EDI 997 (Confirmare funcțională)
Un set tranzacțional de confirmare funcțională EDI 997 este comunicat între părți atunci când a avut loc o transmisie în cadrul mediului EDI. Acesta nu face decât să confirme primirea unui set tranzacțional EDI. Atunci când două părți, cum ar fi un cumpărător și un furnizor, schimbă o transmisie EDI urmată de o confirmare, acestea sunt denumite „parteneri comerciali”. De exemplu, un scenariu tipic este acela în care un vânzător trimite un set tranzacțional de factură EDI 810. Cumpărătorul confirmă primirea EDI 810 prin trimiterea unei confirmări funcționale EDI 997. Este important de reținut că primirea unui EDI 997 de la o parte de la distanță nu înseamnă că aceasta este de acord sau nu cu conținutul transmisiei EDI. Aceasta spune doar că a primit-o și trimite o confirmare de primire.
Ce este o confirmare de primire funcțională EDI 997?
Edi 997 conține formatul și stabilește conținutul de date al setului de tranzacții de confirmare funcțională (Functional Acknowledgement Transaction Set) pentru utilizare în contextul unui mediu EDI. Setul de tranzacții poate fi utilizat pentru a defini structurile de control pentru un set de confirmări de primire pentru a indica rezultatele analizei sintactice a documentelor codificate electronic, cum ar fi o factură EDI 810. Documentele codificate sunt seturile de tranzacții, care sunt grupate în grupuri funcționale, utilizate pentru definirea tranzacțiilor pentru schimbul de date comerciale. Acest standard nu acoperă semnificația semantică a informațiilor codificate în seturile de tranzacții, deoarece acestea pot fi diferite între sistemele de traducere.
Procesul de comunicare EDI 997
Procesul EDI 997 este întotdeauna trimis atât de către cumpărător, cât și de către vânzător, ca o modalitate de a se asigura că comunicarea documentului a fost executată cu succes. Prin intermediul EDI 997, partenerii pot verifica ce schimburi EDI au avut succes și care au avut probleme. La fel ca toate celelalte documente EDI, EDI 997 trebuie să fie generat prin intermediul traducătorului EDI și apoi trimis destinatarului prin intermediul unor mijloace electronice. Calculatorul expeditorului va traduce de obicei EDI 997 într-un format EDI, în timp ce comunicarea va avea loc fie printr-o conexiune EDI pe internet, fie printr-o rețea cu valoare adăugată (VAN).
Când se transmite o confirmare funcțională EDI 997?
De fiecare dată când se primește o tranzacție EDI, partea de la distanță poate trimite o confirmare funcțională EDI 997, confirmând primirea tranzacțiilor care au fost transmise și traduse de către sistemul EDI. Acest răspuns nu a confirmat validitatea datelor, ci mai degrabă o confirmare a faptului că acestea au fost primite. În timpul traducerii datelor, unele EDI 997 mai avansate pot răspunde în cazul în care apar erori de sintaxă în transmiterea inițială a setului de date tranzacționale. Acest lucru depinde în mare măsură de modul în care operațiunea EDI a fost configurată într-un anumit ghid EDI sau document de cartografiere.
Transmiterea EDI 997
După ce EDI 997 este gata să fie trimis către destinatar, se va folosi în general una dintre cele două metode. Prima, și încă cea mai populară metodă, este utilizarea unui VAN. Un VAN acționează ca un intermediar între cele două părți, facilitând comunicarea EDI 997 (și a altor documente EDI). Dincolo de simpla livrare, VAN-ul este, de asemenea, responsabil pentru a se asigura că transmiterea este sigură pe parcursul întregului proces. Acest lucru este întotdeauna imperativ, dar cu atât mai mult în cazul unor documente precum EDI 997, care pot include informații private și confidențiale. O a doua opțiune populară este utilizarea unei conexiuni directe prin internet pentru a face schimb de documente EDI 997 între două părți. Această a doua formă de comunicare este cunoscută și sub denumirea de comunicare AS2. Atunci când se utilizează AS2 pentru a trimite EDI 997, documentul este criptat la sursă și trimis folosind protocoale securizate bazate pe internet către destinatar, care trebuie să dispună apoi de un software capabil să decripteze EDI 997 înainte de traducere.
Traducerea EDI 997
După ce se primește un EDI 997, primul pas trebuie să fie traducerea documentului. Un EDI 997, ca orice document EDI, în formatul său nativ, nu este menit să fie citit de un operator uman. În procesul de traducere, EDI 997 va fi convertit într-una din cele două forme. Una dintre acestea este formatul „ușor de citit de către om”, care se prezintă de obicei sub forma unui raport care este fie tipărit, fie, mai probabil, plasat într-un format de fișier care poate fi ușor importat într-un sistem contabil sau ERP. Traducerea formularului EDI 997 în acest format mai ușor de integrat este primul pas cheie în primirea documentului înainte de a putea fi utilizat de destinatarul vizat.
Ce se întâmplă după ce ați trimis o confirmare funcțională EDI 997?
După ce ați transmis un set tranzacțional de confirmare funcțională EDI 997, următorul pas depinde de tranzacția a cărei transmitere o confirmați. De exemplu, dacă verificați primirea unei facturi EDI 810, următorul pas ar fi fie un mesaj text EDI 864 pentru a contesta factura din cauza unei erori, fie un aviz de remitere EDI 820 pentru a detalia plata pentru bunurile sau serviciile prestate. Următorul pas după un EDI 997 depinde de ceea ce confirmă transmisia și dacă datele sunt primite cu acuratețe.
Integrarea EDI 997 în afacerea dumneavoastră
După ce EDI 997 este tradus într-un format pregătit pentru calculator, un proces intern secundar preia noul fișier cu informațiile care au provenit din EDI 997 și îl transferă în sistemul ERP sau contabil al destinatarului. În acest stadiu al transformării, EDI 997 este acum un document care poate fi identificat și utilizat de către destinatar așa cum intenționa expeditorul EDI 997.
Pregătiți să începeți cu EDI? Luați legătura cu noi!