Comunicarea eficientă în afaceri este crucială pentru succesul oricărei companii. O comunicare deficitară nu este doar frustrantă la nivel personal, ci are potențialul de a provoca pierderi financiare uriașe. Mesajele interpretate greșit, e-mailurile pierdute sau înțelegerea deficitară pot cauza întârzieri, proiecte eșuate sau pierderea de clienți. Prin urmare, este important ca toți cei din companie să își îmbunătățească abilitățile de comunicare, în special atunci când se află într-o poziție de putere.
Am adunat o mică colecție de sfaturi și tehnici pe care le puteți aplica pentru a deveni un comunicator mai bun și pentru a vă ajuta compania să progreseze.
Păstrați tăcerea
Cea mai frecventă greșeală pe care o face toată lumea în comunicare este aceea de a răspunde prea repede. De cele mai multe ori, un răspuns pripit nu va face decât să dăuneze conversației și, de fapt, să ne împiedice să învățăm mai mult.
Să păstrăm tăcerea după ce am auzit o afirmație încurajează cealaltă persoană să meargă mai departe și să ne ofere mai multe informații. Fie că auziți un discurs, un raport sau pur și simplu purtați o conversație, așteptați până când cealaltă persoană tace timp de aproximativ 10 secunde înainte de a răspunde sau de a pune întrebări suplimentare.
Puneți întrebări
Puneți întrebări are două beneficii majore în comunicare: în primul rând, acestea ne ajută să aflăm informațiile pe care le dorim și, în al doilea rând, arată celeilalte persoane că suntem interesați de ceea ce are de spus, ceea ce menține conversația.
Crește-ți afacerea mai repede cu o comunicare eficientă în echipă!
Cu cât pui mai multe întrebări, cu atât vei înțelege mai bine subiectul discutat. Mai mult decât atât, managerii și liderii de echipă ar trebui să pună întrebări cu scopul de a testa nivelul de înțelegere pe care subordonații lor îl au cu privire la un subiect. Întrebările sunt motorul comunicării, așa că nu vă temeți niciodată să îl țineți turat.
Ascultați activ
Ai auzi cuvintele care ies din gura cuiva nu este întotdeauna același lucru cu a asculta. Ascultarea implică implicare și recunoaștere. A da din cap, a repeta ceea ce s-a spus și a pune întrebări, toate acestea sunt strategii de ascultare activă care îmbunătățesc calitatea conversației și cresc cantitatea de informații pe care le veți reține. Cel mai frecvent exemplu este repetarea numelui unei persoane atunci când vi se face cunoștință cu ea.
La locul de muncă, ascultarea activă crește cantitatea de detalii pe care le veți reține, arată interes față de cealaltă persoană și construiește o legătură între părțile implicate.
Oferiți feedback
În aproape orice mediu de lucru, feedback-ul este o parte crucială a fluxului de lucru. Cunoașterea opiniilor celorlalți, ascultarea sugestiilor lor și oferirea propriilor sugestii în schimb este ceea ce duce la progres și dezvoltare. Dar atât oferirea, cât și primirea feedback-ului poate fi un proces de comunicare foarte fragil.
Să fii sincer este întotdeauna important, dar modul în care îți transmiți punctul de vedere poate face toată diferența între o experiență pozitivă și una negativă. Majoritatea oamenilor sunt sensibili la critică, iar o opinie brutal de sinceră poate fi percepută ca fiind malițioasă. Așadar, este întotdeauna important să vă formulați feedback-ul într-o manieră pozitivă, chiar și atunci când este vorba de o critică. Puneți întrebări suplimentare pentru a vă asigura că ați înțeles totul corect, apoi oferiți sfaturi de îmbunătățire în loc să dărâmați munca altora.
Mostrați empatie
Mediul de lucru poate fi foarte stresant și copleșitor, tocmai de aceea trebuie să ne arătăm empatie unii față de alții. Comunicarea empatică construiește încrederea între colegii de muncă, încurajând în același timp oamenii să continue să facă tot ce este mai bun, chiar și atunci când acest lucru nu pare a fi suficient de bun.
