Contabilitatea vânzărilor de carduri cadou: peste 1 miliard de dolari rămân nefolosite în fiecare an, ceea ce reprezintă o responsabilitate unică pentru operatorii de afaceri
Sosirea verii aduce multe lucruri – de la servirea mesei la acea cafenea populară din apropiere până la cumpărarea unei noi garderobe. Ce moment mai bun pentru a pune în valoare acele carduri cadou din sezonul de vacanță? O întrebare și mai importantă este: cum rămâne cu acele carduri cadou vândute și primite în decembrie 2017 – cu mai mult de 20 de luni în urmă?
Vânzările de carduri cadou și certificate cadou pentru comercianți cu amănuntul, restaurante și servicii de lifestyle au urcat la un nivel record în urmă cu doar nouă luni, depășind reperul din anul precedent. Fenomenul cardurilor cadou câștigă teren de mai bine de 35 de ani și este mai popular ca niciodată datorită comodității lor. Conform Statista, în perioada de 10 ani, din 2008 până în 2018, a fost raportată o creștere de la 91 de miliarde de dolari la 160 de miliarde de dolari a vânzărilor de carduri cadou. O soluție de rezervă excelentă pentru destinatarii greu de cumpărat, traiectoria ascendentă a cardurilor cadou este direct legată de această eră modernă a cumpărăturilor online.
În plus față de cadouri, ratele de autocumpărare sunt, de asemenea, în creștere în rândul a mai mult de jumătate dintre consumatori. Această tendință este deosebit de populară în rândul milenialilor, care reîncarcă adesea cardurile legate de lanțurile de cafenele și de serviciile legate de stilul de viață.
Nu numai că sunt convenabile pentru cei care oferă cadouri și pentru cei care le primesc, beneficiile cardurilor cadou și ale certificatelor cadou sunt numeroase pentru întreprinderile emitente. O sursă semnificativă de numerar, acestea sunt un catalizator pentru „creșterea cheltuielilor” consumatorilor și reducerea returnărilor. Potrivit unui studiu First Data 2018 Prepaid Consumer Insights Study, consumatorul mediu cheltuiește în medie 59 de dolari peste valoarea inițială a cardurilor cadou, iar cardurile cadou din supermarketuri au o medie uimitoare de 94% peste valoarea nominală inițială. Cele mai populare categorii sunt restaurantele fine dining, restaurantele fast casual și farmaciile.
Ins and Outs of Gift-Card Accounting for Business Issuers
Întorcându-ne la acele carduri cadou vândute în 2017, cu mai mult de un an în urmă. S-a raportat că aproximativ 10 până la 20 la sută din cardurile cadou rămân inactive. MarketWatch estimează că 1 miliard de dolari în carduri cadou rămân nefolosite în fiecare an. Motivele invocate variază de la rătăcire sau pierdere până la uitare. Pe lângă o pierdere financiară pentru cel care oferă cadoul și pentru destinatar, cardurile cadou nefolosite generează o serie de probleme contabile legate de răscumpărare – sau de lipsa acesteia.
Reglementarea cardurilor cadou este reglementată de Federal Credit CARD Act din 2009, o lege federală care reglementează emitenții de carduri de credit. Cardurile cadou și certificatele cadou – nu cardurile de debit emise de bănci – intră sub umbrela CARD Act. Misiunea sa de protecție și responsabilizare a consumatorilor, legea impune dezvăluiri privind datele de expirare și comisioanele, limitează comisioanele de inactivitate și de serviciu și stabilește o dată minimă de expirare de cinci ani pentru cardurile cadou.
În timp ce Legea CARD s-a născut dintr-o lege federală, aceasta impune statutelor de stat să definească dacă și/sau când fondurile nerambursate ale cardurilor sunt transferate în rezervele de stat.
Cunoscută în mod obișnuit sub numele de escheatment, aceste statute specifică momentul în care fondurile neutilizate trebuie să fie remise guvernului de stat corespunzător. Bineînțeles, fiecare stat are propriul statut. De exemplu, New Jersey, New York și Florida oferă toate o abordare unică în ceea ce privește escheatmentul. Fiecare dintre ele are propriile definiții ale cardului cadou sau ale certificatului cadou, precum și ale datelor de expirare, ale dispoziției privind taxele și ale dispoziției referitoare la escheat. Considerate adesea bunuri nerevendicate, întreprinderile trebuie să dispună de un sistem de documentare pentru urmărirea cardurilor cadou neutilizate. La rândul său, acest lucru declanșează remiterea către stat odată ce perioada de inactivitate a fost depășită.
