Secțiunea 3. Metode de contactare a potențialilor participanți

de

Învățați cum să determinați ce metode de contactare a potențialilor recruți funcționează cel mai bine.

Acum este momentul să luați legătura cu membrii potențiali –pentru a pune în acțiune lista dvs. de contacte (pentru a afla cum să elaborați o listă de contacte, consultați Identificarea membrilor potențiali din toate sectoarele comunității). Acum ar trebui să puteți lua toate numele pe care le-ați acumulat cu răbdare și în mod sistematic din diferitele sectoare ale comunității și să începeți să stabiliți contacte reale cu membrii.

Sunteți gata? S-ar putea să fiți cât se poate de pregătit. Suntem pe punctul de a începe. Dar mai întâi, puțin context.

De ce este important să contactați potențialii participanți?

Este important să contactați noi membri pur și simplu pentru că, de obicei, aceștia nu vor intra pe ușă, sau nu vor apărea neinvitați, deși se poate întâmpla. În mod normal, ei nu vor veni la tine. Va trebui să mergeți voi la ei. Ca să spunem lucrurilor pe nume, majoritatea membrilor noi pentru grupul sau organizația dvs. vor trebui să fie recrutați. Întrebarea principală din această secțiune este „Cum ar trebui să-i recrutez?”

De fapt, există două întrebări separate aici. Una se referă la metoda prin care îi veți contacta. Adică, ce formă, sau abordare, ar trebui să folosiți pentru a contacta și recruta noi membri? Iar cealaltă se referă la conținutul contactului dumneavoastră. Adică, ce aspecte ar trebui să transmită mesajul dumneavoastră? Să ne ocupăm pe rând de aceste două întrebări.

Care sunt metodele de contactare a membrilor potențiali?

Când contactați membrii, există cel puțin trei metode de bază din care puteți alege:

  • Puteți să vă întâlniți cu ei față în față
  • Puteți să-i sunați la telefon
  • Puteți să le scrieți o scrisoare

Există și alte metode de bază – puteți trimite un fax, sau un mesaj prin e-mail. Ați putea trimite o fișă informativă, un pliant sau o broșură. Dar, deocamdată, ne vom concentra pe cele trei metode principale de mai sus.

Ce metodă ar trebui să folosiți pentru a contacta potențialii membri?

Există avantaje pentru fiecare metodă, dar și unele dezavantaje. Iată la ce ne referim:

Contact față în față

Experiența noastră este că contactul personal funcționează cel mai bine. Rezultatele cercetărilor susțin acest lucru. Cu cât contactul este mai personal, cu atât mai mare este probabilitatea de succes. O întâlnire față în față are mai multe șanse de succes decât o convorbire telefonică, iar o convorbire telefonică are mai multe șanse de a fi productivă decât o scrisoare.

Înseamnă că ar trebui să stabiliți un contact față în față în fiecare caz în parte? Nu neapărat. Acest lucru se datorează faptului că:

  • Contactul personal, în special cel față în față, necesită timp. Să presupunem că doriți să aveți o întâlnire: este nevoie de timp pentru a stabili întâlnirea (presupunând că aranjați una în avans), este nevoie de timp pentru a călători la întâlnire și este nevoie de timp pentru a vă întâlni. Este posibil ca pur și simplu să nu aveți acest timp de acordat pentru fiecare membru potențial.
  • Contactul personal nu este întotdeauna posibil. Este posibil ca persoana pe care doriți să o întâlniți să nu fie disponibilă să vă primească sau, sincer, să nu fie interesată să vă primească. Acest lucru este valabil mai ales în cazul în care potențialul membru are o poziție foarte vizibilă sau importantă și dacă grupul dumneavoastră are o vizibilitate scăzută în comunitate sau este necunoscut pentru persoana-țintă.
  • Contactul personal poate fi mai puțin necesar atunci când îi cereți persoanei-țintă să facă ceva mic – să fie de acord să fie listată ca sponsor, de exemplu, sau să facă o mică contribuție. Acestea sunt forme „pasive” de aderare, mai degrabă decât forme „active”. Cu cât cererea este mai mică, sau cu cât este mai puțin implicată, cu atât contactul trebuie să fie mai puțin intensiv.

Contact telefonic

Telefonul este rapid și ușor. Puteți forma șapte cifre în mai puțin de cinci secunde. Dumneavoastră (și potențialul membru) nu trebuie să vă deplasați – puteți sta chiar acolo unde vă aflați. Vă puteți angaja într-un dialog bidirecțional, la fel ca la o întâlnire față în față. Puteți asculta și răspunde la tonul emoțional, nu doar la conținutul verbal, sesizând schimbările în tonul și inflexiunea vocii. Și vă puteți rezolva afacerile cu promptitudine.

