Hvor vigtigt er anonymitet i forbindelse med hotlineopkald?

Organisationer skal opfordre medarbejderne til at anmelde anonymt til hotlinen for overholdelse af reglerne. I første omgang kan dette virke som en kontra-intuitiv praksis. Og mange mener faktisk det modsatte og mener, at ingen opkald bør accepteres, uden at en person oplyser sin identitet. Der er imidlertid flere store ulemper ved denne fremgangsmåde. I denne artikel har jeg fokuseret på, hvorfor anonyme opkald bør fremmes, og på at betragte anonymitet som en god ting.

For det første fremmer føderale retningslinjer for overholdelse af lovgivningen fra US Department of Health and Human Services Office of Inspector General (OIG), US Sentencing Commission, US Department of Justice (DOJ) og Sarbanes-Oxley Act alle tanken om at tillade anonyme indberetninger via hotlines. OIG anfører specifikt i sin vejledning om overholdelse af reglerne: “Som et minimum bør omfattende programmer for overholdelse af reglerne omfatte … en hotline til modtagelse af klager og vedtagelse af procedurer til beskyttelse af klagernes anonymitet og til beskyttelse af whistleblowere mod repressalier.” At undlade at sørge for og tilskynde til anonymitet undergraver som sådan den opfattede effektivitet af complianceprogrammet, som bør styrkes med en politik på området.

For det andet kan det at kræve, at opkaldere skal opgive deres identitet, afskrække folk fra at ringe til hotlinen. Det kan unødvendigt få opkaldene til at frygte, at kendskab til deres identitet vil føre til gengældelse eller repressalier. Dette kan igen resultere i, at den, der ringer, afholder sig fra at afsløre oplysninger, der kan medføre et alvorligt ansvar for organisationen, eller omvendt henviser sagen til en anden, ringer til medierne eller anlægger sag ved domstolene. Generelt gælder det, at jo mere alvorlig klagen eller påstanden er, jo mindre sandsynligt er det, at opkaldene vil være villige til at identificere sig selv.

For det tredje, hvis organisationen kræver, at opkaldene oplyser deres identitet, så er det organisationens opgave at beskytte deres identitet. Et hotlineopkald, hvor opkalderen oplyser sin identitet, kan fremkalde en retssag eller i nogle tilfælde en retssag om uberettiget afskedigelse. Hvis en medarbejder, der har oplyst sin identitet i en hotlineopringning, f.eks. senere bliver fyret af uvedkommende årsager, kan medarbejderen fremsætte påstande om uretmæssig afskedigelse som følge af, at medarbejderen har foretaget en indberetning til hotlineopkaldet. Desuden er der blevet rejst sager, hvor medarbejdere har hævdet, at organisationen ikke har gjort et tilstrækkeligt forsøg på at beskytte dem, hvilket har resulteret i repressalier eller gengældelsesforanstaltninger. Dette argument er endda blevet fremført selv i tilfælde, hvor hotlinepersonalet og ikke ledelsen kun kendte til opkalderens identitet. Medarbejderens advokat hævdede, at medarbejderens chef kunne have fundet ud af, hvem der ringede op, og at virksomheden derfor havde en bredere, positiv forpligtelse til at beskytte medarbejderen. Virksomheden kan være i den akavede situation at skulle bevise, at opkaldet ikke bidrog til fyringen.

Sidst skal man huske på, at det normalt er unødvendigt og uønsket at få en opkalder til frivilligt at afsløre sin identitet. Opkaldene kan forsøge at pakke sig ind i kappen af en “whistleblower” for at dække over deres egen forseelse. De kan med vilje afsløre deres identitet som opkaldere til hotlinen eller til medlemmer af deres arbejdsgrupper for at opnå en beskyttende tilstand. De kan gøre dette for at undgå præstations- eller adfærdsbaserede handlinger ved at forsøge at påberåbe sig organisationens politik om ikke-godtgørelse/ikke-represaliering. De ved, at organisationer er forpligtet til at beskytte opkaldene mod repressalier. Ved at ringe til hotlinen håber de at kunne blokere den negative personaleaktion. Dette problem har været et problem for mange organisationer.

Det er en god politik at opfordre hotlineopkaldene til at bevare deres anonymitet, medmindre det er vigtigt at have identiteten for at kunne reagere på en alvorlig påstand. I nogle tilfælde er det ønskeligt, og måske endda nødvendigt, at få kendskab til opkalderens identitet for at kunne handle korrekt på de oplysninger, der tilbydes. Dette betyder også, at der bør være en politik for anonym rapportering, der udvikles sammen med andre relaterede hotlinepolitikker.

Om forfatteren

Richard P. Kusserow etablerede Strategic Management Services, LLC, efter at have trukket sig tilbage fra at være DHHS Inspector General, og har hjulpet over 2.000 sundhedsorganisationer og -enheder med at udvikle, implementere og vurdere complianceprogrammer.