Dacă sunteți la început de drum sau sunteți în afaceri de ceva timp, crearea și menținerea unei organigrame de afaceri poate fi o modalitate extrem de utilă de a ilustra modul în care funcționează compania dvs. și poate fi, de asemenea, utilizată pentru a arăta modul în care veți crește și vă veți schimba în viitor.
Ce este o organigramă pentru o mică afacere? O organigramă de afaceri, denumită uneori și „organigrama afacerii”, este o reprezentare vizuală a structurii afacerii dvs. – subliniază rolul fiecărui angajat și clarifică cine cui îi raportează în cadrul companiei dvs. În multe cazuri, dezvoltarea și actualizarea acestei organigrame va fi de competența departamentului de resurse umane al afacerii dvs. mici, dar dacă nu aveți în prezent o ramură separată de resurse umane (sau chiar dacă aveți), merită să înțelegeți cum funcționează aceste tabele și cum să creați una.
În acest ghid, prin urmare, vă vom explica exact cum să creați o organigramă de afaceri în patru pași simpli – discutând despre diferitele tipuri de diagrame din care puteți alege, precum și despre diferitele obiective pe care ar trebui să le luați în considerare atunci când faceți o organigramă pentru compania dumneavoastră.
Cum să creați o organigramă de afaceri
Deși privirea la exemple de organigrame de afaceri poate fi copleșitoare, crearea uneia dintre aceste diagrame pentru compania dumneavoastră poate fi împărțită în patru pași simpli. Luând acest proces pas cu pas, veți putea decide ce tip de organigramă este cel mai potrivit pentru afacerea dvs. și, în cele din urmă, veți putea dezvolta un tabel (la fel ca multe alte documente operaționale pe care le aveți) care poate fi utilizat pe tot parcursul ciclului de viață al afacerii dvs. Având în vedere acest lucru, haideți să începem:
Pasul 1: Decideți cum să vă structurați organigrama afacerii dumneavoastră.
Primul pas în crearea unei organigrame pentru afacerea dumneavoastră este să decideți ce tip de organigramă doriți să folosiți. În general, există patru modele populare de luat în considerare și veți dori să îl alegeți pe cel care se potrivește cel mai bine nevoilor afacerii dumneavoastră.
Organigrama ierarhică a afacerii
Pentru început, o diagramă ierarhică începe de la vârful afacerii și coboară în josul lanțului de comandă (după cum puteți vedea mai jos). O linie verticală între indivizi indică faptul că angajatul de deasupra îl supraveghează direct pe cel de dedesubt. Ierarhiile arată, de asemenea, relațiile laterale, în cazul în care două persoane se află pe picior de egalitate în cadrul afacerii, dar pot totuși să colaboreze sau să împartă responsabilități – aceste diagrame utilizează linii orizontale pentru a conecta lucrătorii laterali. Organigrama de afaceri de aici arată cum este structurată compania începând cu directorul general și progresând prin restul companiei.
Puteți vedea un alt exemplu mai jos, structurat în mod similar, dar într-un format bazat pe grafice care include imagini:
În general, majoritatea întreprinderilor mici folosesc o organigramă ierarhică deoarece este cea mai simplă opțiune. Acestea fiind spuse, puteți folosi acest tip de organigramă de afaceri chiar dacă aveți doar câteva nume de completat – pe măsură ce afacerea dumneavoastră crește, este ușor să adăugați noi angajați.
Organigrama funcțională a afacerii
În continuare, ați putea lua în considerare o organigramă funcțională a afacerii dacă firma dumneavoastră este suficient de mare pentru a împărți angajații în departamente. Acest tip de diagramă prezintă șeful fiecărui departament și toate persoanele care îi raportează. O organigramă funcțională nu este complet diferită de o organigramă ierarhică, dar are un accent ușor diferit în funcție de diferitele departamente.
