Datan redundanssista on kyse, kun sama tieto on tallennettu kahteen tai useampaan eri paikkaan, ja se on yleistä monissa yrityksissä. Kun yhä useammat yritykset siirtyvät siiloutuneesta datasta käyttämään keskitettyä tietovarastoa tietojen tallentamiseen, ne huomaavat, että niiden tietokanta on täynnä saman merkinnän epäjohdonmukaisia kaksoiskappaleita. Vaikka päällekkäisten tietomerkintöjen yhteensovittaminen – tai jopa niistä hyötyminen – voi olla haastavaa, ymmärrys siitä, miten tietojen päällekkäisyyttä voidaan vähentää ja seurata tehokkaasti, voi auttaa lieventämään yrityksesi pitkän aikavälin epäjohdonmukaisuusongelmia.
Miten tietojen redundanssia esiintyy?
Joskus tietojen redundanssi tapahtuu vahingossa, kun taas toisinaan se on tahallista. Tahaton datan redundanssi voi olla seurausta monimutkaisesta prosessista tai tehottomasta koodauksesta, kun taas tarkoituksellista datan redundanssia voidaan käyttää datan suojaamiseen ja johdonmukaisuuden varmistamiseen – yksinkertaisesti hyödyntämällä datan useita esiintymiä katastrofipalauttamisessa ja laaduntarkistuksissa.
Jos datan redundanssi on tarkoituksellista, on tärkeää, että datalle on keskitetty kenttä tai tila. Näin voit tarvittaessa helposti päivittää kaikki redundanttien tietojen tietueet. Kun tietojen redundanssi ei ole tarkoituksellista, se voi johtaa erilaisiin ongelmiin, joita käsittelemme jäljempänä.
Lataa The Definitive Guide to Data Quality nyt.
Lue nyt
Tietokanta- vs. tiedostopohjaisen datan redundanssin ymmärtäminen
Datan redundanssia voi esiintyä tietokannassa, joka on järjestetty kokoelma strukturoitua dataa, joka on tallennettu tietokonejärjestelmään tai pilveen. Vähittäiskauppiaalla voi olla tietokanta, jossa se seuraa varastoituja tuotteita. Jos sama tuote syötetään vahingossa kahdesti, tapahtuu datan redundanssia.
Sama vähittäismyyjä voi säilyttää asiakastiedostoja tiedostojen tallennusjärjestelmässä. Jos asiakas ostaa yritykseltä useammin kuin kerran, hänen nimensä saatetaan syöttää useita kertoja. Asiakkaan nimen päällekkäisiä merkintöjä pidetään turhana tietona.
Riippumatta siitä, esiintyykö tietojen redundanssia tietokannassa vai tiedostojen tallennusjärjestelmässä, se voi olla ongelmallista. Onneksi tietojen replikointi voi auttaa estämään tietojen redundanssia tallentamalla samoja tietoja useaan paikkaan. Tietojen replikoinnin avulla yritykset voivat varmistaa yhdenmukaisuuden ja saada tarvitsemansa tiedot milloin tahansa.
Top 4 datan redundanssin etua
Vaikka datan redundanssi kuulostaa negatiiviselta tapahtumalta, monet organisaatiot voivat hyötyä tästä prosessista, kun se on tarkoituksellisesti sisällytetty päivittäisiin toimintoihin.
Vaihtoehtoinen tietojen varmuuskopiointimenetelmä
Tietojen varmuuskopioinnissa luodaan pakattuja ja salattuja versioita tiedoista ja tallennetaan ne tietokonejärjestelmään tai pilveen. Tietojen redundanssi tarjoaa ylimääräisen suojakerroksen ja vahvistaa varmuuskopiointia replikoimalla tietoja toiseen järjestelmään. On usein eduksi, kun yritykset sisällyttävät datan redundanssin katastrofista toipumista koskeviin suunnitelmiinsa.
parempi tietoturva
Tietoturva liittyy tietokannassa tai tiedostojen tallennusjärjestelmässä olevien tietojen suojaamiseen ei-toivotulta toiminnalta, kuten verkkohyökkäyksiltä tai tietomurroilta. Samojen tietojen tallentaminen kahteen tai useampaan eri paikkaan voi suojata organisaatiota verkkohyökkäyksen tai tietomurron sattuessa – tapahtuma, joka voi johtaa menetettyyn aikaan ja rahaan sekä vahingoittuneeseen maineeseen.
