Suntem în 2020, așa că ar trebui să știm cu toții cum să trimitem e-mailuri, nu?
Dar, având în vedere că atât de mulți dintre noi folosim foarte mult e-mailul pentru muncă, este inevitabil să existe unele lucruri care apar în căsuțele noastre de e-mail și ne enervează.
Pentru a afla care sunt cele mai importante fraze de e-mail DOs & DON’Ts și care sunt clișeele care ne umplu de furie, Perkbox Insights a realizat un sondaj în rândul a 1.928 de persoane.
Cele mai importante constatări includ:
- Potrivit publicului muncitor, e-mailul de lucru perfect începe cu „Bună ziua” și se termină cu „Cu stimă”.
- „Just looping in…” și „As per my last email” sunt considerate cele mai enervante clișee de e-mail.
- Cele mai proaste încheieri ale e-mailurilor de lucru sunt „love”, „warmly”, „cheers” și „best”.
- ‘Hei’, ‘Happy Friday’ și ‘To whom it may concern’ sunt cele mai proaste moduri de a începe un e-mail.
- Utilizarea majusculelor, a sărutărilor și a emoticoanelor sunt cele mai mari NU-uri de e-mail.
- Un procent uriaș de 16% consideră că nu este niciodată acceptabil să folosești un semn de exclamare într-un e-mail de lucru, în timp ce 48% spun că poți folosi doar unul.
S-ar putea fi anul 2020, dar e-mailul nu a murit – 73% spun că e-mailul este metoda lor preferată de comunicare la locul de muncă
Deși alte metode pot părea că sunt mereu în creștere – bunul și vechiul e-mail este încă cea mai populară metodă de comunicare la locul de muncă. Aproape ¾ dintre oameni spun că aceasta este metoda lor preferată, iar întâlnirea față în față se situează pe locul al doilea, cu 50%.
Telefonul este a treia cea mai populară platformă, o treime dintre oameni declarând că aceasta este metoda lor preferată și, în mod surprinzător, doar 16% spun că este vorba de mesageria instantanee.
Și doar 8% consideră că textul este potrivit pentru scopuri profesionale, alături de cei 3% care folosesc social media la serviciu.
Majoritatea adulților petrec între 1 și 2 ore pe zi verificând e-mailuri
1 din 5 petrec între 1 și 2 ore din ziua de lucru în căsuța de e-mail, 16% petrec între 2 și 3, în timp ce un procent șocant de 15% petrec peste 5 ore verificând și trimițând e-mailuri în fiecare zi.
Nu numai că trimitem multe e-mailuri la serviciu, 31% își verifică e-mailurile în afara serviciului „la câteva ore”, în timp ce 8% verifică „la fiecare oră” și alți 8% fac acest lucru „constant”.
Toată această perioadă de timp în căsuțele noastre de e-mail înseamnă că trebuie să existe câteva lucruri care ne calcă pe nervi…
E-mailul de lucru perfect începe cu ‘Bună ziua’ și se termină cu ‘Cu stimă’
Când le cerem respondenților să aleagă ceea ce cred ei că este cel mai bun salut pentru un e-mail de lucru, se urmează o cale simplă. ‘Bună ziua’ ocupă primul loc în topul celor mai bune saluturi, urmat de ‘Bună dimineața și Bună ziua’ pe locul al doilea.
Top 5 cele mai bune saluturi pentru un e-mail de lucru:
- Bună ziua – 49%
- Bună dimineața / după-amiaza – 48%
- Bună ziua – 21%
- Dragă – 20%
- Felicitări ! de ex. Happy Friday! – 7%
Acum pentru cel mai rău
Se pare că lipsa salutului este un mare „nu-nu”, 53% spunând că a nu saluta destinatarul este cel mai rău mod de a începe un e-mail. Acesta este urmat de impersonalul „To whom it may concern”, 37% dintre respondenți considerând că este inacceptabil de folosit, iar pe locul al treilea (28%) se situează amicalul „Hey”.
Top 5 cele mai proaste saluturi pentru un e-mail de serviciu:
- Nici un salut – 53%
- To whom it may concern – 37%
- Hey – 28%
- Happy ! Eg Happy Friday – 23%
- Salutări – 22%
‘Kind Regards’, ‘Thanks’ și ‘Regards’ sunt cele mai bune moduri de a încheia un e-mail
Se pare că, deși ‘Kind Regards’ ar putea primi ceva bătaie de cap, este considerat în continuare cel mai bun mod de a încheia un e-mail, 69% votând acest lucru pe primul loc. ‘Cu respect’ a urmat pe locul al treilea, cu 31% dintre respondenți considerând că acesta este cel mai bun salut, fiind devansat de ‘Mulțumesc’ sau ‘Mulțumesc din nou’ pe locul al doilea.
