Mulți dintre noi ne chinuim să facem lucrurile pentru că trebuie să ne bazăm pe alții. Din nefericire, această dependență este doar o parte a afacerilor. Pentru a vă atinge mai bine obiectivele, este vital să învățați să închideți bucla acțiunilor, astfel încât lucrurile să poată fi realizate.
Carte de materii
Definiția comunicării în buclă închisă
Comunicarea în buclă închisă sau Închiderea buclei este asemănătoare cu urmărirea, verificarea sau încheierea afacerii. Termenul provine de la sistemele de control în care se închide bucla de control pentru ca sistemul să rămână stabil. Opusul unui sistem stabil este un sistem instabil. În limbajul sistemelor de control, acesta este denumit un sistem cu buclă deschisă, deoarece nu are feedback și, prin urmare, va scăpa probabil de sub control – un fel de proiecte fără urmărire.
Sunt sigur că majoritatea dintre voi ați avut situații în care ați crezut că cineva va face ceva și se pare că fie a uitat, fie v-a ignorat sau a făcut un lucru greșit. Toate aceste probleme sunt rezultatul lipsei închiderii buclei.
Comunicări în buclă închisă în timpul situațiilor stresante
Comunicările în buclă închisă sunt esențiale în perioadele de stres și încordare în care trebuie să fie foarte clar ce se comunică. Acest lucru este valabil mai ales atunci când viața și moartea sunt în joc, cum ar fi într-o sală de operație sau pe câmpul de luptă.
Ca exemplu, comunicațiile radio în două direcții urmează un protocol de comunicații în buclă închisă strâns pentru a se asigura că mesajul a fost recepționat. Sunt sigur că majoritatea dintre voi ați auzit de următoarele:
- Roger reprezintă litera „R”, care era adesea dificil de înțeles prin radio – însemna „mesaj primit.”
- Wilco însemna „Se va conforma” cu ceea ce ați spus.
- Over a însemnat „Am terminat – acum poți vorbi.”
- Out a însemnat „Am terminat.”
Aceste cuvinte și proceduri standard simplifică și clarifică ceea ce se întâmplă. Afacerile nu sunt o chestiune de viață și de moarte ca pe câmpul de luptă sau în sala de operații, dar pot beneficia de comunicări clare și concise în circuit închis.
Pentru a vă scuti de suferință, dureri de inimă și comunicări eronate, iată câțiva pași care vă vor asigura că veți închide circuitul de fiecare dată.
Pasul 1: Aveți obiective clare
Una dintre cele mai mari provocări pentru a face lucrurile bine este înțelegerea adevăratelor dumneavoastră obiective. Nimic nu vă va frustra mai mult decât să lansați pe cineva într-o sarcină care este într-adevăr timp, dar care nu a fost comunicată în acest fel. A avea obiective clare înseamnă că vă gândiți la ceea ce trebuie să faceți și elaborați un plan care să aibă sens. Șmecheria în acest sens este să vă pregătiți cu atenție și să stabiliți ce obiective sunt importante și de cine aveți nevoie pentru a le face.
Pasul 2: Comunicați clar
Comunicarea clară înseamnă că mesajul sau sarcina dvs. se înregistrează cu publicul. Acest lucru nu înseamnă că vorbiți încet sau că folosiți o engleză de clasa a 4-a. Mai degrabă, trebuie să aveți puncte în cadrul întâlnirii sau conversației în care să vă întrebați pentru claritate și să vă asigurați că mesajul dvs. se transmite. Nu uitați că este posibil ca ceea ce spuneți să nu comunice mesajul pe care l-ați intenționat. De aceea, trebuie să ascultați în mod constant ceea ce spun oamenii și să confirmați că mesajul sau sarcina dvs. este transmisă.
Pasul 3: Creați puncte de urmărire naturală
Un lucru cu care majoritatea oamenilor se luptă este cum să urmărească cu cineva o sarcină sau o însărcinare. Acest lucru poate fi o provocare pentru unii oameni, deoarece nu este clar când să dea curs. Dacă creați puncte de urmărire naturale, atunci toate părțile se vor simți mult mai confortabil în a răspunde la apelul sau e-mailul dumneavoastră. Aceste puncte naturale de urmărire sunt create de persoana care își dorește cel mai mult ca acțiunea să fie finalizată. Câteva exemple de puncte naturale de urmărire sunt:
- Să luați acțiunea de a urmări peste o săptămână dacă nu primiți vești de la cineva
- Stabilește un termen limită reciproc cu care toată lumea este de acord
- Furnizarea de informații sau feedback înainte de o anumită dată
- O acțiune personală de urmărire cu date/recomandări etc.
- Furnizarea unei actualizări de stare atunci când se întâmplă ceva material (de ex.de exemplu, o altă afacere încheiată, atingerea unei etape importante etc.)
Există alte câteva puncte de urmărire naturale care vă vor deveni evidente odată ce începeți să le căutați.
Pasul 4: Documentați discuțiile, acțiunile și agendele
Probabil cel mai bun lucru pe care îl puteți face pentru a închide bucla este să trimiteți agendele, notele, acțiunile și concluziile ședințelor. Acest lucru poate părea mult de lucru, dar este un punct focal excelent pentru discuții. Atunci când trimiteți notele unei ședințe, deschideți un punct de urmărire natural care poate fi valorificat pentru a închide bucla cu privire la mai multe acțiuni. Fără acest punct focal, toate acele acțiuni care atârnă nu vor avea o casă. Notele dvs. de ședință și urmărirea lor vor oferi acelor acțiuni o casă naturală.
Pasul 5: Urmăriți acțiunile atunci când le promiteți
Dacă doriți ca oamenii să urmărească prompt acțiunile dvs., atunci trebuie să dați exemplul. Tonul și tenorul urmăririi dvs. împreună cu punctualitatea dvs. vor arăta că vă interesează să închideți circuitul și acest lucru se va răsfrânge în mod natural asupra celorlalți. Nimic nu îi spune cuiva că este important să închidă bucla ca și faptul că faceți tot ce puteți pentru a-i ușura acest lucru.
Pasul 6: Repetați până la închidere
Doar pentru că cereți cuiva să facă ceva, nu înseamnă că v-a auzit cu adevărat sau a recunoscut că va fi făcut. Acest lucru înseamnă că trebuie să repetați pașii de mai sus până când ajungeți la rezoluția pe care o doriți. Acest lucru ar putea necesita mai multe întâlniri sau apeluri telefonice. De fapt, s-ar putea să dureze mai mult decât ați anticipat. Ceea ce trebuie să rețineți este că trebuie să fiți sârguincios dacă vreți să obțineți ceva. Acest lucru necesită să comunicați în mod constant rezultatele dorite și să închideți bucla pentru a vă asigura că se realizează.
Comunicarea în buclă închisă necesită practică
Ca orice, comunicarea în buclă închisă necesită ceva practică. Poate fi ciudat sau chiar poate părea o prostie faptul că trebuie să repetați lucruri sau să confirmați în mod clar că ați primit un mesaj. Această stângăcie va dispărea și vă veți trezi că veți putea face mai multe lucruri cu mai puține dureri de cap.
.