încheie un contract, există întotdeauna posibilitatea ca una dintre părți să nu livreze în conformitate cu termenii acordului, ceea ce duce la o încălcare a contractului. Fiți cu ochii în patru pentru clauzele de neîndeplinire, astfel încât să cunoașteți potențialele ramificații ale neîndeplinirii obligațiilor dumneavoastră – sau opțiunile pe care le aveți la dispoziție dacă sunteți partea care nu își încalcă obligațiile.
6. Date importante & Termene limită
Pe lângă faptul că trebuie să vă asigurați că toate datele și livrabilele enumerate sunt în concordanță cu orice acorduri verbale anterioare, etapa de revizuire a contractului este, de asemenea, o oportunitate de a începe să urmăriți orice lucru pe care echipa sau organizația dumneavoastră este responsabilă de execuție. Planificarea din timp va ajuta la reducerea șanselor de încălcare a contractului, ceea ce ar putea duce la consecințe semnificative pentru organizația dumneavoastră.
Consiliere pentru succes
Ajungeți suficient timp pentru o revizuire amănunțită
Căutarea și analiza fiecărei propoziții dintr-un contract poate lua, fără îndoială, o cantitate considerabilă de timp, în special pentru acordurile lungi și complexe, dar este un pas esențial pentru a vă proteja afacerea de riscuri inutile. Lăsați întotdeauna suficient timp pentru a sta cu contractele de mare valoare sau cu risc ridicat înainte de a le semna. O virgulă greșit plasată sau o propoziție ambiguă ar putea duce la greșeli costisitoare și evitabile.
Aveți mai multe persoane care să revizuiască
Este întotdeauna o idee bună să aveți o altă persoană decât cea care a redactat documentul care să efectueze revizuirea contractului. Cineva care citește un contract pentru prima dată are mai multe șanse să sesizeze o eroare sau o greșeală de scriere decât persoana care a redactat contractul și care s-a uitat la aceleași informații pentru o perioadă lungă de timp. Faptul că un al doilea membru al echipei dvs. juridice, sau chiar un avocat specializat în revizuirea contractelor, revizuiește fiecare acord important vă va crește șansele de a încheia un contract care să funcționeze așa cum a fost prevăzut.
Revizuirea contractelor în mod regulat
Revizuirea contractelor ar trebui să aibă loc pentru acordurile existente, pe lângă contractele nou-nouțe. Ori de câte ori vă pregătiți să reînnoiți un acord, aveți ocazia să îmbunătățiți contractul pe baza lecțiilor învățate de la ultima dată când a fost semnat, să remediați ceva ce a fost trecut cu vederea anterior sau să modificați limbajul ca urmare a reglementărilor sau orientărilor din industrie care au evoluat de când contractul a fost redactat inițial. Faptul că un acord a fost semnat și acceptat inițial nu ar trebui să vă împiedice să revizuiți în mod regulat și să căutați oportunități de optimizare sau perfecționare a termenilor, sau să luați măsuri pentru a rezilia contractul în anumite situații.
Să profitați de tehnologie
Realizarea unei analize amănunțite, linie cu linie, a unui document scris este o provocare făcută pe măsură pentru soluțiile tehnologice moderne, în special pentru instrumentele alimentate de inteligența artificială și învățarea automată. Soluțiile de revizuire a contractelor, inclusiv unele software de gestionare a contractelor, oferă capacitatea de a scana și analiza automat volume mari de text rapid și precis și, spre deosebire de oameni, nu sunt susceptibile la erori cauzate de oboseală, ceea ce reprezintă o preocupare legitimă atunci când se analizează contracte lungi.
Tehnologia nu ar trebui să înlocuiască procesul de revizuire umană, dar atunci când este utilizată pentru a suplimenta eforturile umane, soluțiile de revizuire a contractelor pot ajuta persoanele responsabile de acest proces să îndeplinească sarcina mult mai eficient și mai precis.
Pentru mai multe sfaturi și informații utile privind realizarea unei revizuiri de succes a contractelor, descărcați Lista de verificare principală pentru revizuirea și gestionarea contractelor.
O parte din acest conținut a fost publicat anterior pe blogul ContractWorks