Verificați ce angajați puteți pune în concediu de odihnă pentru a utiliza schema de păstrare a locurilor de muncă pentru Coronavirus

Pentru a utiliza schema, pașii pe care va trebui să îi urmați sunt:

1. Verificați dacă puteți solicita.

2. Verificați ce angajați puteți pune în concediu de odihnă.

3. Pasii pe care trebuie să îi urmați înainte de a vă calcula cererea.

4. Calculați cât de mult ar trebui să solicitați.

5. Revendicați online salariile angajaților dumneavoastră.

6. Raportați o plată în PAYE Real Time Information.

Pentru perioadele care se încheie la 30 aprilie 2021 sau înainte de această dată, puteți solicita plata pentru angajații care au fost angajați la 30 octombrie 2020, atât timp cât ați făcut o transmitere a informațiilor în timp real PAYE (RTI) către HMRC între 20 martie 2020 și 30 octombrie 2020, notificând o plată a salariilor pentru acel angajat. Nu este necesar să fi solicitat anterior pentru un angajat înainte de 30 octombrie 2020 pentru a solicita pentru perioadele începând cu 1 noiembrie 2020.

Pentru perioadele care încep la 1 mai 2021 sau după această dată, puteți solicita pentru angajații care au fost angajați la 2 martie 2021, atâta timp cât ați făcut o depunere PAYE Real Time Information (RTI) la HMRC între 20 martie 2020 și 2 martie 2021, notificând o plată a câștigurilor pentru acel angajat. Nu este necesar să fi solicitat anterior pentru un angajat înainte de 2 martie 2021 pentru a solicita pentru perioadele de la 1 mai 2021 sau după această dată.

Puteți solicita pentru angajații cu orice tip de contract de muncă, inclusiv contracte de muncă cu normă întreagă, cu fracțiune de normă, de agenție, flexibile sau cu zero ore. Cetățenii străini sunt eligibili pentru a fi concediați. Subvențiile acordate în cadrul schemei nu sunt contabilizate ca „acces la fonduri publice” și puteți concedia angajații cu toate categoriile de vize.

Există reguli cu privire la ceea ce pot face angajații dvs. în timpul concediului.

Verificați modul în care diferitele condiții de angajare afectează eligibilitatea

Există diferite grupuri de angajați care sunt eligibile pentru această schemă.

Dacă angajatul dvs. are un contract pe perioadă determinată

Dacă contractul pe perioadă determinată al angajatului nu a expirat deja, acesta poate fi prelungit sau reînnoit.

Pentru perioadele care se încheie la sau înainte de 30 aprilie 2021, puteți pune angajatul în concediu de odihnă atâta timp cât acesta a fost angajat de dvs. la sau înainte de 30 octombrie 2020. Trebuie să fi făcut o transmitere PAYE Real Time Information (RTI) către HMRC între 20 martie 2020 și 30 octombrie 2020, notificând o plată a veniturilor pentru acel angajat.

În cazul în care contractul pe perioadă determinată al angajatului dvs. a expirat la sau după 23 septembrie 2020, acesta poate fi reangajat și poate fi solicitat. Acest lucru se aplică atâta timp cât angajatul dvs. era angajat de dvs. la 23 septembrie 2020 și ați făcut o transmitere PAYE Real Time Information (RTI) către HMRC între 20 martie 2020 și 30 octombrie 2020, notificând o plată a câștigurilor pentru acel angajat.

Pentru perioadele care încep la sau după 1 mai 2021, puteți pune angajatul în concediu de odihnă atâta timp cât acesta era angajat de dvs. la 2 martie 2021, atâta timp cât ați făcut o transmitere PAYE Real Time Information (RTI) către HMRC între 20 martie 2020 și 2 martie 2021.

Dacă angajați ucenici

Următorii ucenici pot fi puși în concediu de odihnă în același mod ca și ceilalți angajați și pot continua să se formeze în timp ce sunt în concediu de odihnă.

Cu toate acestea, trebuie să plătiți ucenicilor dvs. cel puțin salariul minim pentru ucenici/Salariul național de subzistență/Salariul național minim (AMW/NLW/NMW), după caz, pentru tot timpul pe care îl petrec în formare. Acest lucru înseamnă că, pentru timpul petrecut în formare, trebuie să acoperiți orice diferență între suma pe care o puteți solicita pentru salariile lor prin acest sistem și salariul minim corespunzător.

