USO DEL GESTORE DI RIFERIMENTI BIBLIOGRAFICI NELLA SELEZIONE DEGLI STUDI PRIMARI NELLE REVIEWS INTEGRATIVE

GESTIONE DEI RISULTATI DELLA RICERCA DEGLI STUDI PRIMARI

L’uso del software di gestione dei riferimenti bibliografici è stato inizialmente proposto per gli studi di revisione sistematica (SR), con le prime pubblicazioni sull’uso di questo sistema risalenti agli anni ‘90.17-18 Molti revisori usano fogli di calcolo Microsoft Excel, mentre altri selezionano gli studi manualmente, con la stampa di titoli e abstract, il che rende il processo complesso, non ecologico e dispendioso in termini di tempo. Attualmente, il flusso di lavoro nel processo di revisione è più snello con l’uso di programmi informatici.19 In uno studio pubblicato nel 2013, gli autori hanno sottolineato che più della metà delle revisioni sistematiche ha utilizzato il software EndNote®.20 Poiché le SR sono simili alle IR, si propone l’uso di questa tecnologia per facilitare il processo di selezione degli studi primari.

L’uso di programmi di gestione dei riferimenti bibliografici (per esempio EndNote®, Mendeley® e Zotero®) è importante per rendere operativa la selezione degli studi primari nelle IR.13 Questi programmi permettono di localizzare i riferimenti ripetuti, identificare le lingue, selezionare i periodi di pubblicazione, creare gruppi secondo i criteri di selezione (inclusione ed esclusione), confrontare i riferimenti selezionati tra i revisori, così come creare citazioni durante la scrittura del testo scientifico, rendendo più facile la formattazione dei riferimenti alla fine di ogni processo di preparazione del manoscritto. La scelta del software è influenzata dalla sua disponibilità (gratuita o a pagamento) e dall’adattamento del revisore alle opzioni disponibili. In letteratura, ci sono studi in cui gli autori hanno confrontato i diversi programmi.21-22 In generale, i reference manager svolgono le funzioni di base di localizzare le pubblicazioni, memorizzare i risultati e citare i riferimenti quando si scrive il manoscritto.

La scelta del programma dovrebbe però soddisfare le esigenze individuali del revisore, in quanto ogni strumento presenta vantaggi e svantaggi.21-22 Per esempio, la facilità di utilizzo di Mendeley® è uno dei suoi punti di forza. D’altra parte, questo gestore ha la debolezza di non permettere ricerche in banche dati all’interno della sua stessa struttura, né permette modifiche dinamiche nella formattazione delle citazioni nei testi.22 Quindi, è necessario conoscere ogni software per identificare quello che meglio si adatta a ogni recensore, motivo per cui vale la pena menzionare l’uso di EndNote®, che gli autori di questo articolo hanno utilizzato per più di 15 anni.

In questa riflessione, discuteremo l’uso del software EndNote®, versione XV. Va notato che esiste la versione online gratuita (EndNote® Basic) disponibile sul sito di Thomson Reuters (www.endnote.com), che non ha tutte le caratteristiche disponibili nella versione a pagamento.

Quando si crea il file in EndNote®, si possono anche delineare diversi gruppi per organizzare la ricerca. Dopo la ricerca degli studi primari nei database, in cui il revisore ha incrociato i descrittori controllati e le parole chiave della strategia PICO, si può facilmente esportare la ricerca in un file e importarla attraverso l’uso di filtri per EndNote®. Per esempio, la ricerca nel database PubMed richiede la selezione del filtro “PubMed (NLM)”; nel database LILACS, il filtro di scelta è il “Reference Manager (RIS)”. Altri database, come CINAHL e Web of Science, permettono l’importazione diretta dei riferimenti facendo doppio clic sul file esportato dal database. EndNote® offre ai suoi utenti un canale YouTube con diversi video che insegnano come utilizzare questo software (https://www.youtube.com/user/EndNoteTraining). Inoltre, guide gratuite e di facile uso sono a disposizione degli utenti.

