Verifica quali dipendenti puoi mettere in aspettativa per usare il Coronavirus Job Retention Scheme

Per utilizzare lo schema, i passi che dovrai fare sono:

1. Verifica se puoi fare domanda.

2. Verifica quali dipendenti puoi mettere in aspettativa.

3. Passi da fare prima di calcolare la tua domanda.

4. Calcola quanto dovresti richiedere.

5. Richiedi il salario dei tuoi dipendenti online.

6. Riporta un pagamento in PAYE Real Time Information.

Per i periodi che terminano il o prima del 30 aprile 2021, puoi fare domanda per i dipendenti che erano impiegati il 30 ottobre 2020, a condizione che tu abbia fatto un invio in Real Time Information (RTI) PAYE all’HMRC tra il 20 marzo 2020 e il 30 ottobre 2020, notificando un pagamento di salari per quel dipendente. Non è necessario aver fatto domanda per un dipendente prima del 30 ottobre 2020 per richiedere periodi a partire dal 1 novembre 2020.

Per i periodi che iniziano il o dopo il 1 maggio 2021, è possibile richiedere per i dipendenti che erano impiegati il 2 marzo 2021, a condizione che tu abbia fatto un invio di informazioni in tempo reale PAYE (RTI) alla HMRC tra il 20 marzo 2020 e il 2 marzo 2021, notificando un pagamento di salari per quel dipendente. Non è necessario aver fatto domanda per un dipendente prima del 2 marzo 2021 per richiedere periodi a partire dal 1 maggio 2021.

Si può richiedere per i dipendenti con qualsiasi tipo di contratto di lavoro, compresi i contratti a tempo pieno, part-time, agenzia, flessibili o a zero ore. I cittadini stranieri sono idonei ad essere licenziati. Le sovvenzioni nell’ambito dello schema non sono contate come “accesso ai fondi pubblici”, e puoi mettere in aspettativa i dipendenti con tutte le categorie di visto.

Ci sono regole su ciò che i tuoi dipendenti possono fare mentre sono in aspettativa.

Verifica come le diverse condizioni di impiego influenzano l’ammissibilità

Ci sono diversi gruppi di dipendenti che sono ammissibili allo schema.

Se il tuo dipendente ha un contratto a tempo determinato

Se il contratto a tempo determinato del dipendente non è già scaduto, può essere esteso o rinnovato.

Per i periodi che terminano il o prima del 30 aprile 2021, puoi mettere il dipendente in aspettativa a condizione che sia stato assunto da te il o prima del 30 ottobre 2020. Devi aver fatto un invio PAYE Real Time Information (RTI) all’HMRC tra il 20 marzo 2020 e il 30 ottobre 2020, notificando un pagamento dei guadagni per quel dipendente.

Se il contratto a termine del tuo dipendente è scaduto il 23 settembre 2020 o dopo, può essere riassunto e richiesto. Questo si applica a condizione che il tuo dipendente sia stato impiegato da te il 23 settembre 2020 e che tu abbia fatto una presentazione PAYE Real Time Information (RTI) a HMRC tra il 20 marzo 2020 e il 30 ottobre 2020, notificando un pagamento di salari per quel dipendente.

Per i periodi che iniziano il o dopo il 1° maggio 2021, puoi mettere il dipendente in aspettativa a condizione che fosse impiegato da te il 2 marzo 2021, a condizione che tu abbia fatto una presentazione PAYE Real Time Information (RTI) a HMRC tra il 20 marzo 2020 e il 2 marzo 2021.

Se impieghi apprendisti

Gli apprendisti possono essere messi in aspettativa nello stesso modo degli altri dipendenti e possono continuare a formarsi mentre sono in aspettativa.

Tuttavia, devi pagare ai tuoi apprendisti almeno il salario minimo di apprendistato/salario minimo nazionale di sussistenza/salario minimo nazionale (AMW/NLW/NMW) come appropriato per tutto il tempo che trascorrono in formazione. Ciò significa che per il tempo trascorso in formazione si deve coprire qualsiasi mancanza tra l’importo che si può rivendicare per i loro salari attraverso questo schema e il loro salario minimo appropriato.

E’ disponibile una guida per i cambiamenti negli accordi di apprendimento dell’apprendistato a causa del coronavirus in:

• Inghilterra
• Scozia
• Galles
• Irlanda del Nord

Se il tuo dipendente è un insegnante supplente

Gli insegnanti supplenti hanno diritto allo schema allo stesso modo degli altri dipendenti e possono continuare ad essere richiesti durante i periodi di vacanza scolastica a condizione che siano soddisfatti i criteri di ammissibilità abituali.