Sunt disponibile îndrumări pentru modificări ale aranjamentelor de învățare a ucenicilor din cauza coronavirusului în:

• Anglia
• Scoția
• Galanda
• Irlanda de Nord

Dacă angajatul dvs. este profesor suplinitor

Profesorii suplinitori sunt eligibili pentru această schemă în același mod ca și ceilalți angajați și pot continua să fie solicitați în timpul perioadelor de vacanță școlară, cu condiția să fie îndeplinite criteriile obișnuite de eligibilitate.

Dacă v-ați consolidat sistemul de salarizare și aveți noi angajați în acesta

Dacă un grup de companii are mai multe sisteme PAYE și există un transfer al tuturor angajaților din aceste sisteme într-un nou sistem PAYE consolidat, noul sistem va fi eligibil pentru a continua să efectueze concediul de odihnă și să ceară pentru angajați.

Transferuri de angajați în cadrul TUPE și la o schimbare de proprietate

Dacă solicitați pentru o perioadă cuprinsă între 1 noiembrie 2020 și 30 aprilie 2021 și angajați o persoană care a fost transferată de la o altă întreprindere, puteți solicita în conformitate cu regulile obișnuite dacă aceasta a fost inclusă într-o transmitere a informațiilor în timp real (RTI) PAYE către HMRC până la data de 30 octombrie 2020 sau înainte de această dată.

În caz contrar, este posibil să fiți în continuare eligibil pentru a solicita despăgubiri în ceea ce privește angajații dacă regulile TUPE sau PAYE privind succesiunea de întreprinderi se aplică la schimbarea de proprietate.

Noul angajator poate solicita despăgubiri pentru angajații transferați între 1 septembrie 2020 și 30 aprilie 2021. Angajații transferați trebuie să fi fost:

• angajați de vechiul angajator la 30 octombrie 2020 sau înainte de această dată
• transferați de la vechiul lor angajator la noul lor angajator la 1 septembrie 2020 sau după această dată
• incluși într-o transmitere a informațiilor în timp real (RTI) PAYE către HMRC, de către vechiul lor angajator, între 20 martie 2020 și 30 octombrie 2020

Dacă solicitați despăgubiri pentru o perioadă care începe la 1 mai 2021 sau după această dată și angajați o persoană care a fost transferată de la o altă întreprindere, puteți solicita despăgubiri în conformitate cu normele obișnuite, dacă aceasta a fost inclusă într-o transmitere a informațiilor în timp real (RTI) PAYE către HMRC la 2 martie 2021 sau înainte de această dată.

În caz contrar, este posibil să fiți în continuare eligibil pentru a solicita despăgubiri în ceea ce privește angajații dacă regulile TUPE sau PAYE privind succesiunea de întreprinderi se aplică la schimbarea de proprietate.

Noul angajator poate solicita despăgubiri pentru angajații transferați la 1 ianuarie 2021 sau după această dată. Angajații transferați trebuie să fi fost:

• angajați de vechiul angajator până la 2 martie 2021 sau înainte de această dată
• transferați de la vechiul lor angajator la noul lor angajator la 1 ianuarie 2021 sau după această dată
• incluși într-o transmitere a informațiilor în timp real (RTI) PAYE către HMRC, de către vechiul lor angajator, între 20 martie 2020 și 2 martie 2021

Citește mai multe îndrumări privind regulile TUPE.

Citiți mai multe îndrumări privind succesiunea de afaceri.

Dacă angajatul dvs. are mai multe locuri de muncă sau alte îndatoriri

Dacă angajatul dvs. are mai multe locuri de muncă

Dacă angajatul dvs. are mai mulți angajatori, acesta poate fi concediat pentru fiecare loc de muncă.

Angajații pot fi concediați la un loc de muncă și pot primi o plată de concediere, dar pot continua să lucreze pentru un alt angajator și să primească salariul lor normal.