Este mai probabil ca oamenii să depună mai mult efort atunci când simt că lupta lor este apreciată în loc să fie ignorată. Nimănui nu-i place să fie tratat ca un robot de la care se așteaptă mereu să fie productiv.
Practicați empatia la locul de muncă și împărtășiți-vă sentimentele cu colegii de echipă. De cele mai multe ori, vă veți da seama că majoritatea oamenilor împărtășesc sentimente și lupte similare cu ale dumneavoastră.
Rămâneți entuziast
Măstrarea unei atitudini pozitive este întotdeauna importantă pentru o comunicare eficientă în afaceri. Interacțiunile de succes cu șefii, coechipierii sau clienții necesită exprimarea unui nivel ridicat de entuziasm.
Motivul pentru care oamenii de vânzări zâmbesc întotdeauna clienților este acela că oamenii sunt mai receptivi și mai predispuși să răspundă la stimuli pozitivi.
Supravegheați-vă limbajul corpului
Nimeni nu vrea să vorbească cu cineva care își dă ochii peste cap în mod constant, oftează, își sprijină bărbia în pumn sau își verifică în mod constant smartphone-ul. Toate acestea sunt semne că nu ai cum să fii mai puțin interesat de ceea ce are de spus cealaltă persoană. Nu trebuie să fii un detectiv de la Lie to Me ca să observi asta. În schimb, poziționați-vă astfel încât să păreți atent, stabiliți un contact vizual, dați din cap în semn de acord sau dați din cap în semn de susținere.
Limbă corporală este o parte uriașă a comunicării nonverbale care arată cum vă simțiți de fapt în timpul conversației. Pe lângă asta, face și diferența între cineva care se află într-o poziție (joc de cuvinte neintenționat) de putere și bine informat și cineva care nu prea înțelege nimic din subiectul discutat.
Constituie conexiuni
Dacă vreți ca oamenii să vă asculte cu adevărat și să înțeleagă ceea ce spuneți, trebuie să faceți mai mult decât să vorbiți. Trebuie să construiți conexiuni. Arată-ți interesul față de interlocutorul tău și acesta îți va întoarce favoarea. Știind cu cine vorbiți, care este trecutul lor și care sunt interesele lor, veți avea o idee clară despre cum să abordați orice subiect pentru a ajunge efectiv la ei. Un bun comunicator își cunoaște publicul și își modelează mesajul în consecință.
La fel de important, aceasta este o strategie excelentă de networking. Construirea de conexiuni cu alți profesioniști ar trebui să facă parte din planurile de carieră ale oricui.
Utilizați instrumentele adecvate pentru o comunicare de afaceri eficientă
În zilele noastre, interacțiunile față în față sunt frecvent înlocuite de comunicarea digitală. Canalul pe care îl alegem în acest scop este crucial pentru eficiența comunicării. În timp ce generațiile mai în vârstă preferă în continuare bunul și vechiul e-mail, milenialii și Y-erii sunt mai înclinați să folosească chat-ul live.
De aceea, multe companii se bazează pe aplicațiile de comunicare în echipă, cum ar fi Hubgets, pentru a face față nevoilor lor zilnice de comunicare. Pe lângă faptul că economisesc timp, aplicațiile de comunicare în echipă au și alte mari avantaje, cum ar fi accesul egal la informații în timp real și pentru referințe viitoare, neafectat de locația geografică a membrilor echipei. Comunicarea de afaceri nu a fost niciodată mai eficientă.
Puterea este în mâinile dumneavoastră
Îmbunătățirea calității comunicării dumneavoastră necesită, în cele din urmă, o schimbare la nivel personal. O comunicare de afaceri eficientă este consecința eforturilor personale comune ale tuturor părților implicate.
Începeți la scară mică, lucrând la îmbunătățirea propriilor abilități de comunicare, cereți companiei dvs. să ofere cursuri de formare în domeniul comunicării pentru toți angajații și încurajați o cultură a onestității, încrederii și colaborării.