Nopeampi tiedonsaanti ja päivitykset
Kun tiedot ovat redundantteja, työntekijät nauttivat nopeasta tiedonsaannista ja nopeista päivityksistä, koska tarvittavat tiedot ovat saatavilla useissa järjestelmissä. Tämä on erityisen tärkeää asiakaspalveluun perustuville organisaatioille, joiden asiakkaat odottavat nopeutta ja tehokkuutta.
Tietojen luotettavuuden parantaminen
Luotettavat tiedot ovat täydellisiä ja tarkkoja. Organisaatiot voivat käyttää tietojen redundanssia tietojen kaksinkertaiseen tarkistamiseen ja niiden oikeellisuuden ja täydellisyyden varmistamiseen – tämä on välttämätöntä, kun ollaan vuorovaikutuksessa asiakkaiden, toimittajien, sisäisen henkilöstön ja muiden kanssa.
Varo datan redundanssin haittoja
Vaikka tarkoituksellisesta datan redundanssista on huomattavia etuja, on myös useita merkittäviä haittoja, kun organisaatiot eivät ole tietoisia sen olemassaolosta.
Mahdollinen tiedon epäjohdonmukaisuus
Tiedon redundanssista on kyse, kun sama tieto esiintyy useissa paikoissa, kun taas tiedon epäjohdonmukaisuudesta on kyse, kun sama tieto esiintyy eri muodoissa useissa taulukoissa. Valitettavasti datan redundanssi voi aiheuttaa datan epäjohdonmukaisuutta, mikä voi antaa yritykselle epäluotettavia ja/tai merkityksettömiä tietoja.
Datan korruptoitumisen lisääntyminen
Datan korruptoitumisesta on kyse silloin, kun tiedot vahingoittuvat kirjoitus-, luku-, tallennus- tai käsittelyvirheiden seurauksena. Kun samat tietokentät toistuvat tietokannassa tai tiedostojen tallennusjärjestelmässä, syntyy datan korruptoitumista. Jos esimerkiksi tiedosto korruptoituu ja työntekijä yrittää avata sitä, hän saattaa saada virheilmoituksen eikä pysty suorittamaan tehtäväänsä loppuun.
Tietokannan koon kasvaminen
Tietojen redundanssi voi kasvattaa tietokannan kokoa ja monimutkaisuutta – jolloin sen ylläpito on haastavampaa. Suurempi tietokanta voi myös johtaa pidempiin latausaikoihin ja aiheuttaa paljon päänvaivaa ja turhautumista työntekijöille, koska heidän on käytettävä enemmän aikaa päivittäisten tehtävien suorittamiseen.
Kustannusten nousu
Kun tietoja syntyy enemmän tietojen redundanssin vuoksi, tallennuskustannukset kasvavat yhtäkkiä. Tämä voi olla vakava ongelma organisaatioille, jotka yrittävät pitää kustannukset alhaisina kasvattaakseen voittojaan ja saavuttaakseen tavoitteensa. Lisäksi tietokantajärjestelmän käyttöönotto voi tulla kalliimmaksi.
Miten vähentää tietojen redundanssia
Onneksi on mahdollista vähentää tahattomia tietojen redundanssitapauksia, jotka usein johtavat toiminnallisiin ja taloudellisiin ongelmiin.
Master data
Master data on yksi yhteinen liiketoimintatietojen lähde, joka on jaettu useiden sovellusten tai järjestelmien kesken. Vaikka master data ei vähennä datan redundanssia, se antaa yrityksille mahdollisuuden kiertää ja hyväksyä tietyn tason datan redundanssia. Tämä johtuu siitä, että masterdatan käyttö varmistaa, että jos jokin tieto muuttuu, organisaation tarvitsee päivittää vain yksi tieto. Tällöin redundantti data päivittyy johdonmukaisesti ja tarjoaa samat tiedot.
