La redondance de données se produit lorsque la même donnée est stockée à deux ou plusieurs endroits distincts et est un phénomène courant dans de nombreuses entreprises. Alors que de plus en plus d’entreprises abandonnent les données en silo pour utiliser un référentiel central pour stocker les informations, elles constatent que leur base de données est remplie de doublons incohérents de la même entrée. Bien qu’il puisse être difficile de concilier – ou même de tirer profit – des entrées de données en double, comprendre comment réduire et suivre efficacement la redondance des données peut aider à atténuer les problèmes d’incohérence à long terme pour votre entreprise.
Comment la redondance des données se produit-elle ?
Parfois, la redondance des données se produit par accident tandis que d’autres fois, elle est intentionnelle. La redondance accidentelle des données peut être le résultat d’un processus complexe ou d’un codage inefficace, tandis que la redondance intentionnelle des données peut être utilisée pour protéger les données et assurer la cohérence – simplement en exploitant les multiples occurrences des données pour la reprise après sinistre et les contrôles de qualité.
Si la redondance des données est intentionnelle, il est important d’avoir un champ ou un espace central pour les données. Cela vous permet de mettre facilement à jour tous les enregistrements de données redondantes lorsque cela est nécessaire. Lorsque la redondance des données n’est pas intentionnelle, elle peut conduire à une variété de problèmes que nous aborderons ci-dessous.
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Comprendre la redondance des données de la base de données par rapport à celle des fichiers
La redondance des données peut être trouvée dans une base de données, qui est une collection organisée de données structurées stockées par un système informatique ou le cloud. Un détaillant peut avoir une base de données pour suivre les produits qu’il stocke. Si le même produit est saisi deux fois par erreur, il y a redondance des données.
Le même détaillant peut conserver les dossiers des clients dans un système de stockage de fichiers. Si un client achète plus d’une fois auprès de l’entreprise, son nom peut être saisi plusieurs fois. La saisie en double du nom du client est considérée comme une donnée redondante.
Quoique la redondance des données se produise dans une base de données ou dans un système de stockage de fichiers, elle peut être problématique. Heureusement, la réplication des données peut aider à prévenir la redondance des données en stockant les mêmes données à plusieurs endroits. Avec la réplication des données, les entreprises peuvent assurer la cohérence et recevoir les informations dont elles ont besoin à tout moment.
Principaux 4 avantages de la redondance des données
Bien que la redondance des données semble être un événement négatif, il existe de nombreuses organisations qui peuvent bénéficier de ce processus lorsqu’il est intentionnellement intégré aux opérations quotidiennes.
Méthode alternative de sauvegarde des données
La sauvegarde des données consiste à créer des versions compressées et cryptées des données et à les stocker dans un système informatique ou dans le cloud. La redondance des données offre une couche supplémentaire de protection et renforce la sauvegarde en répliquant les données sur un système supplémentaire. C’est souvent un avantage lorsque les entreprises intègrent la redondance des données dans leurs plans de reprise après sinistre.
Une meilleure sécurité des données
La sécurité des données concerne la protection des données, dans une base de données ou un système de stockage de fichiers, contre des activités indésirables telles que les cyberattaques ou les violations de données. Le fait d’avoir les mêmes données stockées dans deux ou plusieurs endroits distincts peut protéger une organisation en cas de cyberattaque ou de violation – un événement qui peut entraîner une perte de temps et d’argent, ainsi qu’une réputation endommagée.
Accès rapide aux données et mises à jour
Lorsque les données sont redondantes, les employés bénéficient d’un accès rapide et de mises à jour rapides car les informations nécessaires sont disponibles sur plusieurs systèmes. Ceci est particulièrement important pour les organisations basées sur le service client dont les clients attendent de la rapidité et de l’efficacité.
Amélioration de la fiabilité des données
Les données fiables sont complètes et précises. Les organisations peuvent utiliser la redondance des données pour les vérifier deux fois et confirmer qu’elles sont correctes et complétées dans leur intégralité – une nécessité lors des interactions avec les clients, les fournisseurs, le personnel interne et autres.
Faites attention aux inconvénients de la redondance des données
Bien que la redondance intentionnelle des données présente des avantages notables, il existe également plusieurs inconvénients importants lorsque les organisations ne sont pas conscientes de sa présence.
Possibilité d’incohérence des données
La redondance des données se produit lorsque la même pièce de données existe à plusieurs endroits, alors que l’incohérence des données se produit lorsque la même donnée existe sous différents formats dans plusieurs tables. Malheureusement, la redondance des données peut entraîner une incohérence des données, ce qui peut fournir à une entreprise des informations peu fiables et/ou sans signification.