În cazul în care angajatul dvs. a avut mai mulți angajatori în ultimul an

Dacă un angajat a avut mai mulți angajatori în ultimul an, a lucrat doar pentru unul dintre ei la un moment dat și este disponibilizat de actualul angajator, foștii angajatori nu ar trebui să îl reangajeze, să îl pună în concediu de odihnă și să ceară salariile prin intermediul sistemului.

Dacă angajatul dvs. face muncă voluntară

Un angajat aflat în concediu de odihnă poate lua parte la muncă voluntară în timpul orelor în care înregistrați angajatul dvs. ca fiind în concediu de odihnă, atâta timp cât aceasta este pentru un alt angajator sau organizație.

Dacă angajatul dumneavoastră participă la cursuri de formare profesională

Angajații în concediu de odihnă pot participa la cursuri de formare profesională în timpul orelor în care înregistrați angajatul dumneavoastră ca fiind în concediu de odihnă, atâta timp cât, în timpul cursurilor de formare profesională, angajatul nu furnizează servicii sau nu generează venituri pentru sau în numele organizației sale sau al unei organizații legate sau asociate. Angajații aflați în concediu de odihnă ar trebui încurajați să urmeze cursuri de formare profesională.

În cazul în care angajații aflați în concediu de odihnă întreprind cursuri de formare profesională în timpul orelor pe care le înregistrați ca fiind în concediu de odihnă, la cererea angajatorului lor, aceștia au dreptul să fie plătiți cel puțin cu salariul minim național corespunzător pentru această perioadă. În cele mai multe cazuri, plata pentru concediu de 80% din salariul obișnuit al unui angajat, până la o valoare de 2 500 de lire sterline, va oferi suficienți bani pentru a acoperi aceste ore de formare. Cu toate acestea, în cazul în care timpul petrecut pentru formare atrage dreptul la un salariu minim mai mare decât plata pentru concediu, angajatorii vor trebui să plătească salariul suplimentar (a se vedea secțiunea privind salariul minim național pentru mai multe detalii).

Angajații aflați în concediu care lucrează ca reprezentanți sindicali sau nesindicali sau ca administratori de pensii

În timpul orelor în care înregistrați angajatul dumneavoastră ca fiind în concediu, angajații care sunt reprezentanți sindicali sau nesindicali pot întreprinde sarcini și activități în scopul reprezentării individuale sau colective a angajaților sau a altor lucrători. Cu toate acestea, în acest sens, ei nu trebuie să presteze servicii sau să genereze venituri pentru sau în numele organizației dvs. sau al unei organizații legate sau asociate.

În timpul orelor în care înregistrați angajatul dvs. ca fiind în concediu de odihnă, angajații care sunt administratori ai sistemului de pensii sau administratori fiduciari ai unui administrator corporativ pot îndeplini sarcini de administrator în legătură cu sistemul de pensii. Cu toate acestea, un administrator profesionist și independent al sistemului de pensii care a fost concediat de către societatea de administrare fiduciară independentă nu poate desfășura activități de administrator care ar furniza servicii sau ar genera venituri pentru sau în numele societății de administrare fiduciară independentă sau al oricărei organizații legate sau asociate cu această societate de administrare fiduciară independentă în timpul orelor în care îl înregistrați ca fiind în concediu.

Dacă v-ați concediat angajații

Dacă trebuie să faceți concedieri, trebuie să faceți acest lucru în conformitate cu regulile obișnuite. Aceasta include acordarea unei perioade de preaviz și consultarea personalului înainte de a se lua o decizie finală. Pentru perioadele de cerere aferente lunii noiembrie, puteți continua să solicitați subvenții pentru un angajat concediat care îndeplinește o perioadă de preaviz legal, însă subvențiile nu pot fi utilizate pentru a înlocui plățile de concediere.

Pentru perioadele de cerere care încep la 1 decembrie 2020 sau după această dată, nu puteți solicita subvenții pentru nicio zi de la 1 decembrie 2020 sau după această dată în care angajatul concediat a îndeplinit o perioadă de preaviz contractual sau legal pentru angajator (aceasta include persoanele care îndeplinesc un preaviz de pensionare sau de demisie). În cazul în care un angajat începe ulterior o perioadă de preaviz contractual sau legal într-o zi acoperită de o cerere depusă anterior, va trebui să faceți o ajustare.

