Negocierea contractelor nu s-a schimbat de la apariția e-mailului, dar noile tehnologii fac ca negocierea contractelor să fie mai rapidă, mai inteligentă și mai puțin riscantă. În acest articol, vom detalia ce este negocierea contractelor, de ce abordările tradiționale de negociere a contractelor prezintă responsabilități de afaceri și cum noile tehnologii ajută echipele juridice să negocieze acorduri complexe la scară largă.
Ce este negocierea contractului?
Negocierea contractului este procesul prin care se ajunge la un acord asupra unui set de termeni obligatorii din punct de vedere juridic (aici, ne vom concentra pe negocierea între două companii). Atunci când două companii negociază, ambele părți încearcă să obțină termeni favorabili și să minimizeze riscurile financiare, juridice și operaționale.
Când negociați contracte cu furnizorii, de exemplu, compania dvs. poate face presiuni pentru a obține posibilitatea de a plăti lună de lună mai degrabă decât anual (sau invers). În ceea ce privește plățile, ca și în multe alte probleme, nu există neapărat o opțiune „corectă”, cât o opțiune care are cel mai mult sens pentru compania dumneavoastră. Motivul pentru care negociem contracte în afaceri este acela de a ne asigura că acordurile noastre pregătesc companiile noastre pentru un succes pe termen lung.
Provocările pe termen lung ale negocierii contractelor
Negocierea contractelor este adesea cea mai importantă parte a ciclului de viață al contractelor. Întârzierile în generarea sau executarea unui contract pot încetini o afacere, de exemplu, dar este puțin probabil ca acestea să aibă un impact semnificativ asupra rezultatului final al acelei afaceri. Pe de altă parte, o negociere prost condusă poate împovăra o companie cu obligații juridice dificile timp de ani de zile.
În cadrul unor negocieri de rutină – o negociere privind o licență de software, de exemplu – discuțiile se concentrează asupra unor aspecte precum legea aplicabilă, gestionarea datelor clienților, securitatea informațiilor și prețul. Compania A ar putea spune companiei B: „Suntem dispuși să cumpărăm la acest preț dacă includeți obligațiile standard ale companiei noastre în ceea ce privește timpul de funcționare a sistemului, dar va trebui să reduceți prețul dacă doriți să folosiți limbajul companiei dumneavoastră.”
Acest schimb de replici poate avea loc în timp real (într-un apel telefonic sau într-o întâlnire în persoană) sau pe e-mail, dar e-mailul tinde să fie mai frecvent, iar dinamica în ambele cazuri este aceeași. Ambele părți oferă concesii și, în acest proces, introduc, elimină sau modifică clauze contractuale – elementele constitutive ale contractelor – până când cele două părți pot ajunge la un acord.
În timp ce există cu siguranță cele mai bune practici privind modul de negociere a unui contract, cantitatea mare de coordonare necesară în timpul negocierii unui contract face ca procesul să fie o provocare logistică pentru toate echipele. Imaginați-vă că trebuie să reconciliați feedback-ul contractului de la o serie de părți interesate interne (gândiți-vă la Finanțe sau Operațiuni) și contrapărți prin mai multe fire de e-mail. Mai mult decât atât, imaginați-vă că trebuie să faceți acest lucru pentru mai multe contracte diferite în același timp.
Cele mai importante pentru negocierea contractelor sunt managementul cunoștințelor și managementul proceselor: dacă nu cunoașteți istoricul și stadiul fiecărei negocieri de contract, nu puteți fi siguri că obțineți cel mai bun rezultat pentru afacerea dumneavoastră.
Echipele juridice care nu dispun de un sistem central de urmărire și negociere a contractelor își petrec adesea cea mai mare parte a timpului punând cap la cap edițiile de contract de la diferite echipe de afaceri și căutând cele mai recente versiuni ale contractelor. Pentru companiile care funcționează pe cicluri de vânzări trimestriale, situația este și mai gravă – i-am auzit pe unii consilieri generali spunând că ultimele săptămâni ale oricărui trimestru reprezintă 50% din volumul contractelor.
Importanța afacerii, complexitatea operațională și volumul inegal de contracte fac din negocierea contractelor o provocare spinoasă pentru echipele juridice și tehnologiile de contracte.
Potențial neîmplinit: istoria tehnologiei de negociere a contractelor
Negocierea contractelor nu a cunoscut aproape nicio inovație în ultimele decenii. Ultima mare schimbare în negocierea contractelor a fost adoptarea pe scară largă a e-mailului în anii 1990.
Nu este doar inerția care este de vină. În afară de faptul că sunt fiabile și adoptate pe scară largă, e-mailul și Microsoft Word sunt, într-un fel, deosebit de potrivite pentru negocierea contractelor. Utilizarea e-mailului și a Microsoft Word permite echipelor juridice să limiteze comunicările la anumite părți, să păstreze o marcă de timp a fiecărei comunicări și să partajeze documente într-un format cvasi-universal. Acestea sunt cerințele de bază pentru orice instrument de negociere.
Gândiți-vă la alternative. Nu ați dori să negociați un contract pe Google Docs, de exemplu, unde contrapartea dvs. vă poate vedea fiecare apăsare de tastă. De asemenea, nu ați dori să îi oferiți contrapărții dvs. acces la stocarea partajată în cloud a companiei dvs. (de exemplu, Dropbox), deoarece acest lucru ar putea reprezenta un risc de securitate.
