Organisaatioiden on rohkaistava työntekijöitä tekemään nimettömiä ilmoituksia sääntöjen noudattamista koskevaan vihjelinjaan. Aluksi tämä saattaa vaikuttaa intuition vastaiselta käytännöltä. Monet uskovatkin päinvastaiseen ja ovat sitä mieltä, että puheluita ei pitäisi ottaa vastaan ilman, että henkilö paljastaa henkilöllisyytensä. Tähän lähestymistapaan liittyy kuitenkin useita merkittäviä haittoja. Tässä artikkelissa olen keskittynyt siihen, miksi anonyymejä puheluita olisi kannustettava ja miksi anonymiteetti on hyvä asia.
Ensiksi, liittovaltion sääntelyn noudattamista koskevissa ohjeissa, joita ovat antaneet Yhdysvaltain terveys- ja terveyspalveluiden osaston tarkastusvirasto (Office of Inspector General, OIG), Yhdysvaltain tuomiokomissio (U.S. Sentencing Commission), Yhdysvaltain oikeusministeriö (U.S. Department of Justice, DOJ) ja Sarbanes-Oxley Act, kaikki edistävät ajatusta, jonka mukaan nimettömien ilmoitusten tekeminen vihjepuhelinten kautta olisi sallittava. OIG:n ohjeistuksessa todetaan erityisesti, että ”kattaviin sääntöjen noudattamista koskeviin ohjelmiin olisi vähintään sisällyttävä… vihjelinja valitusten vastaanottamista varten ja menettelyjen käyttöönotto valituksen tekijöiden nimettömyyden suojelemiseksi ja ilmiantajien suojelemiseksi kostotoimilta”. Jos nimettömyydestä ei huolehdita ja sitä ei kannusteta, se heikentää sääntöjen noudattamista koskevan ohjelman tehokkuutta, jota olisi vahvistettava asiaa koskevilla toimintaperiaatteilla.
Toiseksi, jos soittajien on ilmoitettava henkilöllisyytensä, se voi estää ihmisiä soittamasta vihjelinjaan.
Toiseksi, jos soittajien on ilmoitettava henkilöllisyytensä, se voi estää ihmisiä soittamasta vihjelinjaan. Se voi tarpeettomasti saada soittajat pelkäämään, että heidän henkilöllisyytensä paljastuminen johtaa kostoon tai kostotoimiin. Tämä voi puolestaan johtaa siihen, että soittaja pidättäytyy paljastamasta tietoja, jotka voivat aiheuttaa organisaatiolle vakavan vahingonkorvausvelvollisuuden, tai päinvastoin siirtää asian jonkun muun käsiteltäväksi, soittaa tiedotusvälineille tai ryhtyy oikeustoimiin. Yleisesti ottaen mitä vakavammasta valituksesta tai väitteestä on kyse, sitä epätodennäköisemmin soittajat ovat halukkaita kertomaan henkilöllisyytensä.
Tutustu luottamuksellisiin vihjelinjapalveluihimme
Pyydä maksuton tarjous & Demo
Kolmanneksi, jos organisaatio vaatii soittajia kertomaan henkilöllisyytensä, taakka heidän henkilöllisyytensä suojaamisesta on organisaatiolla. Hotline-puhelu, jossa soittaja paljastaa henkilöllisyytensä, voi aiheuttaa oikeudenkäyntejä tai joissakin tapauksissa vääränlaista irtisanomista koskevan kanteen. Jos esimerkiksi työntekijä, joka on paljastanut henkilöllisyytensä vihjelinjan puhelun yhteydessä, erotetaan myöhemmin asiaan liittymättömistä syistä, työntekijä voi esittää väitteitä perusteettomasta irtisanomisesta, joka johtuu siitä, että työntekijä teki ilmoituksen vihjelinjaan. Lisäksi on esitetty tapauksia, joissa työntekijät ovat väittäneet, että organisaatio ei ole pyrkinyt suojelemaan heitä riittävästi, mikä on johtanut kostotoimiin tai kostotoimiin. Tämä väite on esitetty jopa tapauksissa, joissa soittajan henkilöllisyys oli vain vihjelinjan henkilökunnan eikä johdon tiedossa. Työntekijän asianajaja väitti, että työntekijän esimies olisi voinut saada selville, kuka soitti puhelun, joten yrityksellä oli laajempi, positiivinen velvollisuus suojella työntekijää. Yritys saattaa joutua hankalaan tilanteeseen, kun sen on todistettava, että puhelu ei vaikuttanut potkuihin.
Viimeiseksi on muistettava, että on yleensä tarpeetonta ja epätoivottavaa, että soittaja vapaaehtoisesti paljastaa henkilöllisyytensä. Soittajat saattavat yrittää kietoa itsensä ”ilmiantajan” viittaan peittääkseen omat väärinkäytöksensä. He saattavat tahallaan paljastaa henkilöllisyytensä vihjelinjaan soittajana tai työryhmänsä jäsenille saavuttaakseen suojaavan tilan. He saattavat tehdä näin estääkseen suorituskykyyn tai käyttäytymiseen perustuvia toimia yrittäessään vedota organisaation rankaisemattomuus- tai rankaisemattomuuspolitiikkaan. He tietävät, että organisaatioilla on velvollisuus suojella soittajia kostotoimilta. Soittaessaan vihjelinjalle he toivovat voivansa estää kielteisen henkilöstötoimenpiteen. Tämä ongelma on vaivannut monia organisaatioita.
On hyvä toimintatapa rohkaista vihjelinjalle soittajia säilyttämään nimettömyytensä, ellei henkilöllisyys ole välttämätön, jotta vakavaan väitteeseen voidaan puuttua. Joissakin tapauksissa on toivottavaa ja ehkä jopa välttämätöntä saada tietää soittajan henkilöllisyys, jotta tarjottujen tietojen perusteella voidaan toimia asianmukaisesti. Tämä tarkoittaa myös sitä, että anonyymiä raportointia varten olisi laadittava menettelytapa, joka kehitetään yhdessä muiden asiaan liittyvien vihjelinjakäytäntöjen kanssa.
Tietoa kirjoittajasta
Richard P. Kusserow perusti DHHS:n terveystoimen ylitarkastajan tehtävästä eläkkeelle siirryttyään strategisen johtamispalveluyrityksen Strategic Management Services, LLC:n. Richard P. Kusserow on avustanut yli 2 000:aa terveydenhuoltoalan organisaatiota ja tahoa sääntöjen noudattamista koskevien ohjelmien laatimisessa, toteuttamisessa ja arvioinnissa.