Se hai consolidato il tuo libro paga e hai nuovi dipendenti

Se un gruppo di aziende ha più schemi PAYE e c’è un trasferimento di tutti i dipendenti da questi schemi in un nuovo schema PAYE consolidato, il nuovo schema sarà idoneo a continuare a licenziare e richiedere i dipendenti.

Trasferimenti di dipendenti sotto TUPE e su un cambio di proprietà

Se stai rivendicando per un periodo tra il 1° novembre 2020 e il 30 aprile 2021 e impieghi qualcuno che è stato trasferito da un’altra azienda, puoi rivendicare secondo le normali regole se sono stati inclusi in un invio di informazioni in tempo reale PAYE (RTI) a HMRC il 30 ottobre 2020 o prima.

In caso contrario, potresti ancora avere diritto a rivendicare per i dipendenti se le regole di successione aziendale TUPE o PAYE si applicano al cambio di proprietà.

Il nuovo datore di lavoro può rivendicare per i dipendenti trasferiti tra il 1 settembre 2020 e il 30 aprile 2021. I dipendenti trasferiti devono essere stati:

• occupati dal vecchio datore di lavoro il o prima del 30 ottobre 2020
• trasferiti dal loro vecchio datore di lavoro al loro nuovo datore di lavoro il o dopo il 1 settembre 2020
• inclusi in una presentazione PAYE Real Time Information (RTI) a HMRC, dal loro vecchio datore di lavoro, tra il 20 marzo 2020 e il 30 ottobre 2020

Se stai facendo domanda per un periodo che inizia il o dopo il 1° maggio 2021 e impieghi qualcuno che è stato trasferito da un’altra azienda, puoi fare domanda secondo le regole normali se sono stati inclusi in una presentazione RTI (Real Time Information) PAYE all’HMRC il o prima del 2 marzo 2021.

In caso contrario, si può ancora avere diritto a rivendicare per i dipendenti se le regole di successione aziendale TUPE o PAYE si applicano al cambio di proprietà.

Il nuovo datore di lavoro può rivendicare per i dipendenti trasferiti il 1 gennaio 2021 o dopo. I dipendenti trasferiti devono essere stati:

• occupati dal vecchio datore di lavoro il o prima del 2 marzo 2021
• trasferiti dal loro vecchio datore di lavoro al loro nuovo datore di lavoro il o dopo il 1 gennaio 2021
• inclusi in una presentazione RTI (Real Time Information) PAYE all’HMRC, dal loro vecchio datore di lavoro, tra il 20 marzo 2020 e il 2 marzo 2021

Leggi altre indicazioni sulle regole TUPE.

Leggi altre indicazioni sulla successione aziendale.

Se il tuo dipendente ha più di un lavoro o altri doveri

Se il tuo dipendente ha più di un lavoro

Se il tuo dipendente ha più di un datore di lavoro può essere licenziato per ogni lavoro.

I dipendenti possono essere licenziati per un lavoro e ricevere un pagamento di licenziamento ma continuare a lavorare per un altro datore di lavoro e ricevere il loro salario normale.

Se il tuo dipendente ha avuto più datori di lavoro nell’ultimo anno

Se un dipendente ha avuto più datori di lavoro nell’ultimo anno, ha lavorato solo per uno di loro in qualsiasi momento, ed è stato messo in aspettativa dal suo attuale datore di lavoro, i suoi ex datori di lavoro non dovrebbero riassumerlo, metterlo in aspettativa e richiedere il suo salario attraverso lo schema.

Se il tuo dipendente fa del volontariato

Un dipendente in cassa integrazione può prendere parte al lavoro volontario durante le ore in cui tu registri il tuo dipendente come in cassa integrazione, a patto che sia per un altro datore di lavoro o organizzazione.

Se il tuo dipendente fa formazione

I dipendenti in cassa integrazione possono impegnarsi nella formazione durante le ore in cui registri il tuo dipendente come in cassa integrazione, a condizione che nell’intraprendere la formazione il dipendente non fornisca servizi a, o generi entrate per, o per conto della loro organizzazione o un’organizzazione collegata o associata. I dipendenti in aspettativa dovrebbero essere incoraggiati a intraprendere la formazione.

Se la formazione viene intrapresa dai dipendenti in aspettativa durante le ore in cui si registra il dipendente come in aspettativa, su richiesta del datore di lavoro, essi hanno diritto ad essere pagati almeno il salario minimo nazionale appropriato per questo tempo. Nella maggior parte dei casi, il pagamento della licenza dell’80% del salario regolare di un dipendente, fino al valore di £2.500, fornirà denaro sufficiente a coprire queste ore di formazione. Tuttavia, se il tempo speso per la formazione attira un diritto al salario minimo in eccesso rispetto al pagamento del congedo, i datori di lavoro dovranno pagare il salario aggiuntivo (vedi la sezione National Minimum Wage per maggiori dettagli).