În exemplul de mai jos, fiecare căsuță are text fictiv, dar iată ce vă recomandăm să enumerați pentru fiecare individ. Puteți folosi aceleași informații în toate organigramele micilor afaceri:
- Numele angajatului (lăsați în alb dacă postul este liber)
- Departament (vânzări, marketing, contabilitate, operațiuni, etc.)
- Postul sau denumirea postului (reprezentant de vânzări, supervizor, manager de cont)
- Descrierea atribuțiilor (o frază scurtă sau două ar trebui să fie suficientă)
- Localizarea (dacă aveți mai multe birouri)
- Informații de contact (adresa fizică, număr de telefon sau extensie, număr de telefon mobil de afaceri, adresa de e-mail de la locul de muncă)
- Fotografie (pentru a vă recunoaște cu ușurință)
După cum vedeți, deși organigrama funcțională pentru întreprinderi mici este destul de asemănătoare cu opțiunea ierarhică, această diagramă poate fi utilă pentru a distinge departamentele, oferind o perspectivă mai largă asupra modului în care funcționează compania dvs. în acest mod specific.
Organigrama matricială de afaceri
Cea de-a treia opțiune, numită organigramă matricială sau organigramă multifuncțională de afaceri, este utilă în cazul în care lucrătorii raportează la mai mulți supervizori. La fel ca graficele ierarhice, organigramele matriciale ilustrează relațiile imediate de supervizare dintre angajați, dar arată, de asemenea, managerul de proiect, echipa sau departamentul căruia îi raportează un angajat. După cum puteți vedea în exemplul de mai jos, liniile continue indică încă o dată faptul că o persoană este managerul principal al persoanei de sub ea. Liniile punctate demonstrează o legătură de raportare mai puțin directă, dar totuși importantă.
Așa cum arată această organigramă de la Project Management Institute, organigrama matricială pentru întreprinderi mici este adesea utilizată de companiile cu manageri de proiect care lucrează în echipe diferite. În mod similar, este posibil să constatați că firmele care se bazează pe produse, cercetare și inginerie sunt mai predispuse să utilizeze acest tip de diagramă pentru a-și ilustra structura de afaceri.
Organigrama de afaceri în cerc
În cele din urmă, ultima opțiune de luat în considerare este organigrama de afaceri în cerc. Diagrama în formă de cerc a devenit din ce în ce mai populară, în special în rândul micilor întreprinderi nou înființate care doresc să renunțe la ierarhiile de afaceri tradiționale. Ideea din spatele acestor diagrame (prezentate mai jos) este că toate echipele – și angajații care le compun – joacă un rol la fel de important în cadrul companiei.
Încă o dată, deși acest exemplu prezintă text fictiv, puteți vedea cum ați putea completa organigrama pe baza informațiilor din afacerea dumneavoastră. Fiecare departament constituie o rază a roții, iar angajații din cadrul acestuia sunt enumerați în fiecare secțiune. Așa cum am discutat mai sus, ați completa informațiile esențiale pentru fiecare angajat – numele, titlul postului, o scurtă descriere, informații de contact etc.
În cele din urmă, acest prim pas poate necesita timp – veți dori să luați în considerare afacerea dvs. așa cum există acum și cum doriți să se dezvolte – în acest fel, veți putea determina care dintre aceste patru opțiuni de organigramă va funcționa cel mai bine pentru a ilustra structura companiei dvs.
Pasul 2: Colectați informații despre angajați și clasificați datele.
Acum, odată ce ați decis asupra tipului de organigramă de afaceri pe care o veți folosi, restul dezvoltării organigramei este destul de simplu.
Pentru următorul pas, prin urmare, veți dori să scrieți o listă a tuturor angajaților din compania dvs. și să includeți informațiile pertinente despre ei pe care le-am menționat mai sus.
Dacă ați ales o diagramă ierarhică, veți plasa fiecare individ în ordinea corectă pe listă. Proprietarul afacerii ocupă primul nivel, oricine îi raportează direct aparține celui de-al doilea nivel, iar graficul progresează de acolo. Dacă ați ales o diagramă funcțională sau circulară, veți organiza lista în funcție de fiecare departament, așa cum se arată în exemplele pe care le-am explicat mai sus. În cele din urmă, dacă ați optat pentru o organigramă matricială a micii afaceri, veți dori să vă asigurați că notați toate relațiile de supervizare.