Contabilizarea cardurilor cadou și a certificatelor cadou este definită de standardele Generally Accepted Accounting Principle (GAAP). Ghidul subliniază un fapt foarte important: veniturile din carduri cadou nu sunt banii vânzătorului. Acesta reprezintă intenția de a face afaceri în viitor. Pe scurt, cardurile și certificatele cadou sunt o metodă alternativă de plată prestată în momentul în care serviciile sau produsele sunt furnizate.
Din moment ce vânzările de carduri și certificate cadou nu sunt venituri, acestea sunt înregistrate ca un pasiv în bilanț. Toate întreprinderile care emit carduri sau certificate trebuie să mențină un activ de cont bancar corespunzător. Tranzacția nu este înregistrată deloc în contul de profit și pierdere. Mai degrabă, numerarul merge într-un cont escrow, separat de contul bancar, din care se poate trage după ce cardul sau certificatul este răscumpărat.
În timp ce creșterea vânzărilor de carduri cadou poate fi de bun augur pentru proprietarii de afaceri în această eră modernă, umflarea vânzărilor de carduri cadou se poate traduce, de asemenea, într-o datorie crescută. La rândul său, valoarea afacerii se diminuează. Pentru acele carduri cadou în cazul cărora răscumpărarea pare a fi puțin probabilă, venitul este recunoscut ca venit de spargere. Companiile folosesc de obicei analiza istorică și tendințele pentru a estima valoarea de rupere și pentru a recunoaște venitul.
Provocările contabile unice pe care le ridică cardurile cadou și certificatele cadou evocă dezbaterea privind contabilitatea de casă versus contabilitatea de angajamente (baza GAAP). În ceea ce privește contabilitatea în numerar, unii practicieni lasă vânzarea în contul de profit și pierdere, ceea ce permite o determinare mai ușoară a venitului net vândut versus venitul răscumpărat. În acest caz, proprietarii nu consideră vânzarea ca fiind numerar operațional.
Tratarea fiscală a veniturilor din carduri cadou este un pic complexă. Veniturile din vânzarea cardurilor cadou sunt considerate plăți în avans pentru bunuri și servicii în conformitate cu Rev. Proc. 2004-34. Pentru anii fiscali care încep după 1 ianuarie 2018, contribuabilii pot alege să amâne venitul din cardurile cadou până la sfârșitul anului fiscal următor anului fiscal de încasare, dacă venitul respectiv a fost, de asemenea, amânat în scopul întocmirii situațiilor financiare. Cu alte cuvinte, venitul recunoscut în scopuri fiscale nu poate fi mai târziu decât atunci când este recunoscut în scopuri de raportare financiară.
Acest lucru diferă de tratamentul trecut pentru anii fiscali care încep înainte de 1 ianuarie 2018, unde existau două metode de contabilizare a plăților în avans: metoda includerii integrale și metoda amânării. Contribuabilii care foloseau metoda incluziunii integrale recunoșteau încasările din carduri și certificate cadou în anul fiscal de primire. Momentul în care plata a fost obținută era irelevant.
Metoda de amânare a recunoscut două tipuri diferite de contribuabili: cei cu situații financiare aplicabile și cei fără situații financiare aplicabile. Contribuabilii cu situații financiare aplicabile recunoșteau venitul din cardurile cadou ca venit în anul fiscal de încasare dacă acel venit era recunoscut la venituri în situația financiară aplicabilă. Orice sumă rămasă era inclusă în venitul brut pentru următorul an fiscal următor. În cazul în care contribuabilul nu dispunea de o situație financiară aplicabilă, contribuabilul recunoștea încasările din cardurile cadou în anul fiscal de încasare în măsura în care acestea erau câștigate. Orice sumă care nu a fost recunoscută ca venit în anul fiscal de primire a fost recunoscută în anul următor.
Contribuabilii care emit carduri cadou în schimbul bunurilor returnate pot trata emiterea cardurilor cadou ca pe o plată în numerar, cu aprobarea IRS.
Nu există nicio îndoială că cardurile și certificatele cadou – în formele lor de hârtie, plastic și digitale – sunt aici pentru a rămâne. Și, pe baza tendințelor recente, vor continua să câștige și mai mult teren. În timp ce tratamentele metodologice contabile pot varia, la fel și definițiile și statutele statelor. Prin urmare, singura modalitate pentru întreprinderi de a asigura conformitatea și acuratețea este să apeleze la un consilier de afaceri de încredere cu expertiză și experiență în complexitatea sectorului produselor de consum.