Sezione 3. Metodi per contattare i potenziali partecipanti

Impara come determinare quali metodi per contattare le potenziali reclute funzionano meglio.

• Perché è importante contattare i potenziali membri?

• Quali sono i metodi per contattare i potenziali membri?

• Quale metodo dovresti usare per contattare i potenziali membri?

Ora è il momento di raggiungere i potenziali membri – di mettere in azione la tua lista di contatti (per come sviluppare una lista di contatti, vedi Identificare potenziali membri in tutti i settori della comunità). Ora dovreste essere in grado di prendere tutti i nomi che avete pazientemente e sistematicamente accumulato dai diversi settori della comunità e di iniziare a prendere dei contatti di soci effettivi.

Sei pronto? Forse siete pronti come non lo sarete mai. Stiamo per iniziare. Ma prima, un po’ di background.

Perché è importante contattare i potenziali partecipanti?

È importante contattare i nuovi membri semplicemente perché di solito non entrano dalla porta, o si presentano senza invito, anche se questo può accadere. Normalmente, non verranno da voi. Dovrete andare voi da loro. Per dirla chiaramente, la maggior parte dei nuovi membri del vostro gruppo o organizzazione dovranno essere reclutati. La domanda principale in questa sezione è “Come dovrei reclutarli?”

In realtà, ci sono due domande separate qui. Una riguarda il metodo del vostro contatto. Cioè, quale forma, o approccio, dovreste usare per contattare e reclutare nuovi membri? E l’altra riguarda il contenuto del vostro contatto. Cioè, quali punti dovrebbe trasmettere il vostro messaggio? Riprendiamo queste due domande a turno.

Quali sono i metodi per contattare i potenziali membri?

Quando contatti i membri, ci sono almeno tre metodi di base tra cui scegliere:

• Puoi incontrarli faccia a faccia
• Puoi chiamarli al telefono
• Puoi scrivere loro una lettera

Ci sono anche altri metodi: puoi inviare un fax o un messaggio e-mail. Puoi inviare un foglio informativo, un volantino o una brochure. Ma per ora, ci concentreremo sui tre metodi principali di cui sopra.

Quale metodo dovresti usare per contattare potenziali membri?

Ci sono vantaggi per ogni metodo, e anche alcuni svantaggi. Ecco cosa intendiamo:

Contatto faccia a faccia

La nostra esperienza è che il contatto personale funziona meglio. I risultati della ricerca lo confermano. Più il contatto è personale, maggiori sono le probabilità di successo. Un incontro faccia a faccia ha più probabilità di successo di una telefonata, e una telefonata ha più probabilità di essere produttiva di una lettera.

Questo significa che dovresti fare un contatto faccia a faccia in ogni singolo caso? Non necessariamente. Questo perché:

• Il contatto personale, specialmente quello faccia a faccia, richiede tempo. Supponiamo che vogliate avere un incontro: ci vuole tempo per organizzare l’incontro (supponendo che ne stiate organizzando uno in anticipo), ci vuole tempo per andare all’incontro, e ci vuole tempo per incontrarsi. Potresti semplicemente non avere quel tempo da dare per ogni potenziale membro.
• Il contatto personale non è sempre possibile. La persona che vuoi incontrare potrebbe non essere disponibile a vederti, o francamente non essere interessata a vederti. Questo è particolarmente vero se il vostro potenziale membro ha una posizione molto visibile o importante, e se il vostro gruppo ha poca visibilità nella comunità o è sconosciuto al vostro bersaglio.
• Il contatto personale può essere meno necessario quando chiedete al vostro bersaglio di fare qualcosa di piccolo – di accettare di essere elencato come sponsor, per esempio, o di fare un piccolo contributo. Queste sono forme “passive” di adesione, piuttosto che “attive”. Più piccola è la richiesta, o meno coinvolgente, meno intenso deve essere il contatto.

Contatto telefonico

Il telefono è facile e veloce. Puoi comporre sette cifre in meno di cinque secondi. Voi (e il vostro potenziale membro) non dovete viaggiare – potete sedervi proprio dove siete. Potete impegnarvi in un dialogo a due vie, proprio come in un incontro faccia a faccia. Potete ascoltare e rispondere al tono emotivo, non solo al contenuto verbale, percependo i cambiamenti nel tono della voce e nell’inflessione. E potete concludere i vostri affari prontamente.