Toate acestea sunt avantaje majore. Dar:

  • Este posibil să fie greu să ajungeți la persoana țintă. În multe medii, șansele de a vă conecta din prima încercare sunt mici. Atunci când sunați, este probabil ca potențialul dvs. membru să fie… „într-o ședință…”, „plecat la prânz…”, „pe o altă linie…”, „departe de birou…”, „plecat de la birou…”, „în vacanță….” sau „tocmai a ieșit dintr-un moment….” Aceasta este o realitate modernă a vieții. Așadar, apelantul trebuie să fie pregătit pentru una sau mai multe runde de conexiuni ratate și o posibilă ușoară enervare reciprocă înainte de a stabili contactul.
  • Când reușiți să vă conectați, este posibil ca persoana vizată să nu acorde aceeași atenție și considerație apelului dumneavoastră ca într-o întâlnire față în față. Este posibil ca aceasta să nu fie pregătită să asculte sau să fie distrasă de alte evenimente de acasă sau de la birou (un termen limită pentru un proiect; un copil care plânge). Uneori -o altă realitate a vieții- s-ar putea să fiți pus în așteptare, deoarece vin alte apeluri.
  • De obicei, un apel telefonic nu poate crea o conexiune la fel de puternică ca o întâlnire față în față. Calitatea de membru vine din conexiunile create, iar crearea de conexiuni necesită timp. Întâlnirile permit acest timp; apelurile telefonice, de obicei, nu o fac. Unele informații nonverbale –expresia facială, limbajul corpului– se pierd, de asemenea, la telefon, ceea ce poate limita și mai mult dezvoltarea relației.

Contactul prin scrisoare

Contractele prin scrisoare și print, pe de altă parte, au avantaje distincte. În timp ce o bună scrisoare de recrutare a membrilor necesită timp pentru a fi redactată, aceasta poate exprima uneori ceea ce doriți să spuneți mai bine decât discursul (pentru că v-ați făcut timp să o scrieți). Iar odată ce scrisoarea este scrisă, conținutul de bază poate fi folosit din nou și din nou. Puteți genera o mulțime de scrisori în puțin timp. Iar din punctul de vedere al destinatarului, scrisoarea poate fi citită pe îndelete și păstrată la dosar pentru referințe viitoare.

Pe de altă parte:

  • Chiar și cele mai bune scrisori nu sunt la fel de personale ca un apel telefonic sau o întâlnire.
  • Nu există un dialog în ambele sensuri.
  • Există mai puține posibilități de a răspunde la preocupările individuale și de a dezvolta o relație
  • Și (adevărul șocant) unele scrisori nu sunt deschise niciodată.

Atunci fiecare dintre aceste metode de contact are caracteristici pozitive și negative. Bine, dar cum se rezolvă problema? Vreți să porniți la drum. Ce metodă ar trebui să alegeți în situația dumneavoastră în acest moment?

Am dori să oferim un răspuns universal. Dar, de fapt, nu credem că există unul. În schimb, răspunsul la întrebare depinde de situația dumneavoastră.

Factori în decizia dumneavoastră

În timp ce contactul față în față este, în general, cel mai bun, în condiții de egalitate, dar alte lucruri nu sunt întotdeauna egale. Dar iată câteva situații în care chiar ați putea dori să depuneți efortul în contactul personal și în întâlnirea față în față:

  • Când aveți un număr mic de persoane de recrutat
  • Când aveți un număr mare de persoane de recrutat (Nu trebuie să faceți această treabă singur.)
  • Când aveți timpul disponibil pentru a face contactele
  • Când persoana pe care o recrutați ar fi un membru deosebit de important pentru grupul dumneavoastră
  • Când persoana pe care o recrutați este un membru deosebit de influent în comunitate
  • Când persoana pe care o recrutați nu vă cunoașteți foarte bine pe dumneavoastră sau grupul dumneavoastră

Un contact telefonic ar putea fi cea mai bună alegere în aceste cazuri:

  • Când potențialul membru nu este disponibil (sau este puțin probabil să fie disponibil) pentru o întâlnire
  • Când potențialul membru este relativ ușor de contactat prin telefon
  • Când dvs. și potențialul membru vă cunoașteți deja
  • Când cererea care se face este relativ simplă
  • Când vă simțiți personal confortabil să vorbiți cu alte persoane prin telefon

Și, ca o alternativă la telefon, iată când o scrisoare ar putea fi luată în considerare cu tărie:

  • Când aveți un număr relativ mare de membri de recrutat
  • Când sunteți singura persoană disponibilă pentru a face treaba
  • Când timpul dumneavoastră (și al grupului dumneavoastră) este foarte limitat
  • Când este mai puțin important cine în special cine sunt noii membri
  • Când potențialul membru este deja familiarizat cu dumneavoastră sau cu grupul dumneavoastră
  • Când ați dezvoltat (sau vi se oferă) o listă de distribuție excelentă

Să încercăm câteva exemple pentru a ilustra aceste principii, cu câteva recomandări propuse:

Exemplu Recomandări
Grupul dvs. dorește adoptarea unei legislații locale. Un consilier municipal este de partea dumneavoastră Iată un membru influent. Întâlniți-vă cu consilierul în persoană.
Vreți ca 50 de locuitori să vi se alăture la o întâlnire de cartier. Nu ar trebui să fie prea greu de contactat. Sunați-i seara acasă (ați putea, de asemenea, să le dați pliante la ușă).
Aveți nevoie de 200 de noi membri în următoarele câteva luni, fiecare dintre ei urmând să trimită un cec. Checul oricui este binevenit. Găsiți o listă de corespondență bună. Începeți cu o scrisoare.
Vreți să creați un consiliu consultativ pentru o clinică de sănătate locală. Ce părere aveți?