Top 5 cele mai bune moduri de a încheia un e-mail:
- Salutări amabile – 69%
- Mulțumiri sau mulțumesc din nou – 46%
- Regrete – 31%
- Mulțumiri în avans – 21%
- Mulțumiri – 20%
„Cu drag”, ‘călduros’ și ‘sănătate’ sunt considerate cele mai proaste semnări
În mod surprinzător pentru locul de muncă, ‘Dragoste’ (57%) este considerat cel mai prost mod de a încheia un e-mail, urmat îndeaproape de ‘călduros’ (31%).
Alte semne de încheiere considerate nepotrivite sunt „Noroc”, mai mult de un sfert (26%) declarând că nu ar trebui să fie folosit într-un e-mail de la locul de muncă, precum și „Cu drag” (24%) și „Cel mai bun” (12%) care se află pe listă.
Chiar dacă s-ar putea să nu doriți să alegeți unul din această listă, ar fi bine să vă asigurați că vă semnați e-mailurile. 44% dintre oameni declară că ‘fără semnătură’ este cel mai rău.
Top 10 cele mai proaste sign off-uri de e-mail clasificate:
- Iubire – 57%
- Niciun semn de încheiere – 44%
- Cu căldură – 31%
- Salutări – 26%
- Săratele tale cu adevărat – 24%
- Săratele tale cu credință – 18%
- Vorbim curând – 14%
- Sincer – 12%
- Cele mai bune – 12%
- Toate cele bune – 9%
Acum știm care sunt cele mai bune moduri de a începe și încheia un e-mail, ce ne dă bătăi de cap în interiorul unui e-mail? I-am întrebat pe respondenți care sunt clișeele de e-mail pe care nu le suportă.
Iată câteva de care trebuie să țineți cont pentru a nu enerva pe nimeni în următorul e-mail…
„Just looping in…” și „As per my last email” sunt cele mai enervante clișee de e-mail
Câteodată nu te poți abține să nu folosești un clișeu, dar sunt unele pe care chiar vrei să le eviți. Mai ales dacă vreți să fiți de partea respondenților dumneavoastră.
Cel mai detestat clișeu de e-mail este „Just looping in…”, un procent uriaș de 37% dintre aceștia declarând că li se pare enervant atunci când această frază este folosită într-un e-mail.
Cu privire la restul listei de clișee enervante, 3 din primele 5 se referă la urmărirea a ceva ce a fost menționat într-un e-mail anterior. O treime nu agreează fraza „conform ultimului meu e-mail”, urmată de „vreo actualizare în acest sens?”. (24%) și „Doar verificam” (19%). Se pare că nu ne place să fim îndemnați să răspundem…
Cele mai enervante clișee de e-mail:
- ‘Just looping in…’ – 37%
- ‘As per my last email’ – 33%
- ‘Any updates on this?’ – 24%
- ‘Doar verificam’ – 19%
- ‘Confirm primirea’ / ‘confirmând că am primit asta’ – 16%
- ‘Conform conversației noastre’ – 15%
- ‘Vă rog să mă anunțați’ – 8%
- ‘Mulțumesc în avans’ – 7%
- ‘Sper că sunteți bine’ – 6%
Utilizarea majusculelor, sărutări și CC’ing oameni care nu trebuie să fie implicați sunt cele mai enervante lucruri pe care le puteți face într-un e-mail
Am găsit, de asemenea, cele mai mari greșeli de e-mail, poate doriți să reevaluați dacă faceți oricare dintre acestea.
- Utilizarea majusculelor pentru cuvinte întregi sau propoziții – 67%
- Utilizarea de săruturi sau de „x” – 65%
- Cuvintele care nu trebuie să fie implicate – 63%
- Utilizarea argoului, de exemplu „OMG” – 53%
- Utilizarea prea multor semne de exclamare – 52%
- Întoarcerea unui e-mail fără a fi corectat – 50%
- Întoarcerea unor e-mailuri foarte lungi – 29%
- Utilizarea de emoticoane – 29%
- Nu avea o semnătură de e-mail – 23%
- Dupla e-mailuri duble – 22%
- Utilizarea de fețe zâmbitoare – 22%
- Utilizarea de fonturi colorate – 21%
16% consideră că nu este niciodată acceptabil să folosești un semn de exclamare într-un e-mail de serviciu
Dezvoltarea mai profundă a gândurilor legate de semnele de exclamare, se pare că mai puțin este mai mult în această privință.
Un procent uriaș de 16% consideră că nu este niciodată acceptabil să folosești un semn de exclamare într-un e-mail de serviciu, în timp ce 48% cred că doar 1 este acceptabil, iar doar 24% s-ar întinde până la 2.
.