Managementul costurilor explicat în 4 pași

Managementul costurilor se referă la procesul de găsire a proiectului potrivit și de realizare a proiectului în mod corect. Acesta include activități cum ar fi planificarea, estimarea, bugetarea, finanțarea, finanțarea, gestionarea, controlul și evaluarea comparativă a costurilor, astfel încât proiectul să poată fi finalizat la timp și cu respectarea bugetului aprobat, iar performanța proiectului să poată fi îmbunătățită în timp.

Managementul costurilor acoperă întregul ciclu de viață al unui proiect, de la faza de planificare inițială până la măsurarea performanței reale a costurilor și finalizarea proiectului. Acest articol va explica diferitele etape și procese din managementul costurilor proiectului, în conformitate cu metode precum Cadrul de management al costurilor totale al AACE International .

Etapa 1: Planificarea resurselor

Planificarea resurselor este procesul de stabilire a cerințelor viitoare de resurse pentru o organizație sau pentru un domeniu de activitate. Aceasta implică evaluarea și planificarea utilizării resurselor fizice, umane, financiare și informaționale necesare pentru a finaliza activitățile de lucru și sarcinile acestora. Majoritatea activităților implică utilizarea oamenilor pentru a efectua munca. Unele activități implică materiale și consumabile. Alte sarcini implică crearea unui activ utilizând în principal informații (de exemplu, proiectare tehnică sau software). De obicei, oamenii folosesc instrumente, cum ar fi echipamentele, pentru a-i ajuta. În unele cazuri, instrumentele automatizate pot efectua lucrările cu puțin sau deloc efort uman.

Planificarea resurselor începe în cadrul procesului de dezvoltare a domeniului de aplicare și a planului de execuție, în timpul căruia se dezvoltă structura de defalcare a lucrărilor, structura de defalcare organizațională (OBS), pachetele de lucrări și strategia de execuție. OBS stabilește categorii de resurse de muncă sau responsabilități; această clasificare facilitează planificarea resurselor deoarece toate resursele sunt responsabilitatea cuiva, așa cum se reflectă în OBS.

Stimarea resurselor (de obicei o parte a estimării costurilor) determină cantitățile de resurse necesare activității (ore, scule, materiale etc.), în timp ce planificarea și dezvoltarea programului determină activitățile de lucru care trebuie efectuate. Apoi, planificarea resurselor ia cantitățile de resurse estimate, evaluează disponibilitatea și limitările resurselor având în vedere circumstanțele proiectului și apoi optimizează modul în care resursele disponibile (care sunt adesea limitate) vor fi utilizate în activități de-a lungul timpului. Optimizarea se realizează într-o manieră iterativă, utilizând etapele de estimare a duratei și de alocare a resurselor din cadrul procesului de planificare și dezvoltare a calendarului.

Etapa 2: Estimarea costurilor

Stimarea costurilor este procesul de predicție utilizat pentru a cuantifica, calcula costurile și stabili prețul resurselor necesare în funcție de domeniul de aplicare al unei opțiuni de investiție, activitate sau proiect. Aceasta implică aplicarea unor tehnici care convertesc informațiile tehnice și programatice cuantificate despre un activ sau un proiect în informații financiare și de resurse. Rezultatele estimării sunt utilizate în primul rând ca intrări pentru planificarea activității, analiza costurilor și decizii sau pentru procesele de control al costurilor și calendarului proiectului.

Procesul de estimare a costurilor se aplică, în general, în timpul fiecărei faze a ciclului de viață al activului sau al proiectului, pe măsură ce domeniul de aplicare al activului sau al proiectului este definit, modificat și rafinat. Pe măsură ce nivelul de definire a domeniului de aplicare crește, metodele de estimare utilizate devin mai definitive și produc estimări cu distribuții probabilistice ale costurilor din ce în ce mai înguste.

Evaluarea costurilor ar putea fi realizată de sisteme software dedicate, cum ar fi Cleopatra Enterprise cost estimating și baze de date privind costurile proiectului, cum ar fi CESK, care sunt create și întreținute pentru a sprijini diferitele tipuri de estimări care trebuie pregătite în timpul ciclului de viață al activului sau proiectului.

Stimarea duratei de timp a activităților trebuie să fie luată în considerare concomitent cu costurile, deoarece costurile depind adesea de durata de timp, iar cerințele de resurse identificate în estimarea costurilor pot afecta calendarul. Se utilizează abordări iterative deoarece rezultatele unei estimări a costurilor conduc adesea la modificări ale domeniului de aplicare sau ale planurilor. De fapt, procesul de estimare poate fi privit ca parte a procesului de definire a domeniului de aplicare, deoarece schimbul iterativ între costuri și domeniu de aplicare întrepătrunde procesele.

Cu Cleopatra Cost Estimating, puteți realiza

• Crearea tuturor tipurilor de estimări de costuri, de la estimare factorială la estimare detaliată.
• Licitații de succes, deoarece vă permite să estimați costurile, să solicitați oferte, să analizați aceste oferte și să țineți evidența costurilor sale.
• Conectați estimarea costurilor și controlul costurilor. Cu modulul de control al costurilor, puteți urmări costurile proiectului în timpul fazei de execuție. Prin conectarea documentului de control al proiectului direct la estimare, Cleopatra Enterprise va minimiza manipularea datelor, va crește eficiența și va reduce numărul de erori.
• În mod tradițional, conducerea solicita livrarea unei estimări bazate pe timpul rămas până la execuția AT. În prezent, tot mai multe organizații cer estimatorilor să urmeze o abordare etapizată a estimării, livrând trei tipuri diferite de estimări în timpul fazei de pregătire.