Dacă concediați un angajat, ar trebui să vă bazați pe salariul normal al acestuia, și nu pe salariul redus pentru concediu de odihnă, pentru plata legală a concediului de odihnă și a preavizului legal.

Pentru perioadele de cerere cuprinse între 1 noiembrie 2020 și 30 aprilie 2021

Dacă i-ați concediat pe angajați sau aceștia au încetat să mai lucreze pentru dvs. la 23 septembrie 2020 sau după această dată, îi puteți reangaja și îi puteți pune în concediu de odihnă. Acest lucru se aplică atâta timp cât angajatul a fost angajat de dvs. la 23 septembrie 2020 și ați făcut o transmitere a informațiilor în timp real (RTI – Real Time Information) PAYE către HMRC între 20 martie 2020 și 30 octombrie 2020, notificând o plată a veniturilor pentru acel angajat.

În cazul în care sănătatea angajatului dvs. a fost afectată de coronavirus sau de orice alte afecțiuni

Angajatul dvs. este eligibil pentru subvenție și poate fi pus în concediu de odihnă, dacă nu poate lucra, inclusiv de la domiciliu sau lucrând cu program redus, deoarece:

• sunt extrem de vulnerabili din punct de vedere clinic sau prezintă cel mai mare risc de îmbolnăvire severă din cauza coronavirusului și, în conformitate cu orientările de sănătate publică,
• au responsabilități de îngrijire care rezultă din coronavirus, cum ar fi îngrijirea copiilor care sunt acasă ca urmare a închiderii școlilor și a unităților de îngrijire a copiilor, sau îngrijirea unei persoane vulnerabile din gospodăria lor

Dacă angajatul dumneavoastră se autoizolează sau se află în concediu medical

Dacă angajatul dumneavoastră se află în concediu medical sau se autoizolează ca urmare a coronavirusului, acesta ar putea beneficia de Statutory Sick Pay (SSP). Schema de menținere a locurilor de muncă pentru coronavirus nu este destinată absențelor pe termen scurt de la locul de muncă din cauza bolii.

Boala pe termen scurt sau autoizolarea nu ar trebui să fie un factor de luat în considerare pentru a decide dacă să concediați un angajat. Cu toate acestea, în cazul în care angajatorii doresc să concedieze angajații din motive profesionale, iar aceștia sunt în prezent în concediu medical, ei sunt eligibili pentru a face acest lucru, la fel ca și ceilalți angajați. În aceste cazuri, angajatul nu ar trebui să mai primească indemnizația de boală și ar fi clasificat ca angajat în concediu de odihnă.

Angajatorii pot concedia angajații care sunt extrem de vulnerabili din punct de vedere clinic sau care prezintă cel mai mare risc de îmbolnăvire gravă din cauza coronavirusului. Este la latitudinea angajatorilor să decidă dacă vor concedia acești angajați. Nu este necesar ca un angajator să se confrunte cu o reducere mai amplă a cererii sau să fie închis pentru a fi eligibil pentru a solicita despăgubiri pentru acești angajați.

Puteți solicita înapoi atât de la Coronavirus Job Retention Scheme, cât și de la SSP rebate scheme pentru același angajat, dar nu pentru aceeași perioadă de timp. Atunci când un angajat se află în concediu de odihnă, puteți solicita rambursarea cheltuielilor numai prin intermediul schemei de menținere a locului de muncă pentru Coronavirus, și nu prin schema de reduceri SSP. Dacă un angajat care nu este în concediu se îmbolnăvește din cauza coronavirusului, trebuie să se autoizoleze sau să se protejeze, atunci s-ar putea să vă calificați pentru schema de rambursare SSP, prin care puteți solicita până la 2 săptămâni de SSP pentru fiecare angajat.

Dacă angajatul dumneavoastră se îmbolnăvește în timpul concediului

Angajații în concediu își păstrează drepturile legale, inclusiv dreptul la SSP. Acest lucru înseamnă că angajații concediați care se îmbolnăvesc, din cauza coronavirusului sau din orice altă cauză, trebuie să primească cel puțin SSP. Sub rezerva eligibilității, acest lucru îi include pe cei care se autoizolează sau sunt extrem de vulnerabili din punct de vedere clinic din cauza coronavirusului. Este la latitudinea angajatorilor să decidă dacă să mute acești angajați în SSP sau să îi mențină în concediu de odihnă, la tariful lor de concediu.