Dipendenti in congedo che lavorano come rappresentanti sindacali o non sindacali o come fiduciari della pensione

Durante le ore in cui si registra il dipendente come in congedo, i dipendenti che sono rappresentanti sindacali o non sindacali possono svolgere compiti e attività con lo scopo di rappresentanza individuale o collettiva dei dipendenti o altri lavoratori. Tuttavia, nel fare questo, non devono fornire servizi o generare entrate per, o per conto della vostra organizzazione o di un’organizzazione collegata o associata.

Durante le ore in cui registrate il vostro dipendente come in ferie, i dipendenti che sono amministratori fiduciari di schemi pensionistici o amministratori fiduciari di un amministratore fiduciario aziendale possono svolgere compiti di amministratore fiduciario in relazione allo schema pensionistico. Tuttavia, un fiduciario di schema pensionistico professionale e indipendente che è stato messo in aspettativa dalla società fiduciaria indipendente non può intraprendere lavori fiduciari che fornirebbero servizi o genererebbero entrate per, o per conto di, la società fiduciaria indipendente o qualsiasi organizzazione collegata o associata a tale società fiduciaria indipendente durante le ore in cui li registrate come in aspettativa.

Se avete licenziato i vostri dipendenti

Se dovete effettuare licenziamenti, dovete farlo in conformità alle regole normali. Questo include dare un periodo di preavviso e consultare il personale prima di prendere una decisione finale. Per i periodi di reclamo relativi al mese di novembre, è possibile continuare a reclamare per un dipendente in esubero che sta scontando un periodo di preavviso legale, tuttavia le sovvenzioni non possono essere utilizzate per sostituire le indennità di licenziamento.

Per i periodi di reclamo che iniziano il o dopo il 1° dicembre 2020, non è possibile reclamare per qualsiasi giorno il o dopo il 1° dicembre 2020 durante il quale il dipendente in esubero stava scontando un periodo di preavviso contrattuale o legale per il datore di lavoro (questo include le persone che scontano un preavviso di pensionamento o dimissioni). Se un dipendente inizia successivamente un periodo di preavviso contrattuale o legale in un giorno coperto da una richiesta presentata in precedenza, è necessario effettuare un adeguamento.

Se si licenzia un dipendente, è necessario basare la retribuzione di licenziamento e di preavviso legale sul suo salario normale piuttosto che sul salario ridotto di licenziamento.

Per i periodi di reclamo tra il 1 novembre 2020 e il 30 aprile 2021

Se hai licenziato dei dipendenti, o hanno smesso di lavorare per te il 23 settembre 2020 o dopo, puoi riassumerli e metterli in aspettativa. Questo si applica a condizione che il dipendente sia stato impiegato da te il 23 settembre 2020 e che tu abbia fatto una presentazione RTI (Real Time Information) PAYE all’HMRC tra il 20 marzo 2020 e il 30 ottobre 2020, notificando un pagamento dei guadagni per quel dipendente.

Se la salute del tuo dipendente è stata colpita dal coronavirus o da qualsiasi altra condizione

Il tuo dipendente ha diritto al sussidio e può essere messo in aspettativa, se non è in grado di lavorare, anche da casa o con orario ridotto perché:

• sono clinicamente estremamente vulnerabili, o al massimo rischio di malattia grave da coronavirus e seguendo le linee guida della sanità pubblica
• hanno responsabilità di cura derivanti dal coronavirus, come la cura dei bambini che sono a casa a causa della chiusura della scuola e delle strutture per l’infanzia, o la cura di un individuo vulnerabile nella loro famiglia

Se il tuo dipendente è in auto-isolamento o in congedo per malattia

Se il tuo dipendente è in congedo per malattia o in auto-isolamento a causa del coronavirus, può essere in grado di ottenere l’indennità di malattia legale (SSP). Il Coronavirus Job Retention Scheme non è inteso per assenze a breve termine dal lavoro a causa di malattia.

La malattia a breve termine o l’autoisolamento non dovrebbero essere una considerazione nel decidere se licenziare un dipendente. Se, tuttavia, i datori di lavoro vogliono mettere in aspettativa i dipendenti per motivi di lavoro e questi sono attualmente in malattia, hanno il diritto di farlo, come gli altri dipendenti. In questi casi, il dipendente non dovrebbe più ricevere l’indennità di malattia e sarebbe classificato come un dipendente in esubero.

I datori di lavoro possono esonerare i dipendenti che sono clinicamente estremamente vulnerabili o al massimo rischio di malattia grave da coronavirus. Spetta ai datori di lavoro decidere se mettere in aspettativa questi dipendenti. Un datore di lavoro non ha bisogno di affrontare una più ampia riduzione della domanda o di essere chiuso per essere idoneo a richiedere il rimborso per questi dipendenti.