Ce ziceți de specificul propriei dvs. situații de acum? Ce alegere de metodă ar funcționa cel mai bine pentru dumneavoastră?

Combinarea diferitelor metode

În acest moment, avem vești bune (sperăm). Este posibil să combinați împreună aceste diferite metode de contact. De exemplu, puteți…

  • Sunați, apoi scrieți
  • Sunați, apoi stabiliți o întâlnire
  • Scrieți, apoi sunați
  • Scrieți, apoi stabiliți o întâlnire

Și, pentru a extinde punctul, puteți adăuga și o a treia etapă. Adică, puteți suna după ce ați trimis o scrisoare, sau puteți scrie după ce v-ați întâlnit. Cu alte cuvinte,

  • Sunați, scrieți, sunați, sau
  • Sunați, întâlniți-vă, scrieți

Multe alte variante sunt posibile, dar acestea sunt suficiente pentru moment (nu vrem ca lucrurile să devină prea complicate).

În multe cazuri, combinarea metodelor este o idee bună. Exemplul consiliului consultativ al clinicii de sănătate de mai sus este un caz excelent în acest sens. Este o sarcină importantă; merită să vă faceți timp. Așadar, dacă timpul propriu vă permite, doriți să sunați (sau să le scrieți) membrilor potențiali și să stabiliți o întâlnire; sau (ca o alternativă mai puțin intensă) scrieți, apoi sunați. În ambele cazuri, ați putea continua cu un alt apel sau o altă scrisoare.

O discuție precisă a succesiunii exacte a evenimentelor ne depășește scopul acestui modul. Dar ideea principală, totuși, este că este posibil și adesea de dorit să combinați diferite metode atunci când solicitați membrilor să se alăture grupului dumneavoastră. Fiecare metodă poate sprijini și se poate baza pe punctele forte ale celeilalte. În multe situații, utilizarea unei combinații bine gândite de metode poate merita timpul și deranjul dumneavoastră.

Ajustarea metodei dumneavoastră pentru a se potrivi situației

Vom încheia această secțiune cu mai multe noutăți utile. Nu trebuie să vă rezumați tot timpul la o singură metodă. Strategia dumneavoastră poate varia: puteți folosi o metodă de contact pentru unele persoane și o altă metodă pentru altele. Zicala spune: „Pentru oameni diferiți, tactici diferite”. Este adevărul.

Atunci, un președinte de bancă ar putea fi abordat cel mai bine în cadrul unei întâlniri programate, față în față. Un ministru ar putea fi găsit doar prin telefon, duminică după-amiaza, după predică. Cineva care este mult timp pe drumuri ar putea acorda o atenție deosebită corespondenței (dacă nu vreți să încercați să recrutați prin telefon mobil), în timp ce un comerciant ar putea fi cel mai disponibil atunci și acolo, în magazin. Toți acești oameni sunt disponibili, dar mai ușor, în anumite moduri. Dacă sunteți interesat de prospectul X, sarcina dumneavoastră ca recrutor este să vă întrebați: „Cum pot cel mai bine să dau de această persoană anume?”

Să profiți de șansă

Înainte de a încheia, mai există încă o abordare de contact de enumerat. Trebuie să fie menționată, chiar dacă nu este chiar o „metodă”. O vom numi „șansă”. „

S-ar putea să dați peste un potențial membru la poștă sau la meciul de fotbal. S-ar putea să-l vedeți pe același președinte de bancă ridicând ziarul, sau la biserică. Dacă nu este deplasat să îi abordezi – și poate că nu este -, atunci profită de aceste ocazii întâmplătoare. În întâlnirile neplanificate, atunci când oamenii nu se grăbesc, mulți oameni își vor arăta ființa lor naturală și de ajutor. Și s-ar putea să fie mai receptivi la ceea ce vreți să le spuneți.

O bună muncă în comunitate înseamnă să fii pregătit să profiți de fiecare oportunitate care ți se prezintă, fie întâmplător, fie în mod intenționat.

În rezumat

Întâlnirile, apelurile telefonice și scrisorile pot fi văzute ca fiind doar o parte a unei strategii generale de aderare, fiecare dintre ele urmând să fie folosită în funcție de necesități. Dacă există mai multe metode bune, de ce să vă limitați la una singură?

Dar odată ce ați făcut alegerea sau alegerile, cum le puneți în aplicare? Acesta este subiectul următoarelor două secțiuni!

.

Lasă un comentariu