Dacă un angajat în concediu de odihnă care se îmbolnăvește este mutat în SSP, angajatorii nu mai pot solicita salariul de concediu de odihnă. Angajatorii sunt obligați să plătească ei înșiși SSP, deși se pot califica pentru o reducere de până la 2 săptămâni de SSP dacă boala este legată de coronavirus.

Dacă angajatorii îl mențin pe angajatul bolnav aflat în concediu de odihnă la tariful de concediu de odihnă pentru perioada în care este bolnav, aceștia rămân eligibili pentru a solicita rambursarea acestor costuri prin intermediul sistemului de concediu de odihnă.

Dacă angajatul dvs. se află în concediu sau s-a întors recent din concediu

Dacă angajatul dvs. se află în concediu legal de creștere a copilului sau tocmai s-a întors din concediul legal de creștere a copilului

Se aplică regulile obișnuite pentru concediul și indemnizația de maternitate, concediul și indemnizația părintească partajată, de adopție, de paternitate sau de doliu parental.

Este posibil să trebuiască să calculați veniturile săptămânale medii ale angajatului dvs. în mod diferit, dacă angajatul dvs. a fost concediat și apoi a început să solicite indemnizația legală pentru creșterea copilului la sau după 25 aprilie 2020 pentru:

• indemnizația de maternitate
• indemnizația de adopție
• indemnizația de paternitate
• indemnizația parentală partajată
• indemnizația de doliu parental

Puteți solicita, prin intermediul sistemului, o indemnizație contractuală îmbunătățită (în funcție de câștiguri) pentru angajații care se califică fie pentru:

• indemnizație de maternitate
• indemnizație de adopție
• indemnizație de paternitate
• indemnizație parentală partajată
• indemnizație de doliu parental

De asemenea, sunt disponibile informații cu privire la ceea ce puteți solicita dacă angajatul dvs. se află încă în concediu de maternitate, concediu de adopție, concediu de paternitate, concediu parental partajat sau concediu de doliu parental.

Încheierea anticipată a concediului de maternitate pentru a fi concediată

Dacă angajata dumneavoastră decide să își încheie concediul de maternitate mai devreme pentru a putea fi concediată (cu acordul dumneavoastră), va trebui să vă dea un preaviz de cel puțin 8 săptămâni înainte de a se întoarce la locul de muncă, dar puteți fi de acord cu un preaviz mai scurt în anumite circumstanțe. Nu veți putea să o concediați până la sfârșitul celor 8 săptămâni sau până la data la care ați convenit că se poate întoarce la muncă.

Dacă angajata dvs. primește indemnizație de maternitate

Dacă angajata dvs. primește indemnizație de maternitate în timp ce se află în concediu de maternitate, nu ar trebui să primească indemnizație de concediu în același timp.

Dacă angajata dvs. a fost de acord să fie pusă în concediu de odihnă, spuneți-i să contacteze Jobcentre Plus pentru a opri plățile pentru indemnizația de maternitate.

Alte tipuri de angajați pentru care puteți solicita o subvenție

Puteți solicita o subvenție pentru alte tipuri de angajați, atâta timp cât aceștia sunt plătiți prin PAYE.

Puteți solicita pentru:

• deținătorii de birouri (inclusiv directorii de companii)
• membri salariați ai parteneriatelor cu răspundere limitată (LLP)
• lucrători de agenție (inclusiv cei angajați de companii de tip umbrelă)
• lucrători de tip „limb (b)”
• lucrători temporari din sectorul public
• contractanți cu angajamente în sectorul public care intră în sfera de aplicare a IR35-reguli de lucru în afara sistemului de salarizare (IR35)
• persoane fizice cu o perioadă de plată anuală

După ce ați verificat pentru ce angajați puteți depune cererea de plată

După ce știți dacă puteți să vă puneți angajații în concediu de odihnă și să depuneți cererea de plată prin intermediul sistemului, ar trebui să conveniți acest lucru cu aceștia înainte de a începe cererea de rambursare.