Singura modalitate de a îmbunătăți negocierea contractelor este de a adopta instrumente special concepute atât pentru negocierea contractelor cu contrapărțile, cât și pentru colaborarea în materie de contracte cu părțile interesate interne. Doar recent tehnologia a ajuns din urmă problema negocierii contractelor.
Schimbătorul de joc: tehnologia ajunge din urmă negocierea contractelor
Cele trei bariere tehnologice în calea îmbunătățirii negocierii contractelor au fost centralizarea, ușurința de utilizare și securitatea de nivel enterprise. În trecut, echipele juridice erau obligate să aleagă între comoditate și securitate. Dar, odată cu sosirea noilor tehnologii, echipele juridice nu mai trebuie să facă compromisuri serioase atunci când implementează instrumente de negociere a contractelor.
Centralizare. În mod istoric, echipele juridice aveau contracte împrăștiate peste tot – în dulapuri, pe hard disk-uri locale și în alte locuri. Această descentralizare expunea companiile la riscuri semnificative. De aceea, la începuturi, managementul contractelor s-a concentrat pe obținerea tuturor contractelor într-un singur loc. Odată cu sosirea soluțiilor de gestionare a ciclului de viață al contractelor, centralizarea nu mai reprezintă o barieră tehnologică semnificativă.
Adaptabilitate și ușurință în utilizare. Cândva, software-ul era construit fie pentru consumatorii non-tehnici, fie pentru specialiști. Browserele de internet se încadrează în prima categorie; ele necesită puțină pregătire, dar nu sunt foarte configurabile. În a doua categorie se află instrumentele specifice industriei, cum ar fi software-ul de editare video – aceste instrumente sunt puternice și foarte ușor de personalizat, dar este dificil să le folosești fără instruire.
Noile tehnologii juridice combină cele mai bune caracteristici ale ambelor abordări. Ele permit un grad ridicat de configurabilitate și control (esențial pentru echipele juridice), necesitând în același timp o pregătire minimă a utilizatorilor. De exemplu, noile instrumente de negociere a contractelor le permit utilizatorilor să comenteze rapid documentele online și să pună în buclă mai mulți colegi prin notificări online sau prin e-mail, în loc să fie nevoie să trimită e-mailuri individuale cu atașamente.
Securitate și compatibilitate universală. Negocierile contractuale sunt mai eficiente atunci când ambele părți sunt capabile să utilizeze instrumentele cu care sunt familiarizate. În trecut, instrumentele fie adoptau o abordare de tip „grădină îngrădită” (în care ambele părți trebuiau să împartă același portal online), fie lăsau ambele părți în e-mail și Microsoft Word. Instrumentele de astăzi oferă flexibilitate, oferind ambelor părți implicate într-o negociere mai multe opțiuni diferite pentru a edita, redacta și comenta contractele în siguranță.
Acționând: ce să căutați în următorul instrument de negociere a contractelor
Atunci cum puteți alege o soluție de gestionare a contractelor care să susțină negocierea, partea cea mai consecventă a procesului de contractare? Iată cele trei lucruri pe care trebuie să le căutați:
Capacitatea de a urmări negocierile contractuale în întreaga dumneavoastră afacere. Căutați un instrument care vă permite să urmăriți toate statusurile de negociere a contractelor, precum și proprietarii fiecărei sarcini de negociere a contractului. Instrumentul dvs. ar trebui să vă poată spune în ce stadiu se află fiecare contract și dacă acesta se blochează în echipa dvs. sau la o contraparte.
O interfață de utilizator intuitivă, de calitate pentru consumatori. Căutați un instrument care are o interfață de utilizator modernă, bazată pe browser. Prioritizarea ușurinței de utilizare va face mai probabil ca echipa dvs. juridică să adopte platforma dvs. de contractare și vă va ajuta să vă reduceți semnificativ opțiunile furnizorului, deoarece multe instrumente de negociere sunt atât de dificil de utilizat încât utilizatorii finali recurg la trimiterea unui e-mail către echipa lor juridică în loc să opereze în cadrul software-ului.
Integrare perfectă în cadrul unei platforme de gestionare a ciclului de viață al contractelor. Căutați un instrument de negociere a contractelor care face parte dintr-o suită mai largă de gestionare a contractelor, de preferință una concepută pentru a gestiona generarea de documente, rutarea aprobărilor, semnarea electronică, stocarea documentelor și raportarea. Obiectivul dvs. ar trebui să fie acela de a consolida cât mai multe sarcini legate de contracte într-un singur sistem. Acest lucru asigură acuratețea datelor, reduce costurile și minimizează sarcina echipei dvs. juridice de gestionare a modificărilor.
Vă interesează să aflați mai multe despre negocierea și gestionarea contractelor?
Explorați modul în care Ironclad Editor permite negocierea contractelor și colaborarea pentru companii precum Fitbit, Mastercard și L’Oréal. Apoi descărcați ghidul nostru de evaluare a gestionării contractelor, care arată cum echipele juridice interne pot profita de tehnologia digitală de contractare pentru a standardiza și simplifica procesele de pasare a contractelor prin aprobări și sisteme.
.