Questi sono tutti vantaggi importanti. Ma:

• Può essere difficile raggiungere il vostro target. In molti ambienti, le possibilità che tu riesca a connetterti al primo tentativo sono minime. Quando chiami, il tuo potenziale membro è probabile che sia “in riunione…”, “fuori a pranzo…”, “su un’altra linea…”, “lontano dalla scrivania…”, “fuori dall’ufficio…”, “in vacanza….”, o “appena uscito da un momento….” Questo è un fatto moderno della vita. Quindi il chiamante deve essere preparato per uno o più giri di connessioni mancate e possibile lieve fastidio reciproco prima che il contatto venga stabilito.
• Quando vi connettete, la persona di destinazione potrebbe non dare la stessa attenzione e considerazione alla vostra chiamata come in un incontro faccia a faccia. Lui o lei potrebbe essere impreparato ad ascoltare, o distratto da altri eventi a casa o in ufficio (una scadenza di progetto; un bambino che piange). A volte – un altro fatto della vita – potresti essere messo in attesa, mentre arrivano altre chiamate.
• Una telefonata di solito non può costruire una connessione così forte come un incontro faccia a faccia. L’adesione deriva da connessioni fatte, e la costruzione di connessioni richiede tempo. Le riunioni permettono quel tempo; le telefonate di solito non lo fanno. Alcune informazioni non verbali – espressione facciale, linguaggio del corpo – si perdono anche al telefono, il che può limitare ulteriormente lo sviluppo della relazione.

Contatto per lettera

I contatti per lettera e stampa, d’altra parte, hanno vantaggi distinti. Mentre una buona lettera di reclutamento di soci richiede tempo per essere scritta, a volte può esprimere ciò che si vuole dire meglio del discorso (perché si è preso il tempo per scriverla). E una volta che la lettera è scritta, il contenuto di base può essere usato ancora e ancora. Si possono generare molte lettere in poco tempo. E dal punto di vista del destinatario, la lettera può essere letta con comodo, e tenuta in archivio per riferimenti futuri.

D’altra parte:

• Anche le migliori lettere non sono così personali come una telefonata o un incontro.
• Non c’è un dialogo a due vie.
• C’è meno opportunità di rispondere alle preoccupazioni individuali e di sviluppare una relazione
• E (verità scioccante) alcune lettere non vengono mai aperte.

Quindi ognuno di questi metodi di contatto ha caratteristiche positive e negative. Ok, ma come si risolve la questione? Tu vuoi andare avanti. Quale metodo dovresti scegliere nella tua situazione in questo momento?

Vorremmo dare una risposta universale. Ma in realtà, non crediamo che ce ne sia una. Invece, la risposta alla domanda dipende dalla tua situazione.

Fattori nella tua decisione

Mentre il contatto faccia a faccia è generalmente migliore, a parità di altre cose, ma altre cose non sono sempre uguali. Ma ecco alcune situazioni in cui potresti davvero voler mettere lo sforzo nel contatto personale, e nell’incontro faccia a faccia:

• Quando hai un piccolo numero di persone da reclutare
• Quando hai un grande numero di persone da reclutare (Non devi fare questo lavoro da solo.)
• Quando hai il tempo a disposizione per fare i contatti
• Quando la persona che stai reclutando sarebbe un membro particolarmente importante per il tuo gruppo
• Quando la persona che stai reclutando è un membro particolarmente influente nella comunità
• Quando la persona che stai reclutando non conosce molto bene te o il tuo gruppo

Un contatto telefonico potrebbe essere la scelta migliore in questi casi:

• Quando il potenziale membro non è disponibile (o è improbabile che sia disponibile) per un incontro
• Quando il potenziale membro è relativamente facile da raggiungere per telefono
• Quando tu e il potenziale membro vi conoscete già
• Quando la richiesta fatta è relativamente semplice
• Quando ti senti personalmente a tuo agio a parlare con altri per telefono

E, come alternativa al telefono, ecco quando una lettera potrebbe essere fortemente considerata:

• Quando hai un numero relativamente grande di membri da reclutare
• Quando sei l’unica persona disponibile per fare il lavoro
• Quando il tuo tempo (e quello del tuo gruppo) è molto limitato
• Quando è meno importante chi sono in particolare i nuovi membri
• Quando il potenziale membro ha già familiarità con te o con il tuo gruppo
• Quando hai sviluppato (o ti è stata data) un’eccellente mailing list

Proviamo alcuni esempi per illustrare questi principi, con alcune raccomandazioni proposte:

Esempio	Raccomandazioni
Il vostro gruppo vuole far passare una legislazione locale. Un consigliere comunale è dalla tua parte	Ecco un membro influente. Incontra il consigliere di persona.
Vuoi che 50 residenti si uniscano a te in una riunione di quartiere.	Non dovrebbe essere troppo difficile da raggiungere. Chiamali a casa la sera (potresti anche volantinare le loro porte).
Hai bisogno di 200 nuovi membri nei prossimi mesi, ognuno dei quali manderà un assegno.	L’assegno di chiunque è benvenuto. Trova una buona mailing list. Inizia con una lettera.
Vuoi creare un comitato consultivo per una clinica sanitaria locale.	Che ne pensi?

