Wie wichtig ist Anonymität bei Hotline-Anrufen?

Unternehmen müssen ihre Mitarbeiter ermutigen, sich anonym an die Compliance-Hotline zu wenden. Auf den ersten Blick mag dies eine kontraintuitive Praxis sein. Und viele glauben das Gegenteil und sind der Meinung, dass keine Anrufe angenommen werden sollten, ohne dass eine Person ihre Identität preisgibt. Dieser Ansatz birgt jedoch mehrere große Nachteile in sich. In diesem Artikel konzentriere ich mich auf die Frage, warum anonyme Anrufe gefördert werden sollten und warum Anonymität eine gute Sache ist.

Erstens unterstützen die Richtlinien des U.S. Department of Health and Human Services Office of Inspector General (OIG), der U.S. Sentencing Commission, des U.S. Department of Justice (DOJ) und des Sarbanes-Oxley Act alle den Gedanken, anonyme Meldungen über Hotlines zuzulassen. Das OIG weist in seinen Compliance-Leitlinien ausdrücklich darauf hin, dass umfassende Compliance-Programme zumindest eine Hotline für die Entgegennahme von Beschwerden und die Einführung von Verfahren zum Schutz der Anonymität von Beschwerdeführern und zum Schutz von Whistleblowern vor Vergeltungsmaßnahmen umfassen sollten. Wenn also die Anonymität nicht gewährleistet und gefördert wird, untergräbt dies die wahrgenommene Wirksamkeit des Compliance-Programms, das durch eine entsprechende Richtlinie gestärkt werden sollte.

Zweitens kann die Forderung, dass Anrufer ihre Identität angeben müssen, Menschen davon abhalten, die Hotline anzurufen. Dies kann dazu führen, dass die Anrufer unnötigerweise befürchten, dass die Bekanntgabe ihrer Identität zu Vergeltungsmaßnahmen führt. Dies wiederum kann dazu führen, dass der Anrufer davon absieht, Informationen preiszugeben, die die Organisation ernsthaft belasten könnten, oder umgekehrt die Angelegenheit an jemand anderen weiterleitet, die Medien einschaltet oder rechtliche Schritte einleitet. Im Allgemeinen gilt: Je schwerwiegender die Beschwerde oder der Vorwurf ist, desto unwahrscheinlicher ist es, dass die Anrufer bereit sind, sich zu identifizieren.

Drittens: Wenn die Organisation von den Anrufern verlangt, dass sie ihre Identität preisgeben, liegt die Verantwortung für den Schutz ihrer Identität bei der Organisation. Ein Anruf bei einer Hotline, bei dem der Anrufer seine Identität preisgibt, kann einen Rechtsstreit oder in einigen Fällen eine Klage wegen unrechtmäßiger Entlassung nach sich ziehen. Wenn beispielsweise ein Mitarbeiter, der seine Identität in einem Hotline-Anruf preisgegeben hat, später aus nicht damit zusammenhängenden Gründen entlassen wird, kann der Mitarbeiter den Vorwurf einer unrechtmäßigen Entlassung aufgrund der Tatsache erheben, dass der Mitarbeiter einen Bericht an die Hotline gerichtet hat. Darüber hinaus sind Fälle bekannt geworden, in denen Mitarbeiter argumentiert haben, dass die Organisation nicht ausreichend versucht hat, sie zu schützen, was zu Vergeltungsmaßnahmen oder Repressalien geführt hat. Dieses Argument wurde sogar in Fällen vorgebracht, in denen die Identität des Anrufers nur den Mitarbeitern der Hotline und nicht der Geschäftsleitung bekannt war. Der Anwalt des Arbeitnehmers argumentierte, dass der Vorgesetzte des Arbeitnehmers hätte herausfinden können, wer den Anruf getätigt hat; daher habe das Unternehmen eine umfassendere, bestätigende Pflicht, den Arbeitnehmer zu schützen. Das Unternehmen könnte sich in der unangenehmen Lage befinden, beweisen zu müssen, dass der Anruf nicht zur Entlassung beigetragen hat.

Schließlich ist zu bedenken, dass es in der Regel unnötig und unerwünscht ist, dass ein Anrufer seine Identität freiwillig preisgibt. Anrufer können versuchen, sich in den Mantel eines „Whistleblowers“ zu hüllen, um ihr eigenes Fehlverhalten zu vertuschen. Sie geben sich möglicherweise absichtlich als Anrufer bei der Hotline oder gegenüber Mitgliedern ihrer Arbeitsgruppe zu erkennen, um einen Schutzzustand zu erreichen. Möglicherweise tun sie dies, um leistungsbezogene oder verhaltensbezogene Maßnahmen zu verhindern, indem sie versuchen, sich auf die Politik der Organisation zu berufen, keine Vergeltungsmaßnahmen zu ergreifen bzw. nicht zu bestrafen. Sie wissen, dass Organisationen verpflichtet sind, Anrufer vor Vergeltungsmaßnahmen zu schützen. Durch den Anruf bei der Hotline hoffen sie, die nachteilige Personalmaßnahme zu verhindern. Dieses Problem hat viele Organisationen beschäftigt.

Es ist eine gute Politik, Anrufer bei der Hotline zu ermutigen, ihre Anonymität zu wahren, es sei denn, die Identität ist für die Verfolgung einer schwerwiegenden Anschuldigung unerlässlich. In einigen Fällen ist es wünschenswert und vielleicht sogar notwendig, die Identität des Anrufers zu erfahren, um auf die angebotenen Informationen angemessen reagieren zu können. Das bedeutet auch, dass es eine Richtlinie für anonyme Meldungen geben sollte, die zusammen mit anderen verwandten Hotline-Richtlinien entwickelt wird.

Über den Autor

Richard P. Kusserow gründete Strategic Management Services, LLC, nachdem er als DHHS Inspector General in den Ruhestand getreten war, und hat über 2.000 Organisationen und Einrichtungen des Gesundheitswesens bei der Entwicklung, Umsetzung und Bewertung von Compliance-Programmen unterstützt.