Si può richiedere il rimborso sia dal Coronavirus Job Retention Scheme che dal SSP rebate scheme per lo stesso dipendente ma non per lo stesso periodo di tempo. Quando un dipendente è in aspettativa, puoi solo recuperare le spese attraverso il Coronavirus Job Retention Scheme, e non lo schema di rimborso SSP. Se un dipendente non in aspettativa si ammala a causa del coronavirus, ha bisogno di autoisolarsi o schermarsi, allora potreste qualificarvi per lo schema di rimborso SSP, dove potete richiedere fino a 2 settimane di SSP per dipendente.

Se il vostro dipendente si ammala mentre è in aspettativa

I dipendenti in aspettativa mantengono i loro diritti legali, incluso il loro diritto allo SSP. Questo significa che i dipendenti in esubero che si ammalano, a causa del coronavirus o di qualsiasi altra causa, devono essere pagati almeno allo SSP. In base all’ammissibilità, questo include coloro che si auto-isolano o sono clinicamente estremamente vulnerabili a causa del coronavirus. Spetta ai datori di lavoro decidere se spostare questi dipendenti su SSP o tenerli in aspettativa, al loro tasso di aspettativa.

Se un dipendente in aspettativa che si ammala viene spostato su SSP, i datori di lavoro non possono più richiedere il salario in aspettativa. I datori di lavoro sono tenuti a pagare loro stessi lo SSP, anche se possono qualificarsi per uno sconto per un massimo di 2 settimane di SSP se la malattia è legata al coronavirus.

Se i datori di lavoro mantengono il dipendente in esubero malato sul tasso di esubero per il periodo che sono malati, rimangono idonei a richiedere questi costi attraverso il regime di esubero.

Se il dipendente è in congedo o è appena rientrato dal congedo

Se il dipendente è in congedo parentale o è appena rientrato dal congedo parentale

Si applicano le normali regole per il congedo di maternità, parentale condiviso, adozione, paternità o lutto parentale e retribuzione.

Potresti dover calcolare i guadagni settimanali medi del tuo dipendente in modo diverso, se il tuo dipendente è stato licenziato e poi ha iniziato a richiedere l’indennità parentale legale il o dopo il 25 aprile 2020 per:

• indennità di maternità
• indennità di adozione
• indennità di paternità
• indennità parentale condivisa
• indennità per lutto parentale

Puoi richiedere attraverso lo schema una retribuzione contrattuale migliorata (legata ai guadagni) per i dipendenti che hanno i requisiti per:

• indennità di maternità
• indennità di adozione
• indennità di paternità
• indennità parentale condivisa
• indennità per lutto parentale

Sono disponibili anche informazioni su ciò che puoi richiedere se il tuo dipendente è ancora in congedo di maternità, adozione, paternità, congedo parentale condiviso o congedo per lutto parentale.

Fine anticipata del congedo di maternità per essere licenziata

Se la vostra dipendente decide di terminare anticipatamente il suo congedo di maternità per permetterle di essere licenziata (con il vostro accordo), dovrà darvi almeno 8 settimane di preavviso del suo ritorno al lavoro, ma potete concordare un preavviso più breve in certe circostanze. Non potrai licenziarlo fino alla fine delle 8 settimane, o alla data in cui hai concordato che possa tornare al lavoro.

Se il tuo dipendente riceve l’indennità di maternità

Se il tuo dipendente riceve l’indennità di maternità mentre è in congedo di maternità, non dovrebbe ricevere l’indennità di licenziamento allo stesso tempo.

Se la tua dipendente ha accettato di essere messa in aspettativa, dille di contattare Jobcentre Plus per fermare il pagamento dell’indennità di maternità.

Altri tipi di dipendenti che puoi richiedere

Puoi richiedere un sussidio per altri tipi di dipendenti, purché siano pagati tramite PAYE.

Puoi chiedere un sussidio per:

• titolari di uffici (inclusi i direttori di società)
• salariati membri di società a responsabilità limitata (LLPs)
• lavoratori di agenzia (inclusi quelli impiegati da società ombrello)
• lavoratori a contratto
• lavoratori a contratto nel settore pubblico
• appaltatori con incarichi nel settore pubblico nell’ambito dell’IR35 off-regole di lavoro fuori busta paga (IR35)
• individui con un periodo di paga annuale

Dopo aver controllato per quali dipendenti puoi richiedere il rimborso

Una volta che sai se puoi mettere i tuoi dipendenti in aspettativa e richiedere il rimborso attraverso lo schema, dovresti concordarlo con loro prima di iniziare la richiesta.