Che ne pensi delle specifiche della tua situazione attuale? Quale scelta di metodo funzionerebbe meglio per te?

Combinare diversi metodi

A questo punto, abbiamo buone notizie (speriamo). È possibile combinare questi diversi metodi di contatto insieme. Per esempio, potete…

• Chiamare, poi scrivere
• Chiamare, poi fissare un incontro
• Scrivere, poi chiamare
• Scrivere, poi fissare un incontro

E, per ampliare il punto, potete aggiungere anche una terza fase. Cioè, si può chiamare dopo aver inviato una lettera, o scrivere dopo essersi incontrati. In altre parole,

• Chiamare, scrivere, chiamare, o
• Chiamare, incontrare, scrivere

Molte altre variazioni sono possibili, ma queste sono sufficienti per ora (non vogliamo che le cose diventino troppo complicate).

In molti casi, combinare i metodi è una buona idea. L’esempio del comitato consultivo della clinica sanitaria di cui sopra è un caso eccellente. È un compito importante; vale la pena di prendersi del tempo. Quindi, se il tuo tempo lo permette, vuoi chiamare (o scrivere) i potenziali membri e organizzare un incontro; o (come alternativa meno intensiva) scrivere e poi chiamare. In entrambi i casi, si può seguire con un’altra chiamata o lettera.

Una discussione precisa dell’esatta sequenza degli eventi va oltre lo scopo di questo modulo. Ma il punto principale, comunque, è che è possibile e spesso desiderabile combinare diversi metodi quando si chiede ai membri di unirsi al gruppo. Ogni metodo può sostenere e costruire sui punti di forza dell’altro. In molte situazioni, usare una combinazione ben studiata di metodi può valere il tuo tempo e i tuoi problemi.

Adattare il tuo metodo alla situazione

Finiamo questa sezione con altre notizie utili. Non è necessario attenersi sempre ad un solo metodo. La vostra strategia può variare: potete usare un metodo di contatto per alcune persone e un altro metodo per altre. Il detto dice: “Colpi diversi per persone diverse”. È la verità.

Così un presidente di banca potrebbe essere meglio avvicinato in una riunione programmata, faccia a faccia. Un ministro potrebbe essere trovato solo per telefono, la domenica pomeriggio, dopo il sermone. Qualcuno che è spesso in viaggio potrebbe prestare particolare attenzione alla posta (a meno che non si voglia provare a reclutare per telefono cellulare), mentre un negoziante potrebbe essere più disponibile lì per lì, nel negozio. Tutte queste persone sono disponibili, ma più facilmente in modi particolari. Se sei interessato al Prospect X, il tuo compito di reclutatore è quello di chiederti: “Come posso contattare al meglio questa particolare persona?”

Sfruttare il caso

Prima di concludere, c’è un altro approccio di contatto da elencare. Deve essere menzionato, anche se non è esattamente un “metodo”. Lo chiameremo “caso”. “

Potresti incontrare un potenziale membro all’ufficio postale, o alla partita di calcio. Potreste vedere quello stesso presidente di banca che prende il giornale, o in chiesa. Se non è fuori luogo avvicinarli – e forse non lo è – allora approfitta di queste opportunità. Negli incontri non pianificati, quando la gente non ha fretta, molte persone mostreranno il loro aspetto naturale e disponibile. E potrebbero essere più ricettivi a ciò che volete dire loro.

Un buon lavoro comunitario significa essere preparati ad approfittare di ogni opportunità che vi si presenta, sia per caso che per progetto.

In sintesi

Incontri, telefonate e lettere possono essere visti solo come parte di una strategia complessiva di affiliazione, con ognuno da usare come necessario. Se esistono diversi metodi validi, perché limitarsi ad uno solo?

Ma una volta che hai fatto la tua scelta o le tue scelte, come le porti avanti? Questo è l’argomento delle nostre prossime due sezioni!