Dopo aver importato la ricerca in EndNote® e aver indirizzato i record riferiti al gruppo che indica ogni database, si raccomanda di salvare il file di back-up con la ricerca originale, senza gestire il contenuto, allo scopo di recuperare le pubblicazioni che possono essere state inavvertitamente escluse dall’utente, oltre ad avere la registrazione del numero di riferimenti identificati in ogni database.

Un’altra caratteristica è quella di cambiare (o personalizzare) i campi disponibili all’interno della libreria EndNote® per identificare la fonte di ogni ricerca. L’utente deve selezionare “Strumenti”, fare clic su “Modifica e sposta campi”, selezionare un campo, ad esempio “URL”, selezionare “Sostituisci l’intero campo con”, nel riquadro di destra, inserire il nome del database a cui si riferisce il gruppo di riferimenti esportati e fare clic su “OK”. Questa azione cambia l’intero contenuto della colonna dei riferimenti per il gruppo. Quando si esegue questa modifica in ogni database, il revisore avrà il record esatto della fonte di ogni riferimento. Questo dovrebbe essere uno dei primi passi fatti dal revisore. Lo step-by-step per la funzione descritta e altri importanti comandi per l’esecuzione dei metodi di revisione è disponibile sul canale YouTube “EndNote for Systematic Reviews “*.

La figura 2 presenta un esempio della creazione di gruppi all’interno del database di riferimento nello sviluppo dei metodi di revisione. Per fare questo, basta cliccare con il tasto destro del mouse all’interno di “My Groups”, dove è possibile creare insiemi di gruppi (“Create Group Set”), con nuovi gruppi all’interno di ogni gruppo più grande (“Create Group”). Queste azioni permettono la creazione di diverse filtrazioni dall’insieme degli studi primari identificati. Per aggiungere riferimenti in ogni gruppo, basta selezionare la pubblicazione e trascinarla nel gruppo richiesto.

Figura 2 Esempi di gruppi che possono essere creati nella selezione di studi primari per la revisione integrativa, Ribeirão Preto, São Paulo, 2017

L’uso di EndNote® permette anche di modificare i campi all’interno della base di riferimento, al fine di gestire i criteri di inclusione ed esclusione eseguiti dai revisori indipendenti. In questo caso, ogni riferimento riceve un’etichetta, con uno o più codici, che giustificano l’inclusione o l’esclusione dello studio primario da parte di ogni revisore. In letteratura, in uno studio pubblicato, gli autori hanno elaborato una guida su come utilizzare le funzioni di EndNote® per consentire la selezione degli studi primari in modo rigoroso e organizzato.23

Nella selezione degli studi primari, i riferimenti devono essere ripetuti (duplicazione di studi) nelle ricerche effettuate nelle diverse banche dati. Prima di rimuovere gli studi duplicati, è necessario rinominare la colonna “URL”, indicando il database dal riferimento, come menzionato in precedenza. Come mostrato nella Figura 3, è possibile creare un gruppo chiamato “Studi duplicati” e indirizzare tutti i riferimenti ripetuti a questa cartella.

Figura 3 Dimostrazione delle fasi di esportazione nel software EndNote®, Ribeirão Preto, São Paulo, 2017

Per selezionare gli studi duplicati, il revisore deve cliccare sulla scheda in alto chiamata “References” e selezionare “Find Duplicates”. Attraverso questa azione, il programma evidenzia i riferimenti duplicati. Il passo successivo è quello di cancellare questi riferimenti, un’azione che invia i testi duplicati alla cartella “Unfiled”. Se il programma invia i riferimenti duplicati al cestino del software, è necessario selezionare nuovamente questi record, fare clic destro e selezionare “Ripristina in biblioteca”. Questa azione indirizza i riferimenti recuperati alla cartella “Unfiled”, dove possono essere aggiunti alla cartella di interesse come già detto. Il passo rilevante è selezionare tutti i testi inoltrati alla cartella “Unfield”, cliccare con il tasto destro e aggiungere questi riferimenti (“Add References To”) alla cartella che conterrà gli studi duplicati. È possibile che, se si fa questa azione, rimanga ancora qualche studio duplicato, poiché il riferimento è stato estratto da basi diverse e non è sempre indicizzato in modo identico.