Pasul 3: Decideți cum veți completa organigrama dvs. de afaceri.
După ce ați adunat toate informațiile de care aveți nevoie pentru angajații dvs. și le-ați clasificat în funcție de tipul de organigramă pe care l-ați selectat, veți dori să determinați cum veți completa organigrama. După cum ați văzut în exemplele noastre de mai sus, există imagini și șabloane de organigramă pentru afaceri mici pe care le puteți descărca și edita folosind un program software precum Adobe Photoshop.
Pe de altă parte, ați putea alege să vă creați organigrama afacerii într-un program simplu și de încredere pe care s-ar putea să îl dețineți deja, precum Microsoft Office (Excel, Outlook, PowerPoint sau Word) sau Google Sheets. Aveți, de asemenea, opțiunea de a achiziționa un șablon de la un furnizor precum SmartDraw sau Lucidchart. Cu toate acestea, pentru a profita la maximum de investiția dvs., ați putea lua în considerare achiziționarea unui software de resurse umane sau de salarizare care include această funcționalitate (printre alte caracteristici). De exemplu, platforma all-inclusive a Gusto vă permite să creați o organigramă în cadrul sistemului lor, precum și să vă gestionați sarcinile esențiale de salarizare și de resurse umane.
Deși, din punct de vedere tehnic, ați putea diagrama organigrama micii afaceri de mână, dacă folosiți un șablon sau un software online, vă puteți modifica graficul cu ușurință pe măsură ce afacerea dvs. se extinde și personalul se schimbă.
Pasul 4: Completați organigrama afacerii dvs. și arhivați-o în siguranță.
În cele din urmă, după ce ați ales modul în care veți completa organigrama, veți fi gata să o completați efectiv.
Cu datele pe care le-ați compilat, veți completa fiecare căsuță sau ramură a organigramei pe care ați ales-o. Încă o dată, dacă diagrama dvs. este ierarhică, veți începe cu proprietarul sau directorul general al afacerii în partea de sus. Apoi, veți crea o căsuță sub proprietar pentru fiecare persoană care este subordonată imediat și veți trasa o linie verticală continuă în jos, de la proprietar la fiecare dintre acești supervizori. Veți continua acest proces pentru fiecare nivel din lanțul de comandă al companiei și veți coborî pe scara corporativă până când veți plasa fiecare angajat pe grafic.
Dacă graficul dvs. este un design funcțional, veți completa căsuțele primare cu informațiile pentru șeful fiecărui departament, iar restul cu informațiile pentru fiecare persoană pe care o gestionează direct. Veți urma aceeași procedură cu un grafic matricial – cu toate acestea, cu acest grafic, nu uitați să includeți managerii secundari în partea laterală a fiecărui departament și să faceți linii punctate (sau o altă distincție) între căsuțe pentru a reprezenta aceste relații suplimentare de supraveghere.
În cele din urmă, cu o organigramă circulară, veți adăuga informațiile angajaților și îndatoririle fiecărui departament la felia de plăcintă corespunzătoare, iar diagrama dvs. este completă.
După ce ați finalizat organigrama micii afaceri, veți dori să vă asigurați că o salvați într-o locație sigură – dacă nu folosiți un software de resurse umane sau un alt program care vă permite să o salvați în cadrul acelui sistem. Veți dori să păstrați organigrama la îndemână pentru a o actualiza pe măsură ce afacerea dvs. crește și se schimbă.
În această ordine de idei, este, de asemenea, util să stocați o copie a organigramei dvs. pe un server comun al companiei, pe o unitate sau pe portalul angajaților, astfel încât toată lumea din companie să o poată vedea (dar nu să o modifice) – în acest fel, toată lumea din organizația dvs. poate înțelege cum este structurată compania și se poate referi la organigramă atunci când este necesar.