Augmentation de la corruption des données
On parle de corruption des données lorsque celles-ci sont endommagées à la suite d’erreurs d’écriture, de lecture, de stockage ou de traitement. Lorsque les mêmes champs de données sont répétés dans une base de données ou un système de stockage de fichiers, il y a corruption des données. Si un fichier est corrompu, par exemple, et qu’un employé essaie de l’ouvrir, il peut obtenir un message d’erreur et ne pas être en mesure de terminer sa tâche.
Augmentation de la taille de la base de données
La redondance des données peut augmenter la taille et la complexité d’une base de données – ce qui rend sa maintenance plus difficile. Une base de données plus grande peut également entraîner des temps de chargement plus longs et beaucoup de maux de tête et de frustrations pour les employés, car ils devront passer plus de temps à effectuer des tâches quotidiennes.
Augmentation des coûts
Lorsque davantage de données sont créées en raison de la redondance des données, les coûts de stockage augmentent soudainement. Cela peut être un problème sérieux pour les organisations qui essaient de maintenir des coûts bas afin d’augmenter leurs profits et d’atteindre leurs objectifs. En outre, la mise en œuvre d’un système de base de données peut devenir plus coûteuse.
Comment réduire la redondance des données
Heureusement, il est possible de réduire les cas involontaires de redondance des données qui entraînent souvent des problèmes opérationnels et financiers.
Données de base
Les données de base sont une source unique de données d’entreprise communes qui sont partagées entre plusieurs applications ou systèmes. Bien que les données de base ne réduisent pas les occurrences de redondance des données, elles permettent aux entreprises de contourner et d’accepter un certain niveau de redondance des données. En effet, l’utilisation de données de base garantit qu’en cas de modification d’un élément de données, l’entreprise ne doit mettre à jour qu’un seul élément de données. Dans ce cas, les données redondantes sont mises à jour de manière cohérente et fournissent les mêmes informations.
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Normalisation de base de données
La normalisation de base de données est le processus d’organisation efficace des données dans une base de données afin d’éliminer les données redondantes. Ce processus peut garantir que toutes les données d’une entreprise se présentent et se lisent de manière similaire dans tous les enregistrements. En mettant en œuvre la normalisation des données, une organisation standardise les champs de données tels que les noms, adresses et numéros de téléphone des clients.
La normalisation des données consiste à organiser les colonnes et les tables d’une base de données pour s’assurer que leurs dépendances sont appliquées correctement. La « forme normale » fait référence à l’ensemble des règles ou normalisation des données, et une base de données est dite « normalisée » si elle est exempte d’anomalies de suppression, de mise à jour et d’insertion.
Lorsqu’il s’agit de normaliser des données, chaque entreprise a son propre ensemble de critères. Par conséquent, ce qu’une organisation considère comme « normal », peut ne pas être « normal » pour une autre organisation. Par exemple, une entreprise peut vouloir normaliser le champ État ou province avec deux chiffres, tandis qu’une autre peut préférer le nom complet. Quoi qu’il en soit, la normalisation de la base de données peut être la clé pour réduire la redondance des données dans toute entreprise.
Cas d’utilisation efficace de la redondance des données
Une redondance efficace des données est possible. De nombreuses organisations comme les entreprises de rénovation de maisons, les agences immobilières et les entreprises axées sur les interactions avec les clients disposent de systèmes de gestion de la relation client (CRM).
Lorsqu’un système CRM est intégré à un autre logiciel d’entreprise comme un logiciel de comptabilité qui combine les données clients et financières, les données manuelles redondantes sont éliminées, ce qui conduit à des rapports plus perspicaces et à un meilleur service client.
Les systèmes de gestion de base de données sont également utilisés dans une variété d’organisations. Ils reçoivent des directives d’un administrateur de base de données (DBA) et permettent au système de charger, d’extraire ou de modifier les données existantes des systèmes. Les systèmes de gestion de base de données adhèrent aux règles de normalisation, ce qui réduit la redondance des données.
Les hôpitaux, les maisons de retraite et d’autres entités de soins de santé utilisent des systèmes de gestion de bases de données pour générer des rapports qui fournissent des informations utiles aux médecins et aux autres employés. Lorsque la redondance des données est efficace et n’entraîne pas d’incohérence des données, ces systèmes peuvent alerter les prestataires de soins de santé sur les hausses des taux de réclamations refusées, sur le succès d’un certain médicament et sur d’autres informations importantes.
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Réduire la redondance des données avec la gestion des données
Bien que la redondance des données dans une base de données ou un système de stockage de fichiers puisse être bénéfique pour une organisation lorsqu’elle est intentionnelle, ce processus peut également être préjudiciable lorsqu’il est fait par accident. Les entreprises peuvent atténuer le casse-tête qui accompagne souvent la redondance des données grâce à Talend Data Fabric.
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