Per la selezione dell’anno di pubblicazione, per esempio, gli ultimi cinque o dieci anni, il revisore deve cliccare sulla colonna “Year”, che appare come titolo immediatamente prima dei riferimenti. Cliccando su questa colonna, il programma ordina i riferimenti secondo l’anno di pubblicazione in ordine crescente e decrescente. Il revisore può selezionare i riferimenti degli anni di interesse e fare la stessa azione precedentemente descritta, cioè cancellare i riferimenti che non fanno parte del periodo delimitato, inviandoli alla cartella “Unfiled”. Successivamente, il revisore deve selezionare tutti i testi inoltrati in questa cartella, cliccare con il tasto destro e aggiungere questi riferimenti (“Add References To”) alla cartella che conterrà gli studi pubblicati in un periodo non selezionato per comporre il campione della revisione.

Esistono due modi per l’identificazione della lingua. Il primo è quello di cercare all’interno del database di riferimento. Il revisore dovrebbe notare che, quando si clicca su qualsiasi cartella dei gruppi creati, si possono cercare diversi campi utilizzando lo strumento “Cerca”. Quando si clicca sulle opzioni esistenti per la ricerca, il revisore dovrebbe selezionare il campo “Lingua”. Dopo questa azione, inserisci le lingue che il revisore non padroneggia o a cui non è interessato. A seconda del database da cui lo studio è stato estratto, la lingua può essere descritta in dettaglio o identificata dalle tre lettere iniziali, per esempio “eng” per identificare l’inglese. Può anche essere vuoto, cioè non contiene informazioni sulla lingua del riferimento.

Il secondo modo è quello di utilizzare lo stesso strumento “Cerca”, selezionare il campo “Titolo” nelle opzioni di ricerca e digitare il simbolo della parentesi “[” perché, il più delle volte, i riferimenti che sono in una lingua diversa dall’inglese hanno i loro titoli in inglese tra parentesi. Dopo questa azione, il revisore dovrebbe cancellare quei riferimenti inviando gli articoli nella cartella “Unfiled”. Poi selezionare tutti i testi inoltrati in questa cartella, cliccare con il tasto destro e aggiungere questi riferimenti (“Add References To”) alla cartella che conterrà i riferimenti pubblicati in altre lingue che non faranno parte del campione di revisione.

Per l’identificazione dei testi che non sono articoli scientifici, il revisore deve cliccare sulla colonna “Ref Type”, che appare come titolo immediatamente prima degli studi elencati nel database di riferimento. Cliccando su questa colonna, il programma ordina i riferimenti secondo il loro tipo, rendendo facile, per esempio, l’identificazione di tesi e capitoli di libri.

Un’altra caratteristica utile del programma è il sommario della pubblicazione, un aspetto importante per la selezione degli studi primari che saranno inclusi nell’IR, leggendo il titolo e il sommario di ogni riferimento. Così, quando si clicca sulla cartella di interesse, nello stesso luogo dove avviene la ricerca all’interno dei riferimenti stessi, c’è un’icona chiamata “Preview”, che permette la visualizzazione completa del riferimento e dell’abstract. Si noti che, per questa visualizzazione, nella scheda superiore, dove è possibile selezionare lo stile di riferimento, si deve cliccare su “Annotated”, altrimenti l’utente vedrà l’ultimo stile di riferimento utilizzato per la formattazione dei riferimenti.

Per completare i vantaggi dell’uso di EndNote®, il programma contiene anche uno strumento di ricerca full text. Per fare questo, il revisore deve selezionare i riferimenti, cliccare con il tasto destro e selezionare “Find Full Text”. Va notato che il programma cerca gruppi di 250 riferimenti, quindi il revisore dovrebbe prestare attenzione a questo quando cerca testi in Portable Document Format (PDF). Questa funzionalità del programma è anche condizionata dall’IP del computer, recuperando un numero maggiore di testi nelle istituzioni affiliate ai portali di ricerca, o quando l’accesso remoto è possibile al di fuori dell’ambiente accademico attraverso il servizio Virtual Private Network (VPN).

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