Katso nyt How to Organize and Govern Data at Scale.
Katsele nyt
Tietokannan normalisointi
Tietokannan normalisointi on prosessi, jossa tietokannassa olevat tiedot järjestetään tehokkaasti siten, että turhat tiedot poistetaan. Tällä prosessilla voidaan varmistaa, että kaikki yrityksen tiedot näyttävät ja lukevat samalla tavalla kaikissa tietueissa. Tietojen normalisoinnin avulla organisaatio standardoi tietokentät, kuten asiakkaiden nimet, osoitteet ja puhelinnumerot.
Tietojen normalisointi tarkoittaa tietokannan sarakkeiden ja taulujen järjestämistä sen varmistamiseksi, että niiden riippuvuudet toteutuvat oikein. ”Normaalimuoto” viittaa sääntöjoukkoon tai tietojen normalisointiin, ja tietokanta tunnetaan ”normalisoituna”, jos siinä ei ole poisto-, päivitys- ja lisäyspoikkeavuuksia.
Datan normalisoinnissa jokaisella yrityksellä on omat ainutlaatuiset kriteerinsä. Siksi se, mitä yksi organisaatio pitää ”normaalina”, ei välttämättä ole ”normaalia” toiselle organisaatiolle. Yksi yritys saattaa esimerkiksi haluta normalisoida osavaltio- tai maakuntakentän kahdella numerolla, kun taas toinen saattaa pitää koko nimeä parempana. Tietokannan normalisointi voi kuitenkin olla avain tietojen päällekkäisyyden vähentämiseen kaikissa yrityksissä.
Tehokkaan tiedon redundanssin käyttötapaukset
Tehokas tiedon redundanssi on mahdollista. Monilla organisaatioilla, kuten rautakaupoilla, kiinteistönvälitysyrityksillä ja asiakasvuorovaikutukseen keskittyvillä yrityksillä on asiakassuhteiden hallintajärjestelmät (CRM).
Kun CRM-järjestelmä integroidaan toiseen liiketoimintaohjelmistoon, kuten kirjanpito-ohjelmistoon, joka yhdistää asiakas- ja taloustiedot, turhat manuaaliset tiedot poistuvat, mikä johtaa oivaltavampiin raportteihin ja parempaan asiakaspalveluun.
Tietokannan hallintajärjestelmiä käytetään myös erilaisissa organisaatioissa. Ne saavat ohjeita tietokannan ylläpitäjältä (DBA), ja niiden avulla järjestelmä voi ladata, hakea tai muuttaa olemassa olevia tietoja järjestelmistä. Tietokannan hallintajärjestelmät noudattavat normalisointisääntöjä, mikä vähentää tietojen redundanssia.
Sairaalat, hoitokodit ja muut terveydenhuollon yksiköt käyttävät tietokannan hallintajärjestelmiä tuottaakseen raportteja, jotka tarjoavat hyödyllistä tietoa lääkäreille ja muille työntekijöille. Kun tietojen redundanssi on tehokasta eikä johda tietojen epäjohdonmukaisuuteen, nämä järjestelmät voivat varoittaa terveydenhuollon palveluntarjoajia hylkäysvaatimusten määrän noususta, tietyn lääkityksen onnistumisesta ja muista tärkeistä tiedoista.
Lataa How Healthcare Organizations Achieve Success with Data Integration now.
Lue nyt
Datan redundanssin vähentäminen tiedonhallinnalla
Vaikka tiedon redundanssi tietokannassa tai tiedostojen tallennusjärjestelmässä voi hyödyttää organisaatiota, kun se on tarkoituksellista, tämä prosessi voi olla myös haitallinen, kun se tehdään vahingossa. Yritykset voivat Talend Data Fabricin avulla lievittää päänvaivaa, joka usein liittyy datan redundanssiin.
Talend Data Fabricin avulla voit kerätä, hallita, muuntaa ja jakaa dataa sisäisten sidosryhmien kanssa ja samalla mahdollistaa automaattisen datan laadun. Kokeile Talend Data Fabricia jo tänään lievittääksesi datan redundanssiongelmia.