Etapa 3: Bugetarea costurilor

Bugetarea este un subproces din cadrul estimării utilizat pentru alocarea costului estimat al resurselor în conturi de costuri în raport cu care va fi măsurată și evaluată performanța costurilor. Aceasta formează baza de referință pentru controlul costurilor. Conturile de costuri utilizate din planul de conturi trebuie, de asemenea, să susțină procesul de contabilizare a costurilor. Bugetele sunt adesea eșalonate în timp în conformitate cu calendarul sau pentru a aborda constrângerile bugetare și de flux de numerar.

Etapa 4: Controlul costurilor

Controlul costurilor se referă la măsurarea abaterilor de la linia de bază a costurilor și la luarea unor măsuri corective eficiente pentru a obține costuri minime. Se aplică proceduri de monitorizare a cheltuielilor și a performanțelor în raport cu evoluția unui proiect. Toate modificările aduse liniei de bază a costurilor trebuie să fie înregistrate, iar costurile totale finale preconizate sunt prognozate în mod continuu. Atunci când informațiile privind costurile reale devin disponibile, o parte importantă a controlului costurilor constă în explicarea cauzelor care au dus la variația față de costurile de referință. Pe baza acestei analize ar putea fi necesare acțiuni corective pentru a evita depășirea costurilor.

Figura de mai jos este o hartă a procesului de măsurare a performanței proiectului . Acest proces ar trebui să se deruleze într-un ciclu de îmbunătățire continuă până la finalizarea proiectului:

Hartă de proces pentru măsurarea performanței proiectului

Procesul de evaluare a performanței începe cu planificarea și cu dispunerea instrumentelor potrivite. Instrumentele software dedicate controlului costurilor pot fi valoroase pentru a defini procedurile de control al costurilor, pentru a urmări și aproba modificările și pentru a aplica analize. În plus, raportarea poate fi îmbunătățită și simplificată, ceea ce facilitează informarea tuturor părților interesate implicate în proiect.

Cleopatra Cost Control vă ajută să realizați

• Controlul costurilor proiectului și să urmăriți întotdeauna componentele de cost până la bugetul său inițial.
• Managementul modificărilor de anvergură. Estimați costurile și adăugați-le la documentul dvs. de control al proiectului.
• Proiect finalizat? Procesul de feedback va fi în vigoare. Trimiteți datele reale la modelele dvs. de costuri pentru a le crește acuratețea și calitatea pentru estimări viitoare. În cazul în care majoritatea instrumentelor se limitează fie la a fi un software de estimare a costurilor, fie un instrument de control al costurilor, Cleopatra Enterprise este ambele.

Pasul bonus: Benchmarking

Ca o etapă bonus, este înțelept să se adauge Benchmarking-ul la procesul de gestionare a costurilor proiectului.

Benchmarking-ul ajută la închiderea buclei între proiectul A și proiectul B. Cunoștințele din proiectul A (care se referă la proiectele în curs de desfășurare și executate) sunt analizate, iar feedback-ul se reflectă în proiectul B (următoarele proiecte). În acest fel se creează un ciclu de îmbunătățire pentru a crește performanța proiectului. Benchmarking-ul este utilizat pe scară largă de către industriile tehnice pentru a îmbunătăți performanța proiectelor. Sistemele software, cum ar fi Cleopatra project benchmarking, ajută estimatorii și controlorii de proiecte să răspundă la întrebarea complexă: Cum să folosim date mari de proiect pentru a executa proiecte în timp și în buget?

Obiectivul benchmarking-ului de proiect este de a stoca date din proiecte executate și în curs de desfășurare pentru a extrage parametri valoroși ai proiectului și pentru a compara estimările curente. Efectuarea de analize statistice pe datele istorice poate avea ca rezultat informații valoroase privind relațiile dintre variabile, care pot fi utilizate pentru a crea o bază de cunoștințe fiabile privind costurile sau pentru a le calibra pe cele existente.

Project Benchmarking ca etapă bonus

Este important de reținut că benchmarking-ul de proiect nu include doar comparația între proiecte, deoarece este de asemenea interesant de comparat revizuirile din cadrul unui proiect.

Ce puteți realiza cu Cleopatra Benchmarking

• Colectați date istorice de proiect care pot furniza analize valoroase și comparații de proiect pentru a lua decizii critice de afaceri.
• Comparați-vă estimările cu cele ale proiectelor anterioare și îmbunătățiți-vă semnificativ estimarea costurilor.
• Extrageți parametrii între proiecte pentru a îmbunătăți acuratețea viitoarelor estimări de costuri.
• Dezvoltați rapoarte semnificative și interactive.
• Exportați & Importați date cu ușurință din Excel.

Managementul costurilor contează: 5 motive pentru depășirile de costuri în controlul proiectelor

Infografic: Cum să remediați primele 10 greșeli în managementul costurilor proiectelor

Cum se face un plan de management al costurilor? 4 sfaturi

Managementul costurilor VS controlul costurilor

Făcându-ți un drum spre viitorul digital: Sisteme integrate în controlul proiectelor

Descărcați studiul de caz

Studiul de caz Bruce Power

.