Scheme de organigrame pentru întreprinderi mici
Dacă nu sunteți pregătit să investiți într-o platformă software pentru a vă construi diagrama, ați putea fi interesat să explorați diferite modele de organigrame pentru întreprinderi mici. După cum am menționat, există soluții bine cunoscute, cum ar fi Microsoft Office, care oferă șabloane de organigrame pe care le puteți descărca și utiliza pentru afacerea dvs. Să ne uităm la câteva exemple:
- Microsoft Office: În cadrul secțiunii de șabloane de pe site-ul Office, puteți găsi diverse șabloane de organigrame de afaceri gratuite, pe care le puteți descărca gratuit și personaliza în PowerPoint, Word sau Excel. Pentru o opțiune de organigramă ierarhică simplă, ați putea începe cu această „Organigramă minimală.”
- 24Slides: Printre alte opțiuni de șabloane de afaceri, 24Slides oferă șabloane gratuite de organigrame pentru întreprinderi mici pe care le puteți copia și edita în cadrul Google Slides. Ei oferă, de asemenea, aceste șabloane în diferite tipuri, inclusiv clasica organigramă ierarhică, precum și organigrama circulară.
- Canva: Platforma de editare de imagini și grafică Canva vă permite să vă proiectați și să vă personalizați propria organigramă de afaceri (gratuit, trebuie doar să vă înregistrați pentru un cont) folosind sistemul lor.
- Vizzlo: Deși Vizzlo oferă planuri plătite, cu versiunea lor gratuită, puteți accesa peste 100 de tipuri diferite de organigrame, inclusiv șabloane de organigramă pentru afaceri mici. În plus, aveți opțiunea de a vă edita șablonul în Vizzlo sau de a vă crea organigrama direct în PowerPoint sau Google Slides folosind o integrare Vizzlo.
Desigur, acestea sunt doar câteva opțiuni – există numeroase șabloane și exemple suplimentare pe care le puteți găsi căutând și navigând online.
Beneficiile unei organigrame de afaceri
Așa cum am arătat prin ghidul nostru în patru pași, crearea unei organigrame de afaceri poate fi un proces destul de direct și simplu. Cu toate acestea, dacă sunteți la început de drum sau dacă nu aveți un angajat sau un departament dedicat care să se ocupe de elaborarea acestui grafic, s-ar putea să vă întrebați dacă aveți cu adevărat nevoie de o organigramă. În cele din urmă, decizia vă aparține – dar, în acest scop, merită să evidențiem câteva dintre beneficiile uneia dintre aceste diagrame și de ce pot fi atât de utile pentru mica dvs. afacere.
Clarificați structura de management
Dacă abia vă începeți afacerea, procesul necesar pentru a construi o organigramă de afaceri vă obligă să distribuiți oficial sarcinile și să detaliați rolurile fiecărui individ și scopul fiecărui departament din întreprinderea dvs. Acest lucru evită confuzia mai târziu, pe măsură ce afacerea dumneavoastră se dezvoltă. Bineînțeles, puteți oricând să vă restructurați organigrama afacerii pe parcurs – cu toate acestea, dacă ați conturat din timp așteptările pentru fiecare poziție, sunteți deja cu un pas înainte în procesul antreprenorial.
Pe de altă parte, dacă întreprinderea dvs. este mai bine stabilită, o organigramă a afacerii îi ajută atât pe angajații noi, cât și pe cei existenți să înțeleagă unde se încadrează în cadrul companiei, ceea ce clarifică orice întrebări legate de lanțul de comandă. Această transparență economisește timp și crește eficiența, deoarece lucrătorii pot consulta organigrama dvs. și pot determina exact cu cine trebuie să vorbească atunci când se confruntă cu o anumită problemă. În plus, dacă organigrama afacerii dvs. este bine structurată, angajații dvs. vor ști deja nu doar numele persoanei potrivite pe care trebuie să o consulte, ci și ce poziție ocupă și ce responsabilități supraveghează.
