Timp de citire: 3 minute
Care afacere care cumpără bunuri și servicii de la furnizorii săi pe credit trebuie să înregistreze conturile de plăți, sau banii pe care îi datorează furnizorilor săi. Nu este suficient să înregistrați doar facturile și să le achitați – este important să auditați conturile de plătit în mod regulat pentru a vă asigura că totul este în ordine. Neauditul conturilor de plătit poate avea consecințe nefavorabile pentru afacerea dumneavoastră, cum ar fi plățile furnizorilor dublate sau ratate și datoriile neînregistrate. În acest ghid, vom vedea ce sunt conturile de plătit, ce înseamnă auditarea conturilor de plătit și cum să vă pregătiți afacerea pentru un audit al conturilor de plătit.
Ce sunt conturile de plătit?
Conturile de plătit sunt pur și simplu suma de bani pe care o afacere o datorează furnizorilor săi. Conturile de plătit sunt un cont de pasiv care apare în contabilitatea de angajamente atunci când o afacere cumpără bunuri sau servicii de la furnizorii săi pe credit și încă nu a plătit pentru ele. Conturile de furnizori sunt esențiale, deoarece reprezintă înregistrarea a ceea ce o întreprindere datorează furnizorilor sau creditorilor săi. De exemplu, să presupunem că achiziționați un computer de birou în valoare de 2 500 de dolari pentru afacerea dumneavoastră de la un dealer pe credit. Acest lucru crește contul de active, deoarece ați cumpărat un computer, și crește contul de pasive cu 2.500 de dolari, deoarece ați cumpărat pe credit. Această datorie este înregistrată ca și conturi de plătit către dealer și va fi listată în secțiunea de datorii curente din bilanțul dumneavoastră.
Ce înseamnă auditul conturilor de plătit?
În termeni simpli, auditul înseamnă inspecție. Un audit al conturilor de plătit este doar o inspecție formală, bine organizată și minuțioasă a înregistrărilor conturilor de plătit ale unei întreprinderi. Auditul poate fi realizat fie de auditori interni, fie de auditori terți. Auditul este necesar în toate țările, dar regulile privind momentul în care este necesar auditul se schimbă de la o țară la alta. De obicei, guvernele cer ca afacerile să fie auditate imediat ce depășesc un anumit prag de venituri.
Auditul este important deoarece dezvăluie dacă datoriile de plată ale afacerii dvs. sunt înregistrate corect și dacă înregistrările dvs. oferă o imagine exactă a pasivelor afacerii dvs. De asemenea, arată că respectați regulile și că resursele companiei dvs. sunt utilizate în scopuri legitime. Auditul regulat al conturilor de plătit vă asigură că facturile sunt plătite la timp și vă ajută să preveniți plățile duble, pasivele neînregistrate și neîndeplinirea obligațiilor privind plățile furnizorilor.
Ce caută auditorii înainte de audit
Auditorii nu urmează neapărat niște modele prestabilite în timpul auditului. Metodele lor de auditare variază în funcție de mărimea afacerii, de numărul de tranzacții comerciale efectuate în perioada auditată și de nivelul de acuratețe necesar. În general, cu cât afacerea este mai mare, cu atât mai mare este acuratețea necesară.
Cum funcționează auditul?
Există patru etape într-un proces tipic de audit al conturilor de plătit: planificarea, munca pe teren, raportarea auditului și revizuirea ulterioară.
Planificarea
Prima etapă în procesul de audit este planificarea. Auditorii discută domeniul de aplicare al procesului de audit și, de asemenea, posibilele rezultate ale auditului. În timpul planificării, puteți, de asemenea, să discutați cu auditorii despre orice îngrijorare pe care o aveți cu privire la situațiile financiare, despre o potențială fraudă sau despre nevoia de îmbunătățire. După această discuție, auditorii pot veni cu un plan de acțiune pentru etapele ulterioare ale procesului de audit, începând cu munca de teren.
Lucrări de teren
Acesta este momentul în care începe efectiv auditul și în care rolul unui auditor este pus în acțiune. Auditorii încep să analizeze modul în care funcționează afacerea dumneavoastră. Ei examinează tranzacțiile și documentele afacerii dumneavoastră, inclusiv ordinele de cumpărare, facturile furnizorilor, registrele bancare și înregistrările în jurnal, pentru a se asigura că informațiile din acestea sunt corecte, că plățile au fost efectuate corect și că termenii și condițiile au fost respectate. Munca pe teren poate dura de la câteva zile până la câteva săptămâni, în funcție de cât de mare este afacerea dvs. și de câte tranzacții a efectuat.
Raportarea auditului
Când munca pe teren este finalizată, auditorii își prezintă constatările într-un raport. Acest raport conține toate informațiile pe care auditorii le-au descoperit despre conturile de plătit ale afacerii dumneavoastră și despre cât de exacte sunt acestea. Raportul specifică, de asemenea, domeniile în care afacerea dumneavoastră se descurcă bine și domeniile în care ar putea avea nevoie de îmbunătățiri.
Revizuirea ulterioară
Auditul nu se încheie în etapa de raportare. Auditorii fac o revizuire de urmărire după un an, pentru a verifica dacă schimbările sugerate au fost implementate și dacă au fost atinse rezultatele dorite.
Pregătirea afacerii dumneavoastră pentru audit
Cum vă pregătiți afacerea pentru audit? Iată câțiva pași care vă ajută să ușurați munca auditorilor.
- Obțineți un sistem de contabilitate care să vă ajute să vă înregistrați facturile, cheltuielile, și alte tranzacții de achiziție
- Categorizați-vă cheltuielile în mod ordonat în conturi de cheltuieli
- Țineți evidența creditelor furnizorilor și folosiți-le data viitoare când trebuie să vă plătiți furnizorii
- Reconciliați-vă conturile bancare înainte de audit
Auditul nu trebuie să fie o bătaie de cap
Avizarea conturilor de plătit vă ajută să depistați erori costisitoare și să preveniți fraudele legate de plăți. Auditul nu este însă o sarcină simplă, iar examinarea manuală a documentelor este un proces complex care crește de fapt riscul de fraudă. Pe de altă parte, o aplicație de contabilitate care utilizează automatizarea vă poate ajuta să vă mențineți conturile de plătit în ordine. Pe lângă faptul că vă pregătește pentru audit, va reduce posibilitatea de erori și fraude, oferindu-vă mai puține motive de îngrijorare atunci când vine sezonul de audit.
.