Creșteți eficiența operațională
Un alt beneficiu al creării și menținerii unei organigrame a micii afaceri este că, în acest fel, puteți examina structura actuală a companiei dvs. și scoate la iveală modalități potențiale de a o îmbunătăți. Sunt anumiți angajați responsabili de prea multe sarcini, iar alții de prea puține? Există o suprapunere inutilă între lucrătorii individuali? Există sarcini care nu sunt îndeplinite? Ar trebui să vă reorganizați pentru a răspunde acestor nevoi, să angajați lucrători suplimentari sau, eventual, chiar să externalizați aceste sarcini? S-ar putea să descoperiți că puteți utiliza mai bine lucrătorii pe care îi aveți deja și, astfel, să creșteți productivitatea.
O organigramă de afaceri poate îmbunătăți, de asemenea, comunicarea interfuncțională în întreaga dvs. afacere, ceea ce duce la un management mai eficient al proiectelor. Este mai ușor să îndepliniți sarcini care implică mai mulți lucrători sau echipe atunci când structura de raportare este clară și toată lumea știe cu cine trebuie să vorbească despre ce.
Demonstrați succesul actual
Chiar dacă credeți că afacerea dvs. nu ar beneficia de o organigramă, puteți descoperi că potențialii creditori doresc să vadă una atunci când solicitați finanțare. La fel ca în cazul unui plan de afaceri, băncile, instituțiile precum SBA și potențialii investitori vor să se asigure că ați analizat cu atenție structura afacerii dumneavoastră, deoarece o astfel de pregătire este adesea un indicator al succesului viitor.
În calitate de profesioniști în domeniul financiar, aceștia vor dori, de asemenea, să se asigure că metoda de organizare a afacerii pe care ați ales-o este una care, în opinia lor, are șanse să prospere – astfel încât să puteți rambursa la timp potențialul împrumut de afaceri.
Facilitează planificarea viitoare
În cele din urmă, o organigramă a micii afaceri vă poate ajuta să vă pregătiți pentru evoluția și extinderea afacerii dumneavoastră. În acest sens, vă recomandăm să creați două versiuni ale organigramei dvs.: una care reflectă structura actuală a companiei dvs. și una care arată obiectivele dvs. de creștere. Ați putea lua în considerare chiar și organigrame suplimentare care să indice modul în care v-ați putea reorganiza în cazul în care ar apărea schimbări neașteptate, cum ar fi reduceri de fonduri sau plecarea bruscă a unui angajat cheie.
A doua organigramă a afacerii dumneavoastră, desigur, va avea o mulțime de spații libere – spațiu pentru toate posturile pe care ați dori să le ocupați în viitor, pe măsură ce implementați strategiile de creștere a afacerii dumneavoastră. În acest fel, puteți folosi organigrama dvs. pentru a găsi posibilele găuri care există în personalul dvs. actual și veți avea o foaie de parcurs încorporată pentru viitoarele angajări.
She Bottom Line
La sfârșitul zilei, a vă lua timpul necesar pentru a planifica și a crea o organigramă de afaceri poate fi extrem de benefică pentru mica dvs. afacere – acum și în viitor. Fie că dezvoltați singur această diagramă, fie că lucrați cu echipa dvs. pentru a face acest lucru, puteți urma cei patru pași simpli pentru a finaliza procesul relativ rapid și ușor.
În plus, dacă utilizați deja un software de salarizare sau de resurse umane, puteți verifica dacă platforma dvs. include deja un constructor de organigrame. Dacă nu o face, ați putea decide să folosiți unul dintre șabloanele pe care le-am discutat aici. Pe de altă parte, dacă nu aveți un software de resurse umane sau de salarizare, ați putea lua în considerare explorarea unora dintre opțiunile de top existente – Gusto, Zenefits etc. – deoarece oricare dintre aceste soluții nu numai că vă va permite să creați o organigramă pentru afaceri mici, dar vă va ajuta să realizați în mod eficient și eficace o parte importantă a operațiunilor de zi cu zi.
.